II-132 Organisation fonctionnelle
Dans son découpage fonctionnel,
le MEN répartit sa mission suivant deux grands types de structures :
a) les structures techniques d'appui et de
contrôle
Ce sont les services centraux
chargés d'apporter leur appui technique en matière de gestion et
planification des ressources (humaines, matérielles, et
financières), aux autres structures (Direction de l'Administration
Générale et de l'Equipement, Unité de
Coordination des Projets, Direction de la Planification et de la Réforme
de l'Education, Centre National d'Orientation Scolaire et Pédagogique
...) et celles chargées de contrôler les actions
spécifiques à chaque structure (Inspection des Affaires
Administratives et Financières, Bureau de Suivi etc.)
b) les directions d'enseignement
Elles sont chargées de la
gestion des différents ordres d'enseignement. Ce sont la Direction de
l'Education Préscolaire et de l'Enseignement Elémentaire, la
Direction de l'Enseignement Moyen Secondaire Général, la
Direction de l'Enseignement Secondaire Technique et la Direction de
l'Enseignement Supérieur.
Leur principale vocation est d'assurer le fonctionnement
pédagogique au sein de ces différents ordres d'enseignement
à savoir entre autres:
- Organisation des niveaux d'enseignement
- Détermination des programmes scolaires et universitaires
- Formation et encadrement des enseignants
- Etc.
II-133 Les traitements
Excepté une application de
gestion des bourses de l'enseignement moyen sous DBASE III, tous les
traitements dans toutes les structures se font de manière
manuelle.
A ce propos, quelques données chiffrées montrent
l'urgence de définir un schéma directeur global et de
procéder sans délai à sa mise en place.
A titre indicatif, nous avons constaté que :
- Pour le mouvement national du personnel
(mutations des agents), de sa préparation à sa tenue
réelle (traitement manuel d'environ 20 000 fiches/année), il est
fait appel à une cinquantaine d'agents au niveau central pour une
durée de 10 mois.
- Au niveau de la gestion du personnel, on peut
signaler entre autres:
1) l' absence de fiches individuelles pour beaucoup d'agents
2) des fiches individuelles non mises à jour
3) beaucoup d'erreurs dans la tenue des fiches
4) l'impossibilité pour le MEN de pouvoir localiser
formellement les agents qu'il gère, par conséquent de pouvoir
donner des informations fiables sur eux.
5) Etc.
- Pour la préparation du budget Chapitre
Dépenses Personnel Une
quarantaine d'agents intervient pour une durée de 3
à 4 mois et malgré tout le taux d'erreur sur la
budgétisation des agents est très élevé (doublons,
erreurs sur les noms prénoms, matricules et lieux de services des
agents).
- Au niveau des directions d'enseignement ,
l'essentiel du travail repose sur l'exploitation des documents nommés
pièces périodiques dont le plus important est le rapport de
rentrée qui comporte toutes les informations relatives aux
établissements scolaires pour une année donnée.
Les structures régionales chargées de renseigner
ce document n'y parviennent souvent que très tard dans l'année,
ce qui fait qu'une véritable exploitation n'en est faite que vers la fin
de celle-ci.
- La Direction de la Planification et de la
Réforme de l'Education produit chaque année une
multitude de documents statistiques dont le plus important, communément
appelé annuaire, présente toutes les
données statistiques du département. Ce travail, bien
qu'amélioré depuis quelques temps grâce à
l'utilisation d'outils bureautiques, commence dés le début de
l'année scolaire et ne s'achève que vers la fin de celle-ci.
Il fournit des informations chiffrées relatives :
1) au personnel enseignant ou non réparti suivant le
sexe, le grade, la discipline enseignée, le lieu d'affectation, etc.
2) à la répartition des élèves par
sexe, niveau d'étude, département, région, etc.
3) aux établissements avec répartition suivant le
degré, le département, la région, etc.
L'automatisation de la confection de ce tableau de bord
apporterait une solution à nombre de problèmes rencontrés
au M.E.N.
- A la direction des bourses, le fichier des
boursiers n'est toujours pas maîtrisé ( étudiants qui ont
terminé leur scolarité et qui continuent à figurer comme
boursiers, étudiants qui changent d'école et qui se voient
attribuer une nouvelle bourse, etc.).
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