Section II.4.2 : Le système comptable
en usage
La Behrmann Motors se sert de la comptabilité
d'exercice et du logiciel Comptable Accpac for Windows pour
faire fonctionner son système. A cause de sa taille, la direction assure
le suivi des données de ce système à partir d'un plan. Ce
plan fonctionne de la façon suivante :
. Cellule de facturation
. Cellule de recouvrement des créances
administratives
. Cellule de la caisse
. Cellule administrative et comptable des ateliers
. Cellule de la comptabilité générale.
Ces cellules sont sous la coordination du chef comptable et
informatique qui les contrôle à partir d'un poste d'ordinateur
connecté sur réseau client/serveur (traitement centralisé
à partir d'un poste dédié). Ce système mis sur
place peut être illustré de la manière suivante, par
exemple la réalisation d'un marché public qui est d'ailleurs le
plus gros dossier couramment traité. Une fois le marché conclu,
un procès verbal est ouvert à ce titre par la cellule de
recouvrement des créances qui fournit toutes les informations
nécessaires afférentes à la cellule facturation qui
s'occupe du calcul du prix de ventes net toutes taxes comprises compte tenu des
éléments accessoires, les marges établies par la politique
stratégique de l'entreprise qui l'adresse à la cellule
comptabilité générale pour la saisie comptable dans le
compte client et ensuite le chef comptable contrôle et apure le
compte ; et enfin le dossier retourne à la cellule de recouvrement
des créances administratives qui engage la procédure de
recouvrement auprès de l'administration de l'Etat.
Ainsi, on assiste à un cheminement des taches reposant
sur un système informatisé conçu spécifiquement
pour les besoins de la société connecté en réseau
local et internet permettant un contrôle général. On
distingue de ce fait :
. Le logiciel PRO-5 comportant une base de données pour
la gestion des clients, des fournisseurs, factures et stocks ;
. Le logiciel ACCPAC qui est destiné uniquement
à la comptabilité, est directement lié à une base
de données comptable facilitant l'enregistrement des lignes
d'écritures comptables.
Même si c'est automatisé, on comprend que le
système comptable en usage respecte tous les paramètres qui
contribuent à rendre disponible le produit fini qu'est l'information
financière.
-Plan Comptable de la Behrmann Motors
C'est un document qui récapitule et présente
l'ensemble des comptes dont l'entreprise utilise pour effectuer les
renseignements comptables. Celui utilisé par la Behrmann a
été conçu par le cabinet Mérové Pierre en
respectant les normes et principes comptables généralement
reconnus et acceptés. Ce document permet de ressortir de manière
détaillée, l'ensemble des modifications apportées par le
système en exergue de spécificités propres à
l'activité de la société. Ce document se présente
ainsi :
· Plan de la Behrmann Motors
· Table de correspondance des comptes ayant la place
pour une codification allant de 4 chiffres suivis de 4 lettres et d'autres
chiffres allant de 1 chiffre à 3 chiffres ce, pour une analyse plus
profonde de l'opération. Ce plan permet de :
- Garantir l'uniformité des traitements comptables au
sein de l'entreprise
- Exploiter rationnellement le système analytique du
groupe
- Etoffer le plan modèle
Exemple : 7000-GAR-H-000-1 et 1110-GAR-H-1
Son plan ayant pour
mission : « refléter l'image fidèle de son
résultat »est surtout basé sur les normes comptables
généralement reconnus et acceptées par les professionnels
de la matière. Ce plan permet non seulement d'effectuer une comparaison
tendancielle mais aussi d'apprécier l'évolution de sa situation
financière (Etude spatiale). Il a pour rôle de saisir, de traiter,
d'analyser et de publier les informations financières aux
différents intéressés.
De cette manière, on peut dire que l'entreprise est
dotée d'un plan comptable qui traduit les différentes
transactions effectuées. Ainsi, la liste des comptes est
constituée des :
a) Comptes d'actifs, qui regroupent les disponibilités,
les stocks et les immobilisations ;
b) Comptes de passifs, regroupant les exigibilités, les
dettes à long terme et les fonds propres
c) Comptes de revenus, où sont classés le
chiffre d'affaire et les comptes du cout des ventes
d) Comptes de charges, où sont enregistrés les
dépenses de l'entreprise.
-Les Procédés Comptables
Utilisés
Le système centralisateur qui est indispensable pour la
tenue de la comptabilité sur logiciel, semble être au coeur de
l'organisation comptable au sein de la Behrmann Motors. De ce fait, les
procédés comptables utilisés pour l'enregistrement des
transactions de la compagnie se fassent essentiellement par le découpage
du journal unique (classique) en plusieurs journaux divisionnaires ou
auxiliaires. Ainsi, vu le poids et le degré d'opérations
effectués par la société, on distingue 3 types de journaux
auxiliaires :
- Journal auxiliaire des opérations de
trésorerie qui enregistre toutes les opérations effectuées
par la caisse, il s'agit par exemple du règlement au comptant des
factures, du retrait de fonds pour la banque.
