Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

2. Le délai de conservation stricto sensu

Il ne s'agit pas ici d'exclure un alignement des délais de conservation sur les délais de prescription. Il s'agit simplement d'attirer l'attention sur les risques contenus dans une telle démarche. Trois observations s'imposent dans ce sens.

Tout d'abord, faire coïncider délai de prescription et durée de conservation nécessite de tenir compte du point de départ du délai de prescription. Il n'est pas impossible que l'établissement et l'archivage des documents soient antérieurs au point de départ du délai de prescription.

Exemple : un contrat électronique de nature civile est conclu le 1^er août 2008 dans lequel il est stipulé que la conservation du contrat est assurée par une des parties, ceci conformément aux délais de prescription de droit commun (donc 5 ans). Le terme de la durée de conservation sera donc le 1^er août 2013. Si au jour du 15 septembre 2013, le cocontractant de l'archiviste découvre une créance impayée, le délai de prescription de 5 ans commencera à courir à compter de ce jour. Le contrat aura probablement été déjà détruit en raison de l'écoulement de la durée de conservation. La preuve du contrat sera donc difficile à rapporter.

Une seconde observation de bon sens s'impose. En effet, il n'est pas à exclure que pour un même document, plusieurs droits ou obligations soient en jeu, avec des prescriptions différentes quant à leur point de départ et quant à leur durée. La durée de conservation sera alors plus ou moins longue selon les droits et obligations contre lesquels on souhaite se prémunir.

Enfin, que se passe-t-il si l'action judiciaire est interrompue^72(*) ou suspendue^73(*) ? Par exemple, si le cours de la prescription se trouve interrompu, un nouveau délai de prescription prendra cours et il n'est plus tenu compte du temps déjà écoulé. Il faudra alors prendre en considération le nouveau point de départ. Compte tenu de la nouvelle situation, le document devra être conservé plus longtemps que prévu.

Ceci dit, sur quels autres critères faut-il se baser pour fixer les durées de conservation?

* ⁷² L'interruption découle d'un acte démontrant que le titulaire des droits et obligations n'entend pas abandonner son droit, qu'il reconnaît les droits du débiteur, ou renonce à une prescription déjà courue. Parmi les actes interruptifs de prescription, il y a la citation en justice (à condition que l'assignation soit régulière en la forme), les commandements ou encore les saisies.

* ⁷³ La suspension arrête temporairement le cours de la prescription qui recommence à courir lorsque la cause de la suspension a disparu. Le temps antérieurement accompli reste cependant acquis. La suspension peut être instituée en faveur de certaines personnes qui, en raison de leur situation, sont dans l'impossibilité matérielle ou morale d'agir pour interrompre la prescription. Parmi les causes de suspension on peut citer la mise sous tutelle des majeurs.