Elaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet: cas du projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra au sein du BEP

VI.2-Préparation de la paie

Nous verrons l'objectif de la procédure, sa description ainsi que les différents acteurs.

VI.2.1-Objectif de la procédure

Les salaires sont dus au plus tard le cinq du mois suivant. Les documents de base pour le calcul des éléments de la paie sont réunis par le Responsable des ressources humaines. Il établit les éléments de paie et les transmet au service comptable pour le contrôle et la mise en paiement.

VI.2.2- Les principaux intervenants

- le Directeur du BEP

- l'Administrateur Gestionnaire

- le Responsable des ressources humaines

- le Comptable chargé de la paie

VI.2.3- Description de la procédure

Tableau 13 : la procédure de préparation de la paie

Intervenants	Tâches exécutées	Délai maximum	Risques éventuels
Directeur du BEP	-réception de l'état de paiement -signature	2 jours 2 jours	Non validité de l'opération
Administrateur Gestionnaire (A G)	-réception de l'état des salaires -rapprochement entre les éléments de base et les bulletins de salaires respectifs -signature de l'état de paiement -transmission au Directeur pour visa	2 jours 1 jour 2 jours 2 jours	-absence de preuves -non-conformité aux dispositions légales
Responsable des ressources humaines	-contrôle des éléments de base (nouvelles embauches ; les congés et absences ; les bonus et gratitudes ; les prêts, acomptes et avances sur salaires)  -saisie et tirage de l'état des salaires -transmission de l'état à l'AG pour vérification -transmission de l'état au Comptable de la paie après signature du Directeur -remise du bulletin au salarié -conservation d'une copie des bulletins	2 jours 2 jours 2 jours 2 jours 7 jours 1 jour	Non-conformité aux dispositions légales
Comptable de la paie	-réception et traitement comptable de l'état des salaires -procède à leurs engagements dans le SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques)	7 jours 7 jours	Non prise en compte dans le traitement comptable

Source : à partir de nos enquêtes ; année 2006

VI.3-Paiement des salaires et charges sociales

Il s'agit de l'objectif de la procédure, sa description ainsi que les différents acteurs.

VI.3.1- Objectif de la procédure

Cette procédure décrit les opérations permettant le paiement des salaires, des charges sociales et fiscales y afférentes.

VI.3.2-Les principaux intervenants

Le Comptable chargé de la paie, l'Administrateur Gestionnaire et le Directeur