- Journal auxiliaire Achat sur place, enregistre les
opérations relatives à la cession interne de l'entreprise
- Journal des opérations diverses qui enregistre les
autres opérations éventuelles non prévues.
Tous ces journaux ont pour objectifs de réduire les
informations détaillées au Grand livre Général qui
met lui-même, sous forme synthétisée les informations
financières qui vont aboutir aux Etats Financiers en fin de
période tels que : le Bilan et l'Etat des résultats.
-La Saisie de Données Comptables
La saisie de données est assurée par les
utilisateurs du logiciel eux-mêmes contrôlés à une
certaine limite, c'est-à-dire ils n'ont pas accès à tous
les modules du logiciel. Le système d'information additionnel le plus
complexe est celui du programme (PRO-5). Ce programme assure la gestion des
différentes transactions qui n'ont pas de rapports directs avec ACCPAC.
Le paiement d'une facture, les dépôts de fond, les achats, les
comptes clients etc.
Donc, on n'a pas besoin d'aller plus loin pour se faire
remarquer que la saisie de données de la compagnie est
sauvegardée de deux façons :
1) Par un support manuel, c'est-à-dire la saisie
se fait à la main sur une feuille de saisie avec pièce
justificative de toutes les écritures, ensuite signé par la
personne ayant procédé à la passation de
l'écriture
2) Par un support informatisé. Cette partie est
la plus répandue. Une fois la transaction est passée sur le
système PRO-5 tout le monde de la compagnie peut s'en servir mais n'a
pas toutefois accès de créditer aucun compte. C'est un
système qui est très rapide et bien organisé. Ce
système, une fois récupéré les informations, les
classe, et les rend disponibles à tous les utilisateurs
autorisés.
-Le Classement des Données
Les logiciels utilisés comprennent une panoplie de
modules. Ces modules sont assez suffisants pour englober l'ensemble des
activités de l'entreprise. Ces activités se résument le
plus souvent sur une branche d'opération financière qui demande
d'être identifiées, identifiées, mesurées,
enregistrées puis ensuite communiquées. Toutes ces
démarches peuvent se résumer par le module G/L (General Ledger)
car ce module assure la gestion de tous les comptes du grand livre que se
soient des comptes de résultat ou du bilan.
-Le Traitement des données
Le traitement des données se fait automatiquement par
le système au moyen des logiciels utilisés comme ACCPAC, PRO-5
tout en ayant un enchainement à suivre. Par exemple, pour émettre
un chèque on utilise le système PRO-5 et il faut :
1) Avoir une pièce justificative dûment
signée par les personnes autorisées
2) Préparer un pro forma à l'aide de PRO-5
incluant le montant pour lequel le cheque va émettre ;
3) Préparer un Voucher suivant le pro forma
émis ;
4) Faire le traitement des comptes imputés pour le
chèque en question ;
5) Vérifier les écritures, le numéro du
Voucher et le faire signer ;
6) Imprimer le Chèque ;
7) Apposer le sceau dessous ;
8) Trouver deux signatures différentes pour se faire
valider.
Par ces éléments nous voulons dire que le
traitement des données sur ACCPAC se fasse de façon rapide et
facile.
-La Communication de l'information
Certaines entreprises cherchent à augmenter leur part
du marché par la communication de l'information, d'autres au contraire
cherchent à maintenir leur position actuelle, d'autres encore cherchent
à atteindre certains marchés précis. De par son
caractère d'entreprise commerciale et de la nature de l'ensemble de ses
activités, la Behrmann Motors vise un objectif ultime : augmenter
les ventes. Pour se faire connaitre, elle appuie sur plusieurs
médias : les journaux, la radio, les affiches et les panneaux
extérieurs. Cependant, comme l'information comptable est la plus fiable,
la plus pertinente et la plus séduisante à tous égards
importants, la comptabilité se fait le devoir de dresser les Etats
financiers mensuels de la compagnie. Ces Etats financiers ne sont pas
publiés sur les journaux haïtiens puisque l'entreprise est
solidement structurée et n'est pas intéressée à
avouer sa solidité financière.
A travers ces états financiers, l'entreprise veut
mettre à la disposition de tous les utilisateurs, l'information
comptable relative à :
· Ses disponibilités en argent liquide
· Ses placements faits dans d'autres entreprises
· Ses stocks et ses créances sur les tiers
· Ses capitaux investis dans les biens meubles et
immeubles
· Ses dettes à court terme
· Ses fonds propres
· Ses bénéfices réalisés
et ses pertes subies.
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