Chapitre II.3 : La Behrmann Motors et son
organisation
Section II.3.1 : Organisation du travail
Les travaux d'une entreprise sont
hétérogènes et sont effectués en plusieurs
étapes et par plusieurs personnes dont chacune a une
responsabilité bien défini, cela exige de ce fait, une certaine
coordination des opérations. La Behrmann élabore une structure
organisationnelle de travail prévoyant la place allouée à
chaque opération et par rapport aux relations externes dans lesquelles
elle évolue. C'est ainsi qu'on distingue les fonctions
suivantes :
- Cellule de facturation
- Cellule de la caisse
- Cellule administrative et comptables des ateliers
- Cellule de la comptabilité générale
Ainsi, on assiste à un cheminement des taches reposant
sur un système informatisé conçu spécifiquement
pour les besoins de la compagnie. On distingue :
· Le logiciel PRO-5 comportant une base de
données pour la gestion des clients fournisseurs, factures et
stock ;
· Le logiciel ACCPAC qui s'occupe de la
comptabilité, comportant à son tour une base de données
comptable dans lequel sont enregistrées les lignes d'écritures
comptables. Cette technique lui permet de déterminer plus facilement
son efficacité et son rendement. C'est pourquoi elle met à la
disposition de son personnel des matériels nécessaires à
son travail. La mobilisation, le comportement, la communication et le respect
des principes sont l'essence même de son organisation. Les conditions de
travail s'accommodent de ses objectifs, la cohérence des idées de
son personnel fait preuve de professionnalisme et de confiance. Bref, le
respect des principes et le comportement socialement responsable se fait sentir
au sein de la Behrmann Motors.
Condition d'approvisionnement
On ne peut pas se dire tout carrément qu'on va
monter une entreprise sans déterminer au préalable d'où
proviennent les marchandises qui seront disponibles à la vente et dans
quelles conditions arriveront-elles. La condition d'approvisionnement devient
de plus en plus sensible pour les entreprises commerciales que celles qui les
fabriquent. Elle est donc de première importance pour la Behrmann
Motors. Ce n'est sans raison, d'ailleurs elle est une entreprise commerciale
qui se spécialise dans le secteur des concessionnaires de voitures.
Evidemment cette compagnie ne s'approvisionne que du marché
international car nous n'avons pas d'entreprise de fabrication de voitures en
Haïti. Pour s'approvisionner l'entreprise détient
déjà la crédibilité de (5) fournisseurs
étrangers : Mitsubishi corporation, Ford corporation, Volkswagen,
Kia Motors et Audi. A l'aide de la progression technologique, la commande peut
se placer maintenant et l'approbation se fait dans quelques minutes plus tard.
L'entreprise productrice assure elle-même la transportation des voitures
jusqu'à la douane de Port-au-Prince où la responsabilité
de l'entreprise bénéficiaire (La Behrmann Motors) commence
à courir selon la clause du contrat. Cette condition
d'approvisionnement partage la responsabilité entre les parties et la
protection du bien semble prise en charge soigneusement. Donc, dans cette
condition la Behrmann Motors est réputé avoir trouvé la
crédibilité du plus grand nombre de fabricant de voitures en
Haïti.
Condition de distribution
Le terme «Distribution" désigne l'ensemble des
moyens et des opérations permettant de mettre les produits et les
services de l'entreprise à la disposition des consommateurs. Elle a pour
rôle de transférer les droits de propriétés des
produits du fabricant au consommateur. Comme nous l'avons dit
précédemment, les consommateurs ne sont pas prêts à
franchir de grandes distances pour se procurer d'un produit. Donc, si le
producteur veut augmenter son chiffre d'affaire il faudra trouver un
représentant, un intermédiaire puisqu'il ne peut pas être
présent partout.
Il n'y a pas de discipline qui a de si grande importance
aux yeux des consommateurs que la condition de distribution. Cette discipline
touche pratiquement toutes nos activités, directement ou indirectement.
Vous est-il arrivé d'expédier un colis qui ne soit jamais parvenu
à destination ou encore qui soit arrivé endommagé ? A
quand remonte votre dernière expérience où l'on vous avait
promis de vous livrer "d'ici quelques jours" un bien fortement
désiré et que vous avez dû attendre quelques mois pour
recevoir un qui n'est pas celui que vous aviez commandé ? Donc, la
condition de distribution est de toute première importance pour les
fabricants de voitures et que la Behrmann Motors jouit maintenant le rôle
d'intermédiaire. Puisque la condition économique de notre pays
est précaire, la compagnie n'arrive pas à se décentraliser
pour desservir la population ; elle reste toutefois très sensible
sur la façon et la condition selon laquelle le bien est
distribué.
