Paragraphe 2 : Contrôle interne comme mesure de
régularité
et de sincérité de
l'information.
Ce paragraphe nous permet d'apprécier la manière
dont l'information circule au PAC puis, la régularité et la
sincérité de celle-ci.
A - Circulation des informations
Une entreprise est un système ou un ensemble
d'éléments interdépendants. Pour que le processus
systémique puisse fonctionner dans les meilleures conditions,
l'information, comme du sang, doit circuler dans toute la structure pour
nourrir le contrôle.
La circulation de l'information est considérée
de nos jours comme étant une communication de nouvelles aussi
rapides, complètes, claires et aussi abondantes que possible, qui
renseignent une personne au sujet d'une question donnée.
Le véritable problème qui se pose au niveau du
système d'information du PAC est le retard croissant qu'accusent les
informations pour être transmises aux centres de responsabilité
destinataires. Il faut noter que des insuffisances subsistent dans la mise en
application du manuel de procédures. Le service des statistiques a une
large part de responsabilité car elle ne produit pas les statistiques en
temps opportun. Or, une information qui n'est pas fournie en temps opportun, ne
sert plus à rien car les actions correctives ne peuvent plus être
menées.
Cette situation bloque les autres centres de
responsabilité dans l'orientation qu'ils doivent donner à leurs
décisions.
Au niveau de la Direction Financière, il se pose le
problème de la rétention des informations. En effet, le
système informatique du PAC est en réseau et il suffit pour le
Département Gestion et Organisation (DGO) de disposer du mot de passe
pour avoir accès aux informations comptables et financières de la
Direction Financière (DF). Mais force est de constater que cette
dernière, en dépit de multiple relances faites par le chef du
DGO, ne fournit toujours pas les informations.
En somme, le système d'informations du PAC
comporte des failles qu'il convient de corriger pour un meilleur pilotage de la
performance.
B - Régularité et sincérité
des informations
Le contrôle interne doit permettre de s'assurer que les
enregistrements à l'origine des comptes annuels répondent aux
critères ci-après : existence, exhaustivité,
propriété, évaluation, comptabilisation....
En effet, lors de l'établissement de la facture,
l'agent du service de la facturation s'assure de l'exhaustivité du
dossier et de l'authenticité du cachet du transitaire.
L'agent chargé de la comptabilisation à son
tour, contrôle les brouillards avec les factures reçues pour
s'assurer de son exhaustivité ; puis relève et corrige les
anomalies nées du transfert d'écriture.
Ces différentes dispositions permettent au PAC de
:
- s'assurer que toutes les prestations dont le client a
bénéficié ont été facturées ;
- éviter les doubles emplois, les factures non
enregistrées, les erreurs d'enregistrements....
Aussi, avant le décaissement proprement dit, des
contrôles non moins importants sont effectués :
- contrôle de l'authenticité et de la
conformité des éléments de règlements (factures,
bons de paiement...) et les pièces justificatives (bons de
commande...) : signature autorisée, conformité des prix,
quantités, montants, calculs...
- vérification de la situation des banques de
règlement,
- vérification de l'identité du
bénéficiaire...
Il est à noter que tous les décaissements au PAC
sont autorisés par le Directeur Général après visa
du Directeur Financier.
| 
