CHAPITRE II : CONTRIBUTIONS DIVERSES
La contribution sera relative à une
éventuelle amélioration du présent manuel. Par ailleurs,
quelques observations sur la gestion quotidienne du BEP seront
évoquées dans ce chapitre.
SECTION I : LA RECOMMANDATION SUR LE MANUEL DE
PROCEDURES
Il sera question de
prévoir une procédure pour le renouvellement des données
de ce manuel. Eu égard à nos critiques, nous proposerons un
nouvel organigramme.
I-LA MISE A JOUR DU MANUEL
Ce manuel de procédures mis en place et servant de
système de gestion du projet pourrait enregistrer des modifications pour
les raisons suivantes :
- améliorations des procédures
existantes décidées par la direction du projet ;
- modifications des procédures
décidées par la direction du projet en collaboration avec les
bailleurs de fonds pour répondre à des besoins d'informations
nouveaux ;
- application de nouveaux textes et
décrets concernant les lois sur les entreprises et les règles
comptables en vigueur en côte d'ivoire.
Par ailleurs, la responsabilité de la tenue et la mise
à jour du manuel incombent au coordonnateur du projet.
II-METHODOLOGIE
Après l'arrêt d'une décision de
modification de procédures existantes, le coordinateur convoque tous les
agents concernés par le PAEB à une réunion à
l'effet de débattre de l'opportunité de cette modification et des
solutions à adopter.
Le procès verbal à l'issu de la
réunion indique :
- la procédure existante devant
être modifiée ;
- les raisons pour lesquelles une
modification est demandée ;
- les principes de modification, à
adopter, retenus lors de la réunion ;
- la personne chargée de
rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de
procédures.
III- L'ORGANIGRAMME PROPOSE
Dans le diagnostic du BEP, nous avons relevé
certaines insuffisances au niveau organisationnel. Nous avons fait remarquer
l'absence d'un service d'audit interne garant du respect des normes de
contrôle interne. La lourde responsabilité de l'Administrateur
Gestionnaire devrait obliger le BEP à lui associer un adjoint
(Administrateur Gestionnaire Adjoint « AGA »). Il aura pour
rôle d'aider l'Administrateur Gestionnaire dans ses tâches
quotidiennes et aussi servirait d'interface entre l'Administrateur Gestionnaire
et les deux autres responsables (cellules marché et technique )
c'est-à-dire leur apporter la compétence
technico-financière nécessaire à l'élaboration des
dossiers d'appel d'offres (coûts ....et autres cahiers des charges ).
L'annexe 8 nous présente cet
organigramme.
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