Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

DEUXIEME PARTIE

LE FONCTIONNEMENT DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Deux aspects seront ici abordés. Le premier est relatif à la détermination des durées de conservation des archives (Section I). Il importera de déterminer l'influence des fonctions d'archivage sur les durées de conservation des archives électroniques. Quant au second aspect, il s'intéressera aux « stratégies d'archivage » électronique. En effet, le bon archivage est celui qui fait intervenir des choix à plusieurs niveaux : critères de sélection des données, choix des formats et des supports, règles et mesures de sécurité, logiciels de stockage, coûts de gestion, mise à disposition et droits d'accès, etc. Ce qui fait qu'on peut véritablement parler de stratégie car la direction de l'entreprise devra arbitrer plusieurs options de gestion. Très souvent, les entreprises optent pour des stratégies d'archivage interne dites encore stratégies d'auto-archivage. Aussi courant soit-il, l'auto-archivage ne présente néanmoins que peu d'intérêts sur le plan de la réflexion juridique. Il provoque en tout cas moins de problèmes juridiques que l'archivage externe, dit aussi tiers archivage ou encore archivage externalisé. C'est pourquoi nous avons préféré concentrer la réflexion sur le contrat de tiers archivage (Section II).

Section I : Les durées de conservation

Avant toute autre considération, il est important de définir la notion de durée de conservation (Paragraphe 1). Nous comprendrons mieux ainsi la problématique des obligations de destruction existant en matière d'archivage électronique (Paragraphe 2).

Paragraphe 1 : La notion

La définition de la durée de conservation passe par certaines distinctions préalables (A). Une fois ces distinctions opérées, nous verrons les critères de fixation des durées d'archivage (B).

A. Les distinctions préalables

Juridiquement, il n'existe aucune définition de la durée de conservation. Quant il intervient en matière d'archivage, le droit fixe des durées de conservation, sans jamais en donner de définition. La tendance de la pratique est alors à l'alignement des durées de conservation sur les délais de prescription extinctive. Pourtant, ces deux notions doivent être strictement distinguées. Le délai de prescription (1) ne coïncide pas toujours avec la durée de conservation stricto sensu (2).

1. Le délai de prescription extinctive

Il s'agit d'un délai par l'écoulement duquel est consolidée une situation juridique^69(*). Passé ce délai, toute action en justice est éteinte. La prescription sanctionne en effet l'inaction du titulaire d'un droit d'agir.

Le droit français connaît de nombreuses règles de prescription extinctive. Celles-ci sont disséminées notamment dans le Code civil, mais aussi dans de nombreux textes particuliers. Bien entendu, il ne saurait être question de dresser un inventaire intégral de toutes ces règles. Nous en présenterons les plus importantes, dans le seul but de bien distinguer délais de conservation et délais de prescription.

Il ressort de l'article 2224 du Code civil que « les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par 5 ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer »^70(*). La prescription se comptera par jours et sera acquise lorsque le dernier jour du terme sera accompli. A côté de ce délai de principe, d'autres délais spéciaux existent. Ainsi, selon l'article 2227 du même Code, le droit de propriété est imprescriptible, sous la réserve que « les actions réelles immobilières se prescrivent par 30 ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ».

En droit commercial, nous citerons deux textes. D'abord, l'article L. 110-4 du Code de commerce dispose que « les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes (...) »^71(*). Et comme exemple de prescriptions spéciales, l'article L. 511-78 du même Code dispose : « Toutes actions résultant de la lettre de change contre l'accepteur se prescrivent par trois ans à compter de la date de l'échéance » (art. L. 511-78, al. 1). Le même article ajoute que « les actions des endosseurs les uns contre les autres et contre le tireur se prescrivent par 6 mois à partir du jour où l'endosseur a remboursé la lettre où du jour où il a lui-même été actionné ».

Ces différentes règles de prescription influencent fortement l'archiviste. Pourtant, une telle pratique présente quelques risques. Le délai de conservation ne coïncide pas toujours avec celui de prescription.

* ⁶⁹ C. civ., art. 2219 : « La prescription extinctive est un mode d'extinction d'un droit résultant de l'inaction de son titulaire pendant un certain laps de temps ». A côté de la prescription acquisitive existe la prescription extinctive définie à l'art. 2258 du Code civil comme « un moyen d'acquérir un bien ou un droit par l'effet de la possession sans que celui qui l'allègue soit obligé d'en rapporter un titre ou qu'on puisse lui opposer l'exception déduite de la mauvaise foi ».

* ⁷⁰ Cet art. ressort d'une récente modification du Code civil sur les règles de prescriptions, modification opérée par la L. n° 2008-561 du 17 juin 2008 (JO 18 juin). La durée de prescription extinctive était auparavant de 30 ans.

* ⁷¹ La prescription, qui était de 10 ans, a été ramenée à 5 ans par la L. du 17 juin 2008. Cf. supra, note précédente.