A. La GPEC ; une nouvelle dynamique
En 2 003, l'institution regionale sous la conduite de la
DRH lance le projet de la GPEC. Ce projet a pour objectifs :
D'anticiper les evolutions des effectifs, des metiers et
des competences. D'accompagner les reorganisations et les
restructurations
De valoriser et d'optimiser les ressources
internes.
Ce chantier de modernisation comporte plusieurs etapes
: realiser un etat des lieux sur les emplois, identifier les competences
associees aux emplois, mettre en adequation les hommes et les besoins,
identifier les ecarts et mettre en place des plans d'action (formation,
mobilite).
1 : PLIE : Plans Locaux
d'Insertion par l'Economie
Les differentes phases du projet GPEC peuvent se resumer
ainsi : Etape 1 : Recensement des emplois et des metiers.
Etape 2 : Analyses des emplois et elaboration du
referentiel des emplois.
Etape 3 : Analyse des competences pour chaque emploi,
elaboration du referentiel de competences.
Etape 4 : Evaluation des competences, entretien annuel de
progres/ livret individuel de competences.
Etape 5 : Recherche d'adequation entre competences
requises et detenues. Diagnostic des ecarts et plan d'action : evaluation,
mobilite, formation.
Etat d'avancement de la GPEC au Conseil
Regional.
|
Siege
|
EPLE
|
Ports
|
|
Etape 1
|
Valide
|
Valide
|
A lancer a l'automne 2 01 0
|
|
Etape 2
|
Valide
|
Validation prevue janvier
2 01 0
|
|
|
Etape 3
|
Validation prevue en fevrier 2 01 0.
|
Validation prevue en 2 011
|
|
|
Etape 4
|
2 009 : EAP via
Fcederis pour tous
les agents et
evaluation des
competences en
experimentation avec l'emploi de secretaire de
direction.
2 01 0 : poursuite de
l'experimentation elargie.
|
EAP realise, l'utilisation du
logiciel Fcederis sera
generalisee a la rentree
2 01 0. En 2 011 ou 2 012,
l'evaluation des
competences completera
l'entretien annuel.
|
|
|
Etape 5
|
Chantier 2 01 0
|
Chantier 2 012.
|
|
Apres le travail effectue aupres des agents du siege
de region, un referentiel des emplois et metiers a ete valide par les instances
paritaires et l'assemblee regionale debut 2 007. Les referentiels de
competences requises pour ces metiers seront valides debut fevrier 2 01
0.
Concernant le referentiel des emplois des agents des
EPLE, il a ete valide courant du premier trimestre 2 01 0 et permettre
d'enclencher la phase de realisation du referentiel de competences associees.
Des reunions avec les proviseurs, les intendants et les agents des EPLE sont
programmees a l'automne 2 01 0. Elles permettront de presenter la demarche et
de constituer les groupes de travail sur ces referentiels de
competences.
Concernant la demarche GPEC dans les ports, elle
devait initialement demarrer en avril 2 009. Faute de temps, de moyens humains
et de relations tendues avec les syndicats portuaires, le
lancement du projet pour les Ports de Boulogne et Calais
est programme en octobre 2 01 0. Pourtant cette echeance reste
incertaine.
I~ La GPEC et ses outils
La GPEC se veut au centre des dispositifs RH et
eclaire les autres domaines. La GPEC s'appuie sur un referentiel des emplois et
des competences pour mener les entretiens annuels de progres. L'exploitation
des entretiens et des souhaits des agents et des directions permet une gestion
du plan de formation, du recrutement et de la mobilite. L'ensemble de ces
outils est ensuite repris ci-apres dans le detail.
Le referentiel des emplois et competences
En 2 007, un premier referentiel des emplois regionaux
a ete realise. Il est actuellement complete par deux autres volets, celui
relatif aux emplois techniques des lycees et celui des emplois des ports de
Boulogne et Calais.
Il s'est constitue avec une dynamique de
groupe-metiers et de negociation avec les partenaires sociaux. Cette phase de
plus de deux annees a abouti au referentiel des emplois et metiers du siege de
region. Ce referentiel regroupe 14 0 emplois, 64 metiers et 11 familles
professionnelles. Cet inventaire sera reactualise tous les deux ans. Le schema
ci apres reprend la logique developpee dans l'elaboration du referentiel emploi
et metiers avec quelques exemples. Afin de clarifier les notions, il est
necessaire de preciser quelques definitions :
Poste : Il constitue l'unite de travail la plus precise
et correspond a une situation de travail reelle, concrete a un moment donne et
a un endroit donne.