Condition de Financement
Toute entreprise doit trouver un moyen de
subsister et de rester concurrent sur le marché en vertu soit du
principe d'autofinancement soit au recourt d'un prêt. Il est donc
évident de voir que la compagnie concoure à des prêts
bancaires pour se faire financer. Et puisque l'entrepreneur est sensible en ce
qui a trait à la garantie de son investissement, l'on voit que la
condition primaire de garantie pour l'achat d'un véhicule est le
financement par une institution financière plus particulièrement
le financement par la banque.
Organisation Administrative
Administrer c'est savoir combiner avec professionnalisme les
matériels, équipements et ressources humaines. Il faut qu'il y
ait une action qui englobe ces ressources et qui donne à chacune d'elles
une valeur par rapport à son objectif. Mais en général,
administrer constitue surtout une activité de groupe. A la Behrmann
Motors, tout est bien planifié et géré de façon
à ce que les procédures soient appliquées avec respect.
Nous allons donc voir l'application de ces procédures à travers
les lignes qui suivent :
-Procédures administratives concernant les
achats
Pour s'acquérir d'un bien servant au bon
fonctionnement de l'administration, il faut passer par la secrétaire.
C'est elle qui est responsable de préparer les réquisitions. Une
fois que cette réquisition est préparée il faut
inévitablement l'approbation du directeur pour pouvoir acheter dans les
entreprises où la compagnie est accréditée. Une copie de
la réquisition accompagnée de la facture de charge est
retournée à la comptabilité de la Behrmann pour
l'enregistrement de la provision. Le paiement se fait sous présentation
de bordereau avec l'original de la réquisition et de la facture en
général.
-Procédures administratives concernant la
vente
La vente est le facteur le plus important du chiffre
d'affaire de l'entreprise. Ainsi, elle réalise des ventes à
crédit et des ventes au comptant. Les ventes au comptant peuvent se
faire à n'importe quel moment et avec n'importe quelle personne il
suffit seulement d'avoir de l'argent. Les ventes à crédit sont
régies par une loi interne.
Il faut en effet, que la personne désireuse d'acheter
donne une garantie pour le recouvrement. Il faut que cette garantie provienne
soit d'une banque soit d'une institution financière. Une personne peut
aussi acheter à crédit. Dans ce cas notre avocat étudie
l'affaire.
-Procédures administratives concernant les
encaissements
Les encaissements se font à tous niveaux : par
virement bancaire, par carte de crédit, par chèque et cash.
L'encaissement provenant de la réparation de véhicules se fait
sous la présentation du Repair Order (ordre de réparation)
dûment signé par le client. Et l'encaissement provenant de la
vente de véhicules se fait lui aussi sous la présentation de
bordereau mais accompagné d'un chèque certifiant le montant de la
facture.
-Procédures administratives concernant les
déboursés
A la Behrmann Motors, les déboursés se font
selon un seul principe. A l'exception du payroll qui se fait par virement
bancaire tous les autres déboursés sont réglés par
émission de chèque. La facture du fournisseur, les remboursements
des valeurs versées de trop sur les Repair Order, les dons etc. ils sont
tous réglés par chèque. Seulement la comptabilité
qui émet les chèques. Pour être valide, les chèques
doivent avoir deux signatures différentes apposées dessous. Pour
retirer un chèque, la personne doit présenter une pièce
identité prouvant qu'elle est habilitée à retirer le
chèque au nom de l'institution.
-Procédures administratives concernant la
gestion des stocks
Nos stocks sont gérés par des experts en la
matière. Avant même la rupture, nous plaçons nos commandes
que se soient pour les véhicules ou pour les pièces de rechange.
On détermine pour chaque qualité de produit commercial une
quantité économique à commander (QEC). Cela nous permet de
mieux gérer le stock et d'avoir notre système toujours en marche
pour desservir la population. En effet, les produits en souffrances
c'est-à-dire stockés trop longtemps sont liquidés en
spécial.
-Procédures administratives concernant le
recrutement
Le recrutement est un processus établi par une
entreprise en vue d'embaucher un candidat dans le but de combler un poste. Dans
le cas de notre entreprise, nous avons basés sur plusieurs
critères pour sélectionner un candidat.
1) On analyse le CV et entrer en contact avec les personnes
référentielles du candidat
2) On détermine les compétences, les
expériences et les caractéristiques physiques du candidat
Tout ceci nous permet de minimiser le risque de laisser le
candidat compétent au profit de celui qui n'est pas correspond au poste.
Ce processus se fait en six (6) étapes :
? Réception de Curriculum Vitae
? Évaluation des candidats répondant aux
critères exigés
? Entrevue avec les candidats réussis
? Emission d'une lettre de nomination mentionnant le montant
du salaire
? Présentation du nouveau venu aux autres
employés
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