CONCLUSION GENERALE
Au sortir de cette étude, il convient de souligner
que notre travail, portant sur l'élaboration d'un manuel de
procédures administratives et comptables, nous a permis d'axer notre
étude à deux niveaux :
D'abord, le diagnostic du contrôle interne du
BEP qui regroupe la présentation du BEP et l'évaluation de
son contrôle interne. Il est à retenir que le BEP est une
structure née de la volonté de l'État ivoirien en vue
d'une gestion efficiente des projets d'éducation/formation, secteur
clé pour l'avenir d'un pays. Il a acquis la confiance des bailleurs
étrangers au vu du nombre de projets qui sont à son actif :
le PASEF, le projet OPEP 1&2, le PVRH, le projet BAD éducation IV
& V, le PAEB.
Il faut savoir que le contrôle interne
englobe un ensemble de mesures et normes mises en oeuvre par une
entreprise en vue d'atteindre les objectifs qui sont :
-prévention des erreurs et fraudes ;
- protection de l'intégrité des biens et
ressources de l'entreprise ;
-gestion rationnelle des biens de l'entreprise ;
-assurance d'un enregistrement correct en comptabilité
de toutes les opérations.
Par ailleurs, la réalisation de ces objectifs
nécessite la séparation des quatre fonctions essentielles au sein
de l'entreprise :
-la fonction de décision ;
-la fonction de conservation du patrimoine ;
-la fonction d'enregistrement ;
-la fonction de contrôle.
La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le
plan du contrôle interne parce qu'une séparation des tâches
permet de réaliser un autocontrôle efficace ; il importe donc
de concevoir un document contenant, en des termes clairs et précis, le
rôle des uns et des autres d'où un manuel de procédures qui
comprendra :
- la description de la place qu'occupe
l'intéressé dans l'entreprise ;
-ses attributions et responsabilités ;
-l'origine des documents qu'on lui transmet ;
-les documents à créer et leur destination.
Certaines imperfections ont été
observées au vu du diagnostic qui a suivi la revue du contrôle
interne. Compte tenu de la particularité de son activité (la
gestion publique des projets d'éducation), le BEP adopte un
fonctionnement qui déroge en des points à l'organisation
générale d'une entreprise : absence d'une unité de
vente de services ou biens produits ; absence du but principal de
réalisation de profit.
Certaines faiblesses transparaissent dans son
fonctionnement cela à deux niveaux :
-au niveau général : absence de
maintenancier en informatique ; retard répété des
salaires du personnel ; personnel insuffisant dans le service
comptabilité ;
- au niveau spécifique : lourdeur administrative
due au SIGFIP ; faiblesse du taux d'exécution des projets ;
longueur du temps mis pour l'obtention de l'avis de non objection du
bailleur ; absence de procédures écrites pour la gestion de
la majorité des projets.
Enfin, les recommandations pour une
optimisation des procédures administratives et comptables du PAEB
qui comportent les tâches et responsabilités de chaque acteur pour
un bon déroulement du projet. Par ailleurs, quelques suggestions ont
été apportées en vue d'améliorer le fonctionnement
général du BEP.
Il faut dire que nos travaux sur ce thème ont
été très enrichissants pour nous à travers nos
recherches et surtout avec l'aide, le soutien très
apprécié du personnel du BEP et de nos maîtres. Nous avons
cerné l'univers des projets singulièrement ceux de
l'éducation/formation depuis leurs naissances à travers les
accords de crédit, leurs suivi évaluation jusqu'à la fin
du projet. Toute chose qui demande un traitement comptable et financier de
toutes les opérations nées de ces projets. Dans ce domaine nous
avons pu nous familiariser avec le logiciel de gestion des projets (SUCCESS 99)
qui permet un traitement efficace de ces opérations conduisant à
l'élaboration des états financiers qui sont soumis à
l'approbation des parties cofinanciers.
Dès lors, le BEP doit se doter des règles de
conduites et des principes relatifs à la circulation d'information et en
général des procédures qui régissent toutes les
actions entreprises. L'existence d'un manuel qui retrace toutes les
tâches administratives, comptables et financières est plus que
jamais nécessaire en ce sens qu'il facilite l'action de toute personne
désireuse d'avoir des informations sur une fonction précise. Il
permet de gagner en efficacité et en rapidité dans
l'exécution des tâches. Il importe que le manuel de
procédures découlant du contrôle interne de l'entreprise
soit adapté à l'évolution de l'institution et aussi en
fonction de l'aménagement apporté dans la mise en oeuvre du
projet en particulier le PAEB qui pour rappel est né de la
coopération financière Ivoiro-allemande à travers une
convention en date du 21 octobre 1999 avec une durée de 4 ans qui n'a
pas pu être respectée compte tenu d'une part des
événements d'octobre 2000 et d'autre part de la crise qui
prévaut depuis le 19 septembre 2002.
Cet état de fait n'a pas empêché la
KFW, dans l'optique d'aider les pays en développement, de renouveler sa
confiance à l'ÉTAT ivoirien ; cela grâce à
l'avancée positive du projet. Ce qui n'est pas le cas pour bien d'autres
projets en particulier le PASEF, cofinancer par la banque mondiale, qui est
actuellement sous suspension.
L'importance de ces projets exige qu'un effort financier
soit fait de la part de l'ÉTAT pour maintenir ceux-ci jusqu'à la
réalisation effective. Sachant les difficultés du gouvernement
ivoirien et vu la nouvelle gestion rigoureuse de son budget, une question se
soulève : comment concilier les contraintes budgétaires et
les impératives des projets ?
LISTE DES ANNEXES
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ANNEXES
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DESIGNATION
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PAGES
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ANNEXE 1
|
L'organigramme du BEP
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12
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ANNEXE 2
|
L'organigramme fonctionnel
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31
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ANNEXE 3
|
La fiche de demande d'approvisionnement de caisse
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56
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ANNEXE 4
|
La fiche d'engagement budgétaire
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64
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ANNEXE 5
|
Le plan comptable du PAEB
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64
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ANNEXE 6
|
La demande de réapprovisionnement de fonds
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65
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ANNEXE 7
|
La clé de répartition
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67
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ANNEXE 8
|
L'organigramme proposé
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74
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