Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

B. Les supports de conservation

Si les textes imposent la conservation de certains documents (factures, contrats électroniques...), aucun ne donne d'indications générales sur les modalités de ladite conservation. D'où quelques difficultés dont celle du choix du support de conservation. Ce choix dépendra d'un certain nombre de facteurs. En effet, selon que la conservation aura un but probatoire, justificatif ou simplement informatif, on imagine que le support choisi sera différent. Cependant, on constate que ce sont les moyens financiers qui conditionnent assez souvent ce choix. Face au silence de la loi, certains professionnels ont procédé à une normalisation des critères dudit choix (2). Avant de voir le contenu des normes qui en ont résulté, une question particulière retiendra notre attention : la durabilité des supports de conservation (1). Cet intérêt est justifié par le fait que certains textes (surtout communautaires) y font expressément référence.

1. Le critère de durabilité

Dans le cadre de l'Union européenne, et bien que le terme « archivage » n'y soit pas directement défini, il existe des directives posant expressément des exigences de durabilité des supports d'archivage.

Ainsi en est-il de la directive 2002/65/CE du 23 septembre 2002^31(*). Elle concerne la commercialisation à distance de services financiers auprès des consommateurs. La directive définit le « support durable » comme « tout instrument permettant au consommateur de stocker des informations qui lui sont adressées personnellement d'une manière permettant de s'y reporter aisément à l'avenir pendant un laps de temps adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui permet la reproduction à l'identique des informations stockées ».

La référence à un support durable se retrouve également dans la directive 97/7/CE du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 1997^32(*). Elle concerne la protection des consommateurs en matière de contrat à distance.

De ces textes, il ressort que le support choisi doit perdurer aussi longtemps que le prévoient la règlementation et les règles d'usage. L'obsolescence des supports étant toutefois un fait acquis, le droit devra en tirer toutes les conséquences. Ceci semble être chose faite concernant les factures électroniques. En effet, selon l'article L. 102 B du LPF, les factures électroniques natives doivent être conservées sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai de reprise de l'administration. Ce délai de reprise est fixé par l'article 169, al. 1, du LPF^33(*). Pendant les trois années suivantes, le choix du support est libre. Cette liberté permettra à l'archiviste de s'adapter aux évolutions technologiques.

Même si dans l'absolu, le support idéal existait (ce qui est loin d'être le cas), il semble bien évident que la durabilité ne saurait en être le critère exclusif. D'autres critères non moins importants devront être pris en considération. Ce sont principalement la confidentialité^34(*), l'accessibilité^35(*), la traçabilité^36(*), les migrations de support^37(*), l'identification et l'authentification^38(*).

Certes, aucune de ces notions ne bénéficie de définition légale, contrairement à la durabilité. Heureusement, des normes professionnelles existent pour pallier au silence de la loi.

* ³¹ Dir. 2002/65/CE du Parlement et du Conseil du 23 sept. 2002 concernant la commercialisation à distance de services financiers auprès des consommateurs, et modifiant les Dir. 90/169/CEE du Conseil, 97/7/CE et 98/27/CE ; JOCE 271/16, 9 oct. 2002.

* ³² JOCE L 144 du 4 juin 1997.

* ³³ LPF, art. 169, al. 1 : « Pour l'impôt sur le revenu et l'impôt sur les sociétés, le droit de reprise de l'administration des impôts s'exerce jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est due ».

* ³⁴ Lorsqu'un document électronique est archivé, il est important de faire en sorte que seules les personnes autorisées puissent y avoir accès. Cette question est celle de la confidentialité des données et est essentielle lorsque la conservation est faite par un tiers archiveur. En effet, les archives d'un des clients du tiers ne devraient pas pouvoir être consultées par d'autres clients. Cf. infra, p. 34 et s.

* ³⁵ L'accessibilité est déterminante pour retrouver l'information archivée. Cette notion revêt en fait deux aspects, l'une relevant essentiellement de l'organisation des données, l'autre des performances techniques. Dans ce dernier cas, il s'agira plutôt de la notion de disponibilité.

* ³⁶ La traçabilité doit permettre de vérifier les accès aux objets archivés par les seules personnes autorisées. Elle assure un complément à la confidentialité et à l'accessibilité.

* ³⁷ L'un des paradoxes de l'archivage électronique consiste à devoir conserver des données sur des supports et grâce à des techniques évoluant extrêmement vite. Par exemple, l'évolution rapide des matériels et des logiciels permet un accroissement des capacités de stockage pour des coûts de plus en plus faibles. Elle conduit à une obsolescence des supports et moyens techniques bien avant leur réelle dégradation. La logique serait alors de changer de matériel plutôt que de payer une maintenance de plus en plus chère pour des capacités plus réduites. De même, la dégradation des supports numériques les rend de moins en moins sûrs en termes de fiabilité. Tout cela conduit à des changements constants de supports et de techniques.

* ³⁸ Afin de respecter la confidentialité, il est nécessaire de vérifier qu'un utilisateur voulant se connecter à un système quelconque possède bien les droits y afférents. Cela passe généralement par l'utilisation d'un identifiant (login) assorti d'un mot de passe.