Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

B. La couverture des dommages éventuels

Erreurs de manipulations, obsolescence des supports, erreurs de transmission des données, bogues informatiques... sont autant de sources possibles de dommages. Ces derniers seront aussi bien matériels qu'immatériels. Les dommages matériels résultent le plus souvent de la destruction ou de l'endommagement des matériels informatiques. Ils peuvent consister en une atteinte corporelle causée par une défaillance des matériels. Quant aux dommages immatériels, ils consisteront généralement en la perte d'archives électroniques. Pour couvrir ces dommages, la pratique a classiquement recourt aux assurances de responsabilité (1). Cependant, on assiste de plus en plus à la création de sociétés captives (2).

1. Les assurances de responsabilité

Certaines polices d'assurance sont particulièrement adaptées à l'archivage électronique externe.

Ce sont d'une part les assurances de type responsabilité civile professionnelle ou de responsabilité civile d'exploitation. Elles permettent de couvrir les dommages subis par le client (et quelquefois les tiers au contrat). Les dommages couverts sont généralement ceux résultant d'une faute délictuelle, quasi-délictuelle, ou contractuelle du tiers archiveur. Ainsi, les dommages résultant entre autres du fait des préposés, du matériel, ou des locaux du tiers archiveur seront réparés par la société d'assurance.

Signalons d'autre part l'existence de l'importante assurance de responsabilité développée par le Syntec Informatique. Le Syntec informatique est la Chambre professionnelle des Sociétés de Services et d'Ingénierie Informatique (SSII) et des Editeurs de Logiciels. Créée en 1970, cette association réunit plus aujourd'hui de 870 adhérents et représente plus de 80 % du chiffre d'affaire et des effectifs des SSII^87(*). Elle propose à ses adhérents une assurance de type corporatif dite assurance de responsabilité du Syntec Informatique. Elle couvre financièrement les conséquences subies par les clients des sociétés assurées.

Plutôt que de recourir à des contrats d'assurance, certaines sociétés de tiers archivage créent ce que l'on appelle des sociétés captives.

2. Les sociétés captives

Les grands groupes de sociétés mettent en place des sociétés d'assurance internes pour couvrir les risques des services d'archivage qu'ils fournissent.

La technique est la suivante : plusieurs sociétés ou groupes de sociétés présentent des caractéristiques communes et courent le même type de risques. Elles créent et détiennent une nouvelle société, généralement une filiale. L'objet de cette nouvelle société est de percevoir des primes de la part des associés. En cas de sinistre, elle verse alors des indemnités à la société associée dont la responsabilité est engagée.

La création de sociétés captives présente deux avantages principaux. D'une part, elle permet de mutualiser les coûts d'assurance en évitant de rémunérer une gestion externe de courtiers ou de sociétés d'assurance. D'autre part, la technique permet une gestion assurantielle des sinistres sur plusieurs années, ce qui se réalise par des approvisionnements comptables pour risques.

La conclusion qu'il faut tirer de la deuxième grande partie de notre est à l'image de celle faite dans la première. Le fonctionnement de l'archivage électronique relève principalement de choix de l'archiviste. Certes, la loi intervient par moments pour fixer des durées de conservation ou des obligations de destruction. Cette intervention a un champ d'application très limité et ne résout qu'une partie des problèmes juridiques auxquels est confronté l'archiviste.

* ⁸⁷ Sont entre autres adhérents de Syntec Informatique : France Telecom, FUJITSU Services, Kelkoo SA, IBM Global Services, Mandriva, NOKIA, ou encore XEROX SA.