II. LES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME ACHAT
Les systemes peuvent etre classes selon plusieurs criteres. M.
CAPET (1984) retient trois criteres : la complexite, l'ouverture et la
determination.
a ux
Le systeme achat re-pond -/ criteres suivants :
1. Le systeme achat est un systeme complexe
Il se composedeplusieurs sous-systemes. Nous distinguerons en
particulier les sous-systemes0/0 suivants : s/s de pilotage, s/s de
transformation, s/s
d'information et s/s de relations.
1.1. Le sous-systeme de pilotage : comme it a ete
déjà indique, it guide et regule les
transformations effectuees par le sous-systeme inferieur, le sous-systeme de
transformation. La regulation se fait sur la base des decisions, programmees ou
non, et de l'autorite.
1.2.Le sous-systeme de transformation : it effectue les
operations permettant d'agir sur les entrées pour obtenir les sorties
desirees. C'est lui qui effectue toutes les taches administratives et
execute les decisions prises par les pilotes.
1.3.Le sous systeme d'information et de mesure : Il Ore
l'ensemble des informations captees ou
emises. Ces informations permettent le fonctionnement du
systeme achat, pilotage et transformation et la gestion des relations avec les
autres systemes.
1,4. Le sous-systeme de relations ou de liaisons :
Il determine les relations du systeme achat avec son
environnement, ,
Il est aussi un systeme hierarchise qui obeit a la hierarchie
traditionnelle dans l'entreprise (direction generale, direction industrielle,
etc) et qui comporte lui-meme plusieurs niveaux hierarchiques (directeur, chef
de division, chef de service, sous-chef de serviceochef de groupeAe
section, agent).
Le systeme achat est donc un systeme complexe et hierarchise.
2. Le systeme achat est un systeme ouvert
Comme it a ete deja presente, le systeme achat est un systeme
ouvert a son environnement, it y puise ses entrées et y destine ses
sorties. Il evolue avec son environnement et it est appele de s'y
adapterconstamment pour reduire les risques qui y proviennent et exploiter
efficacement les opportunites qui y sont detectees. L'adaptation du systeme
achat concerne tous ses composants qui sont appeles a evoluer ensemble. Mais
tout depend de l'entreprise et des caracteristiques de l'environnement oil elle
agit.
3. Le systeme achat est un systeme indetermine
Bien que les operations d'achat sont en grander. parties
routinieres, on n'a pas pa encore determiner totalement le systeme achat par
des programmes preetablis. La tendance est a automatiser toutes les taches
administratives mais les taches commerciales et strategigues necessitent une
regulation permanente selon une
procedure de feed-back. La complexite et l'instabilite de
l'environnement necessitent des arbitrages permanentset une evaluation
constante des risque et des opportunites a l'achat. Plusieurs variables sont en
effet imprevisibles et impliquent l'intervention systematique des pilotes.
4. Le systeme achat est un systeme dynamique :
Le systeme achat etant un systeme ouvert et adaptatif, it tend
a evoluter : ses elements tendent a se modifier le temps.
Li-evolution du systeme achat peut etre etudiee a deux niveaux :
- au niveau de sa structure interne,
- au niveau de ses relations (34 )
Cette evolution peut s'expliquer par differentes causes;
di-evolution de son environnement, son passe, sa capacite
d'adaptation et les moyens de le faire.
4.1. Les niveaux de 1 'evolution du systeme achat
(S.A.)
4.1.1. 'evolution de la structure du S.A.
La structure d'un systeme concerne sa repartition (division) en
une serie di-elements ou sous-systemes qui auront chacun un role a
jouer. Chaque element du systeme a, dans la structure du systeme, un role
differencie de celui
des autres; Ce role depend des problemes immediats et de la
pression des autres roles.
(34) - B. SLACKBURKE, "L'appkovaionnernent un
nouveau champ d' appt,i_catt on pow'. Le mcvdze,ting", Thlze
n°288, FacuLt6. de. 4eAlence4 6.conomiqueis a ocialeA de.
t'univeuLU de Gen-eve, Edtiti.onz ASAA, 1982,
pp.22-42.
Cette structure evolue pour ameliorer l'efficacite du systeme.
Comme it a ete déjà vu, le role des acheteurs
a evolue d'un role purement administratif, pour devenir un role
commerciale (negociation) et enfin pour devenir un role strategique
(participation a l'elaboration des decisions
stra-Le-gigues). D'autre part, la division du travail au
sein du service a evolue vers la distinction entre operationnels et
fonctionnels. Le role des operationnels a lui meme evolue vers une plus grande
specialisation et la recherche de l'expertise commerciale et technique
(l'acheteur est aujourd'hui consider-6 comme un
technico-commercial). D'un autre ate, la pression exercee par l'environnement,
pousse le systeme achat a avoir une attitude prospective tournee vers le moyen
et le long
terme-135)
Les nouveaux mecanismes de division du travail, specialisation
plus poussee, ont cree un besoin croissant de coordination et la necessite de
recourir a de nouveaux mecanismes. Ainsi sont nes les groupes de travail,
comites et commissions, pour se substituer a l'autorite hierarchique conferee a
un
seul pilote. Les resultats du systeme total dependent dans une
doni
large mesure de la maniere/est exerce chacun des roles des
differentes parties du systeme.
