3. La gestion des anomalies
Les anomalies sont des erreurs commises à
l'entrée des données qui ne correspondent pas aux
paramétrages définis dans M3. Les données n'étant
pas connues par le système, elles sont rejetées : on parle
des anomalies (annexe 4). Ces anomalies sont rebelles et bloquent le
déversement des écritures de la comptabilité industrielle
dans la comptabilité générale. On ne peut donc pas faire
des correspondances tant que ces anomalies ne sont pas apurées ou
corrigées.
Il existe en général quatre types
d'anomalies :
- Les anomalies du segment 1
Elles sont relatives au numéro de compte. Quand le
numéro de compte ne correspond pas à l'événement
comptable, le système refuse de valider l'opération et celle-ci
va en anomalie.
- Les anomalies du segment 2
Elles sont relatives au dépôt, et à
l'établissement. C'est un cas de confusion de segment. L'utilisateur
peut mettre dans le segment 2 un code qui soit différent du
dépôt ou de l'établissement, ce qui génère
des anomalies.
- Les anomalies du segment 3
Elles sont relatives au groupe produit, code article, centre
de coût et type article. Si le code article est saisi à la place
du groupe produit, alors il y a anomalie.
- Les anomalies du segment 6
Elles sont relatives au code produit, code projet. Cette
anomalie est un peu rare mais elle est due à l'omission par
l'utilisateur du code produit ou code projet car toutes les opérations
n'admettent pas de segment 6(sauf celles portant sur les investissements).
Pour la correction des ces erreurs, on rentre dans le
programme CAS300, sélectionner les lignes correspondantes, les modifier
en corrigeant l'anomalie. Quand toutes les anomalies sont en apparence
corrigées (annexe 5), on peut procéder au déversement des
écritures de la comptabilité industrielle dans la
comptabilité générale à partir du programme CAS960.
S'il y a encore des anomalies qui n'étaient pas identifiées,
celles-ci se stockent en anomalie au programme GLS037 en attente de correction.
Après vérification dans le programme GLS047, elles peuvent
être déversées directement en comptabilité
générale si les corrections apportées ne comportent pas
d'autres erreurs. En cas d'erreur, les écritures sont envoyées
en anomalies dans le programme GLS 037 de nouveau en attente de correction
jusqu'à correction complète. Les écritures peuvent par
conséquent être déversées complément en
comptabilité générale (annexe 6). C'est au niveau de la
comptabilité générale que se fait l'analyse sur les
différentes opérations. On calcule le résultat analytique
en fin de période. La concordance se fait en constatant les
différences d'incorporation et de traitement. En comptabilité
industrielle, il s'agit de faire des états de stocks qui correspondent
à la comparaison des matières réellement consommées
et les matières imputées. Après avoir constaté les
écarts, on peut boucler les résultats par concordance avec ceux
de la comptabilité générale de la période.
Le processus de paramétrage et de déversement
peut être schématisé ainsi:
ACHATS
PP 10
Type de commande
Articles Stockés E01 à E99 (sauf E04/E05) et
Z01-Z99
Non stockés (E04/E05) : Articles PSD ou INV
Opérations à effectuer :
Ø Correction des anomalies
(CAS300) ;
Ø Génération des écritures
comptabilité générale (CAS960) ;
Ø Correction s'il y a erreurs en GLS037 ;
générer comptabilité Générale
Réception par la DCGB ou un Magasinier
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Evénement comptable
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Type écriture comptable
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PP10
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903
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PP10
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910
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Figure 3 : Processus de paramétrage
OA
Les achats de matières en PP10 (entrées) selon
un type de commande donné sont des articles stockés ou non
stockés (E04 à E05) dit articles PSD ou INV sont associés
automatiquement, à la réception par la DCGB ou le magasinier,
à des types d'écritures. Si les saisies de codes des centres de
responsabilités ou articles ne correspondent pas, il y a anomalie. Par
exemple, pour un magasinier qui, au lieu de saisir les codes de matières
stockées, en saisit plutôt ceux des matières non
stockées, génère une anomalie qu'il faut corriger en
reprenant l'ordre d'achat avec le type de commande correspondant.
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