Emploi: Il s'agit d'une situation de travail
regroupant des activites. C'est la dimension individuelle de l'exercice d'un
metier, en fonction de ses conditions de mise en oeuvre. Plusieurs emplois
peuvent correspondre au meme metier.
Métier : Il designe un ensemble d'emplois dont
les activites sont suffisamment proches pour exiger des competences identiques
ou voisines. Il decrit le denominateur commun d'un ensemble de situations de
travail.
Extrait du referentiel des emplois.
Famille professionnellel : correspond au
regroupement des différentes situations de travail d'une structure qui
participent de la meme finalité.
A l'aide d'un cabinet extérieur (Interface) le
« référentiel emplois » a été
décliné en référentiel de compétences. Ce
référentiel, réalisé de maniere participative,
regroupe des fiches emplois recensant les missions et activités
relatives a chaque emploi ainsi que les compétences minimales
requises.
L'entretien annuel de progres (EAP)
La CRC (Chambre Régionale des Comptes) avait en
2 000 stipulé l'absence d'outil de notation au Conseil Régional.
En 2 001 la DRH s'est donc dotée du progiciel Fcederis et a
développé son usage interne. Des 2 005 une négociation
avec les syndicats a permis d'enclencher la dynamique des entretiens de
progres. Cet EAP2 fixe aux agents deux objectifs de progres, fait
l'état des objectifs précédents et identifie les besoins
de formation. De 2 005 a 2 007 ces entretiens étaient établis en
version papier ; le taux de retour a la DRH (évaluation et besoins de
formation) est passé de 6 0% a 91% en quatre ans. Depuis 2 007, les EAP
sont établis via le progiciel Fcederis3. Ce logiciel est le
support informatique pour l'évaluation, la collecte de données de
GPEC(mobilité, actualisation de poste...) et la collecte des besoins de
formation. A partir des données saisies, il devient un outil
de
1
Source : -- La gestion des ressources humaines dans le
secteur public ; l'analyse des métiers, des emplois et des
compétences-- BATAL C. Les éditions d'organisation -- Collection
service public -- 2 002
2 EAP Entretien Annuel de
Progr$s
3 Fcederis : logiciel de
traitement RH.
gestion prévisionnelle, il permet d'établir
des diagnostics d'effectifs, du suivi des formations ou simuler des
mobilités.
L'entretien doit permettre d'assurer les obligations
légales et réglementaires liées a la Loi (Loi du 13
juillet 1983, article 7, loi du 26 janvier 1984 et décret du 14 mars
1986, articles 2 et 3)
Il incombe donc au directeur de mener ou de faire
mener par le hiérarchique direct (les chefs de services ou les
responsables de secteurs le cas échéant) des entretiens
individuels annuels organisés autour des themes suivants :
Bilan des activités de l'année
Détermination des objectifs pour l'année à
venir
Appréciation de la réalisation des objectifs
Évolution de la fonction et des activités
Organisation de l'environnement de travail.
Souhaits de mobilité
Besoins de formation
Véritable acte de management, l'entretien
permet d'expliquer la cohérence des décisions, d'envisager des
plans d'évolution et d'aménager un espace de dialogue
régulier et formalisé entre l'agent et sa hiérarchie
directe. Aussi depuis 2 007, le Conseil Régional s'est doté d'un
progiciel de RH : Fcederis. Il permet de formaliser l'entretien annuel de
progres : noter les objectifs annuels, le bilan de l'année
précédente, d'identifier les besoins de formation et les souhaits
de mobilité ou d'évolution professionnelle. Le pole
SIRH1 a en charge l'actualisation de cet outil informatique et
l'évolution technique du logiciel Fcederis. Il paramètre les
données pour l'entretien annuel de progres (EAP), la GPEC et la
formation. Pour l'appréhension de cet outil et l'aide aux
évaluateurs, des formations ont été programmées au
cours de l'année 2 008. A ce jour l'ensemble des personnels du siege de
région est suivi a l'aide de ce logiciel. En 2 01 0 l'ensemble du
personnel (siege, EPLE, Ports) aura acces au logiciel et tous les entretiens
annuels de progres seront ainsi gérés.
La pratique de ces entretiens au sein de l'administration
s'inscrit dans une logique de progres dont les enjeux se situent dans
:
La définition commune d'objectifs clairs et des moyens
appropriés pour y parvenir L'évolution professionnelle de
l'agent.