4.1.2. 'evolution des relations du systeme achat(S,A)
Le S.A. entretient des relations avec les autres soussystemes de
l'entreprise et avec l'environnement dont it est charge. Nous etudierons
successivement l'evolution des relations dans l'entreprise, puis l'evolution
des relations avec l'environnement de l'entreprise dont est chargé le
systeme achat.
(35) TCHAO PHILIPPE et WAWRA MATTHEN mbnoi/Le sun
.Ca 6onction achat apwwvisionnement, univeioitJ de Paia.s IX,
Dauphine, 1980,
a - Evolution des relations intra-entreprise :
La reconnaissance du systeme achat en tant que centre de profit
pouvant contribuer a l'amelioration de la competitivite de l'entreprise a moyen
et long terme s'est accompagnee d'un changement dans la nature de ses relations
avec les autres systemes.
est reconnu comme etant un systeme autonome et d'egale
importance que les autres systemes avec qui it convient de collaborer pour le
bien de l'entreprise. L'intensite des concertations et des reunions communes a
plusieurs fonctions ou siegent les acheteurs n'a cesse de s'accroitre. Le
systeme achataplusieurs Hiles : animateur, informateur,
participant
a la prise des decisions, conseiller etc. Des liens de
coordination et de cooperation avec les principaux autres systemes ont ete
instaures pour reduire a neant les risques de fonctionnement et les conflits
interfonctionnels et assurer l'efficacite optimale des differentes activites de
l'entreprise. La nature et l'intensite de ces relations ont evolue avec
l'evolution des preoccupations de l'entreprise et des exigences imposees par
ses buts et ses moyens.
C'est ainsi que les responsables du systeme achat sont associes
a toutes les equipes interdisciplinaires, participent A la definition de la
strategie de l'entreprise et a sa mise en oeuvre pour mieux exploiter les
possibilites du marche et
y faire face aux risques.
b- Evolution des relations avec les fournisseurs
Les pilotes du systeme ne peuvent jouer pleinement leurs
nouveaux roles sans nouer de nouvelles relations avec les fournisseurs. C'est
pour celA qu'on a assite aux faits suivants:
- L'acheteur a une attitude pro-active, qui va de l'avant; it
tente de s'adapter au marche ou it °Ore au lieu de le subir,
- La prospection du march-6 va au dela des zones
habituelles; l'acheteur n'hesite plus a importer; le march-6 a
l'achat devient un marche mondial,
- Le prix n'est plus le seul critere de choix du fournisseur;
l'acheteur peut dans certains cas acheter plus cher pour developper le marche
des fournisseur et briser les situations monopolistiques,
- Le fournisseur n'est plus considers comme un vendeur avec
qui it suffit de marchander pour obtenir de lui les meilleures conditions
d'achat a court terme.
Les relations avec les fournisseurs s'inscrivent la
desormais dans/perspective a long terme; elles sont
impregnees par un souci de cooperation et de collaboration
reciproques. Les fournisseurs et leurs clients mettent en commun leurs
competences pour ameliorer les techniques de production, la qualite et reduire
les couts a long terme. Ils se concertent plus frequemment. Ils se fournissent
mutuellement conseils et assistance (technique, financiere, de formation, de
gestion,....). Les relations conflictuelles basses sur une courte vue
d'interets antagonistes ont ainsi laisse la place aux relations de cooperation
reciproque et de travail en commun pour le bien de tous.
4.2. Les facteurs du changement
L'achat etant un sous-systeme d'un systeme plus large
qui est 1'entreprise il subit son influence et les effets des
modifications qui s'y produisent : ce sont les facteurs
inherents a l'entreprise. D'un autre cote, le systeme achat subit
l'influence de la partie de l'environnement dont it a
la charge de contreller sous l'effet des facteurs externes. Ce
sont ces deux categories de facteurs qui seront etudiees dans ce qui suit.
4.2.1. Les facteurs inherents a l'entreprise
Les modifications du contexte de l'exercice de la fonction achat
au sein de l'entreprise finissent souvent par se repercuter sur la fonction
elle meme. Nous nous contenterons de citer les caracteristiques les plus
importantes de l'entreprise qui exercent un impact non negligeable sur la
fonction achat. L'entreprise contemporaine est une organisation qui se
caracterise par :
a) une taille croissante : l'accroissement de la
taille
d'une entreprise pose le probleme de l'integration des differents
elements de l'organisation,
b) une complexite croissante : les entreprises sont des
entites de plus en plus complexes exercant plusieurs activites, du fait de la
diversification, et ayant une structure compliquee,
c) une diversite des objectifs : L'entreprise et
ses
membres (personnel) poursuivent des objectifs divers, ce qui pose le
probleme de l'integration de ces differents buts pour s'assurer de leur
compatibilite et de leur harmonie,
d) une specialisation technique : elle pose
plusieurs
problemes et notamment le probleme de la participation, dans les
grandes entreprises, des employes a une activite d'ensemble efficace,
e) une adaptation au changement : l'entreprise est um
systeme dynamique et adaptatif qui s'adapte en permanence aux nouvelles donnees
de son environnement : concurrence, revendications des employes, associations
des consommateurs, reglementation,...
f) la pression de nombreuses contraintes externes :
structure des marches, conjoncture economique, climat politique, conditions
techniques, structure financiere,...
