Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

2. La normalisation des critères de choix

Une norme est un « document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donné »^39(*).

Actuellement, de nombreuses règles d'archivage électronique font référence à une norme. Certes, les normes ne sont pas obligatoires, mais elles présentent le grand avantage de pallier aux carences de la loi. La jurisprudence a pu estimer qu'elles permettaient de représenter un « état de l'art » dans les domaines auxquels elles se rapportent^40(*).

Il s'agirait, à notre avis, de règles ayant la force juridique d'usages. En effet, les professionnels s'y réfèrent tacitement parce qu'elles dérivent de clauses de style devenues sous-entendues. L'avantage de l'existence des organismes de normalisation est que ces usages perdent leur caractère tacite pour une formulation expresse.

Le principal organisme international de normalisation est l'Organisation international de normalisation, couramment désigné par le sigle ISO (de l'anglais International Standard Organisation). En matière d'archivage électronique, elle est à l'origine de nombreuses normes. Ce sont notamment : la norme ISO 14 721 dite aussi norme OAIS (Open Archival Information System) ^41(*) ; la norme ISO 15 489-1 sur le « Record management »^42(*) ; la norme ISO 19 005-1 sur l'utilisation du format PDF pour l'archivage^43(*). D'autres organismes internationaux de normalisation existent à côté de l'ISO. Ce sont la Commission électronique internationale (CEI) ou encore l'Union Internationale des Télécommunications (UIT). Au niveau européen, existent le Comité Européen de Normalisation (CEN) et l'ETSI (European Telecommunications Standards Institute).

En France, l'Association Française de Normalisation (AFNOR) ^44(*) a adopté des normes importantes en matière de supports d'archivage électronique. Ce sont les normes NF Z 42-013 et NF Z 43-400.

En matière de support, la norme NF Z 42-013 de décembre 2001 établit les « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation des systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Pour atteindre l'objectif d'intégrité, la norme privilégie notamment de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type Write Once Read Many (WORM). Il s'agit d'une méthode d'enregistrement dont la propriété intrinsèque est d'empêcher tout effacement, réécriture ou modification. Cette protection peut agir de façon permanente ou pour une durée déterminée. La norme couvre exclusivement les opérations de numérisation des documents, autant sur support papier que sous forme de microformes. Les documents sonores, les séquences d'images animées, ainsi que les radiographies médicales en sont exclues.

Quant à la norme NF Z 43-400 du 20 aout 2005, elle définit elle aussi des techniques et méthodes d'archivage des données électroniques. Ces techniques permettent d'assurer, à long terme, la permanence, l'intégrité, l'accessibilité, la lisibilité et l'exploitabilité des enregistrements. Au sens de la norme, le long terme désigne une durée supérieure à un siècle. La norme se fonde sur des supports et techniques de micrographie informatique en noir et blanc à traitement chimique liquide. C'est une technique qui ne peut, selon les experts, aboutir qu'à l'irréversibilité des enregistrements^45(*).

A l'issue de ce premier paragraphe, on s'aperçoit que le cadre entourant la conservation électronique des documents reste à préciser. Les obligations légales de conservation qui pèsent sur les entreprises nécessiteraient que soient indiqués les conditions et moyens pour une conservation juridiquement satisfaisante. Certes, des normes existent. Mais ceux-ci n'ont aucune valeur contraignante. La confiance dans l'environnement numérique se renforcera par le biais de prescriptions légales assorties de sanctions. Malheureusement, le législateur n'adopte cette attitude que pour des domaines particuliers tels celui des données personnelles.

* ³⁹ Cette définition est celle de l'Organisation internationale de normalisation (International Standard Organisation).

* ⁴⁰ Civ. 3^è, 4 fév. 1976, Bull. civ. III, n° 49.

* ⁴¹ La norme OAIS définit un vocabulaire et un ensemble de concepts permettant d'appréhender, de façon globale, la question de l'archivage électronique sur le long terme. La mise en oeuvre de cette norme permet de s'assurer de la fiabilité de l'archivage des données.

* ⁴² Cette norme ne concerne pas exclusivement la conservation électronique des documents. Elle s'intéresse à l'ensemble du cycle de vie du document électronique. A ce titre, elle propose des procédures d'organisation et de gestion des documents, depuis sa création jusqu'à la fin de son intérêt pour l'entreprise.

* ⁴³ Le Portable Document Format (communément abrégé PDF) est un format de fichier créé par Adobe Systems. La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme (police d'écriture, images, objets graphiques...) telles que définies par son auteur, ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour lire le fichier.

* ⁴⁴ L'AFNOR est une association française créée en 1926. Elle est reconnue d'utilité publique et est placée sous la tutelle du ministère chargé de l'Industrie. Elle compte environ 3000 entreprises adhérentes. Dans le cadre d'un décr. du 26 janv. 1984, l'AFNOR anime le système central de normalisation composé de 31 bureaux de normalisation sectoriels, des pouvoirs publics, et de 20 000 experts. L'AFNOR est le membre français du Comité Européen de normalisation et de l'Organisation internationale de normalisation.

* ⁴⁵ V. CAPRIOLI E. et alii, Dématérialisation et archivage électronique, op. cit., p. 83 et s. Cf. note n° 13.