Dans cette optique, la formation est un moyen
d'acquisition et de développement des compétences
professionnelles. Elle peut donc etre mobilisée comme outil de
management. C'est pourquoi, la collectivité entend associer
étroitement le recensement des besoins en formation des agents a
l'Entretien Annuel de Progres et a la Gestion Prévisionnelle des Emplois
et des Compétences. Des la cloture de la campagne d'évaluation,
l'équipe projet Evaluation exploite les données dans
Fcederis.
1 SIRH : Systeme Informatique
des Ressources Humaines
Les demandes et besoins de formation sont consolides
pour elaborer le plan de formation. Les fiches de poste sont actualisees. Les
informations relatives a l'identification, la mobilite, la retraite, les
souhaits d'evolution sont transmis aux experts concernes en DRH (charges de
mission mobilite, pole retraite, service paie/carriere, ...).
La saisie des elements de l'entretien dans Fcederis
permet egalement a l'evaluateur, a sa ligne hierarchique et a l'agent, la
consultation a tout moment des donnees historiees.
Dans un souci de rationalisation, le Directeur des RH
souhaite fusionner les entretiens annuels de progres avec les entretiens
annuels d'appreciation. Ces entretiens d'appreciation ont une vocation purement
statutaire car ils ne concernent que les agents eligibles a une promotion. Avec
la même volonte, la direction souhaite rythmer le calendrier des CAP
(Commission d'Attribution Paritaire) avec les EAP.
Actuellement les EAP n'evaluent pas les competences
identifiees pour le metier via le logiciel Fcederis. Une experimentation s'est
deroulee lors de la phase d'evaluation 2 009 aupres de differentes directions
volontaires afin d'evaluer le niveau de maltrise des competences requises pour
le poste d'assistante de direction. Une rencontre avec les evaluateurs
volontaires a ete programmee courant decembre 2 009. Elle a permis un retour
sur experience. Globalement cette experimentation a ete bien ressentie. Pour
les personnels du siege cette evaluation des competences requises sera
generalisee pour les EAP apres la poursuite de l'experimentation en 2 01 0 avec
d'autres directions.
Il existe differents profils existants pour se
connecter au logiciel. Le profil « administrateur general » est
reserve au Pole SIRH qui g$re l'ensemble du progiciel. Le profil «
administrateur » est requis pour le traitement des donnees collectives et
seules les personnes de la direction du developpement des ressources humaines
ont un acces. L'acc$s au logiciel est ensuite propose aux evaluateurs et aux
agents. Il revient aux evaluateurs, suite a l'entretien annuel de progres de
renseigner l'ensemble des pages concernant l'evaluation d'un agent : objectifs
annuels, evaluation des objectifs de l'annee precedente, besoins de formations,
mobilite. Il revient ensuite a l'agent de valider cet entretien apres avoir
inscrit eventuellement des remarques. Dans la derniere phase l'evaluateur clot
l'entretien qui peut alors être traite par les services de la
DRH.
Pour chaque agent l'emploi, le metier et la famille
professionnelle sont mentionnes. Les utilisateurs peuvent ainsi se referer au
descriptif des activites de l'emploi et les competences requises a son
exercice. Via les pages proposees par le logiciel, l'evaluateur et l'agent
peuvent avoir acces a l'historique de carriere, l'historique des entretiens et
des differentes demandes exprimees. Le logiciel permet aussi de visualiser le
guide formation propose pour l'annee en cours. En cas de demande de mobilite,
un acces aux descriptifs d'autres emplois est propose et la demande
enregistree. Enfin un lien informatique est possible afin d'acceder aux
vacances de postes.
A l'avenir le logiciel recensera aussi l'evaluation
des competences minimales requises pour l'exercice de la fonction. Le logiciel
donnera, a terme, des propositions sur les aires de mobilite entre emplois, les
competences associees et la carrière de l'agent sera reprise dans
l'historique. Des requêtes permettent de cibler des populations
d'emplois, des besoins de formation, des mobilites...
Concernant les EPLE et les ports, la dynamique des
entretiens s'est concretisee en 2 008 pour les agents des lycees et en 2 009
pour les agents des ports. En 2 01 0 l'utilisation du support Fcederis sera une
realite pour l'ensemble des evaluateurs et des agents employes par le Conseil
Regional.
| 