Ces caracteristiques n'ont pas manqué de se repercuter sur
la fonction achat qui est appelee a s'y adapter et a s'adapter aux facteurs
inherents a l'environnement.
4.2.2. Les facteurs dOs a l'environnement
Les facteurs d'environnement qui poussent a
1i-evolution du systeme achat sont nombreux et divers. Nous en
citerons les plus importants, sans pretendre dresser une liste exhaustive.
a) L'inflation : elle constitue l'un des facteurs les
plus importants qui poussent a l'evolution du systeme achat. Elle se repercute
dans le niveau des costs des matieres et dans leurcroissance. Ces costs d'achat
atteiSnent parfois des niveaux qui ne peuvent etre repercutes entierement dans
les prix de vente des produits finis. Le systeme achat est appele a faire face
a la derive des prix et a se premunir contre les hausses successives des
prix.
b) La penurie : Depuis quelques annees, le monde a pris
conscience que les ressources naturelles ne sont pas infinies. De plus, la
penurie artificielle, speculation par la reduction de l'offre, est devenue
monnaie courante. Ainsi, la menace de penurie constitue une nouvelle
dorm-de que les acheteurs doivent affronter. Its doivent rechercher
de nouvelles sources, briser
les ententes et les cartels, rechercher des sources de
remplacement, des matieres de substitution, conclure des contrats a long terme,
etc.
c) l'acceleration de l'innvoation technologique
L'evolution technique se fait de plus en plus rapide.
Les mouvements de restructuration et les adoptions des nouvelles
techniques (robotisation, ateliers flexibles,...) sont plus
frequentes et
nombreuses. Les produits sont de plus en plus sophistiques. Ces facteurs
impliquent une plus grande rigueur dans les choix des materiels et dans le
respect des dela-is. Les
acheteurs doivent sans cesse s'adapter aux nouvelles
technologies. Its doivent aussi rester constamment informes des nouveautes et
des changements technologiques et jouer ainsi un role d'initiateur des
nouvelles technologies et des nouveaux produits.
d) Le redeploiement industriel : Les mouvements
de
redeploiement industriel et de restructuratfon des secteurs industriels
exercent un double effet sur la fonction achat. En effet les acheteurs doivent
faire face a deux tendances :
- d'une part, la reduction du nombre de fournisseurs dans les
secteurs affectes par les concentrations,
- d'autre part, l'elargissement des marches avec
developpement de la gamme des produits proposes par de nouvelles entreprises
(des pays du tiers monde entre autres)
e) l'horizon geographique : L'elargissement du champ
d'investigation et de prospection des fournisseurs a pose de
nouveaux problemes : la prise en compte de la distance et de l'eloignement
culturel, les fluctuations des changes, le risque
politique, etc. Les acheteurs sont appeles a maitriser de
nouvelles methodes de travail, a apprendre plusieurs langues, a connaitre
diverses legislations,-- et a resoudre des problemes nouveaux.
f) une concurrence accrue
Les conditions du march-6 aval sont de plus en plus
difficiles a maitriser du fait de la concurrence qui est de plus en plus vive.
Pour etre, competitives, les entreprises ont tendance a etre plus exigentes
avec leurs fournisseurs en
matiere de prix, de qualite, de alai et de services. La
concurrence en aval, se retrouve souvent en amont et les entreprises
en presence cherchent a obtenir chacune les conditions d'achat les meilleures.
Celle qui s'assure les meilleures conditions a l'achat a de fortes chances
d'être plus competitive.
Cette liste des facteurs exergant une pression sur la fonction
achat peut etre complete par d'autres elements, tels
que le role de l'Etat, le role des associations de
consommateurs, des ecologistes, le role des ecoles de formation et des centres
de recherches, etc. L'essentiel c'est de retenir l'importance
de l'impact des facteurs externes, c'est a dire de
l'environnement, sur l'evolution de la fonction achat. En effet, it semble que
l'evolution de la fonction est une evolution subie et non voulue. L'acheteur,
est en general forme sur le tas et non dans les institutions de formation 00 on
consta to l'absence de programmes de formation des acheteurs. La pression
exercee par l'environnement n'est pas sans danger pour l'entreprise qui
n'apporte pas des reponses adequates. Une augmentation des prix a l'achat
implique une augmentation des coats directs de production et des coats
indirects (coats de stockage, investissement en stocks, decouverts
bancaires,...) et se repercutera sur les prix de vente et peut engendre une
baisse des ventes et donc
une reduction des volumes de production et une sous-utilisation
des moyens de production (hommes, machines)....
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