Contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit dans une IMF: cas de l'Agence PAPME

2- Procédure d'octroi de crédit

La procédure d'octroi de crédit à PAPME peut être restituée à travers les cinq (05) étapes suivantes :

Etape I : L'information

Les potentiels clients promoteurs d'entreprise ou d'établissement ou exerçant une AGR assistent à une séance d'information animée par un CCC généralement en dialectes locaux.

Au cours de cette séance, le CCC informe les potentiels clients sur les conditions d'octroi de crédit et répond aux éventuelles préoccupations de ceux-ci. A cet effet, tous les CCC disposent d'un même bureau pour ladite séance. Ce qui dénote de l'insuffisance de locaux pour les CCC.

Etape II : Enregistrement de la demande

A ce niveau, le Chargé des Formalités (CF) intervient pour aider le client à remplir le formulaire de demande (annexe 3) de crédit et à passer à l'ouverture sans frais de dossier. Cela témoigne de la gratuité d'ouverture de dossier.

Etape III : Traitement du dossier

Outre ces deux (02) étapes exposées ci-dessus, l'Agence passe à l'étude de dossier des demandeurs de crédit. Nous avons fait le constat que bon nombre de clients ne tiennent pas une comptabilité digne du nom ou parfois pas du tout, ce qui empêche l'étude complète et rigoureuse des dossiers de crédit.

Ainsi, nous pouvons déduire qu'il y a une non tenue de comptabilité régulière et fiable par la majorité des clients.

Le CCC traite et monte son dossier (visite de l'entreprise, entretien avec le client, visite de la garantie, enquête de moralité) et décide de la fermeture, de l'attente ou de la finalisation du dossier au Chef Bureau (CB). Ce dernier procède à son tour à une analyse de dossier (contre-visite) et prend par la suite la décision de fermeture, d'attente ou de finalisation du dossier. Il est donc aisé de constater qu'il y a une procédure de visite et de contre-visite de terrain pour la validation d'un dossier.

On distingue à cet effet trois (03) niveaux de contrôle des dossiers à finaliser :

- le CCC : il est le premier responsable des dossiers et veille à ce que les conditions d'éligibilité des clients soient réunies à travers les dossiers à finaliser ;

- le CB : il valide la décision du CCC et signe la fiche individuelle de crédit (annexe 4) et singulièrement tous les dossiers à finaliser pour financement ;

- le Directeur des Risques et Engagements : il valide les dossiers à finaliser dont les montants sont supérieurs à 2.000.000 F CFA. Il doit aussi vérifier systématiquement la qualité des dossiers constitués et prêts à être soumis à l'appréciation du comité de crédit.

Etape IV : Constitution des dossiers administratifs

Les clients sont informés au niveau de chaque Bureau de la décision prise par le CCC (rejet, mise en attente pour complément). Cette activité est exécutée par les CCC sous la responsabilité du CB.

Le chargé des formalités reçoit du CB les dossiers des clients, la copie de la fiche individuelle plus les divers imprimés (contrat, fiche

d'évaluation des garanties : annexe 5) pour la formalisation de la garantie. A cet effet, on distingue trois (03) types de garanties à PAPME :

Ø les garanties non matérielles : elles consistent en une enquête de moralité concluante et une étude du risque lié à l'activité exercée par le client. Cela permet d'évaluer la qualité de l'entrepreneur, la rentabilité et la viabilité de l'entreprise financée ;

Ø les garanties financières : la décision d'octroi de crédit au client implique la constitution par ce dernier de trois (03) types de garanties financières à savoir : les fonds de garantie, l'épargne entrepreneur, la garantie décès.

i. Les fonds de garantie

Ils sont versés intégralement avant le déboursement du crédit dans les caisses de l'Agence. Leur montant est de 10% du montant du crédit accordé.

ii. L'épargne-entrepreneur

En dehors du dépôt de garantie demandé aux clients, l'Agence PAPME exige la constitution progressive d'une épargne qui leur permet de renforcer leurs sûretés réelles. Ce dépôt est égal à 10% du montant total de crédit répartit sur les différents remboursements.

iii. La garantie décès

Pour se prémunir contre les risques d'insolvabilité liés au décès, l'Agence a mis en place une mutuelle d'assurance décès alimentée par une prime des crédits accordés aux clients.

En cas de décès, le montant correspondant à l'encours de crédit dû par le client est prélevé dans la caisse d'assurance ;

Ø les garanties matérielles : ce sont des biens affectés en garantie d'une dette. Ils peuvent appartenir au débiteur lui-même ou à un tiers. Dans ce cas, le code civil parle de cautionnement réel. Il existe quatre (04) catégories de

garanties matérielles : le gage sur véhicule, l'hypothèque, la cession d'immeuble ou de parcelle et le cautionnement.

i. Le gage sur véhicule

Ici, il est demandé au client d'aller inscrire le gage de son véhicule à la Direction des Transports Terrestres (DTT) avec sa carte grise. Il faut noter qu'il s'agit d'un véhicule assuré et ayant régulièrement effectué des visites techniques ; l'assurance du véhicule doit nécessairement couvrir le délai de validité du crédit octroyé.

ii. L'hypothèque

C'est un contrat par lequel le débiteur donne à son créancier un immeuble pour garantie de remboursement de sa dette. C'est un acte authentique passé chez le notaire et qui doit faire l'objet d'une publicité au bureau de la conservation des hypothèques. Lorsque le montant du crédit est supérieur ou égal à 2.000.000 F.CFA, l'Agence exige le relèvement de la garantie par le notaire. On relève donc l'implication d'un notaire pour tout crédit dont le montant est supérieur ou égal à 2.000.000 FCFA. L'hypothèque apparaît ainsi comme l'une des garanties les plus rassurantes pourvu qu'elle porte sur un immeuble convenablement assuré.

iii. La cession d'immeuble ou de parcelle

En ce qui concerne les garanties immeuble ou parcelle objet de permis d'habiter, ou ayant des conventions de vente, l'Agence PAPME a signé un accord avec les hôtels de ville pour les formalités de vente non définitive en son nom. Dans la réalité, les promoteurs sont envoyés dans les mairies des localités abritant les garanties où ils procèdent à la cession au nom de l'Agence PAPME.

iv. Les sûretés personnelles : le cautionnement

Le cautionnement est un contrat par lequel la caution s'engage envers le créancier qui accepte, à exécuter l'obligation du débiteur si celui-ci n'y satisfait pas lui-même. Le mot caution sert donc à désigner le tiers garant. Toute personne juridiquement capable peut se porter caution d'une tierce personne, en acceptant de signer un contrat écrit avec mention exprimant la connaissance exacte de l'obligation contractée.

Le CF, après avoir fourni des explications sur les formalités à remplir, les divers frais à verser (les frais d'étude de dossier qui s'élèvent à 1% du montant du crédit accordé à prélever lors du déblocage, les fonds de garantie conformément au type de crédit, les frais d'assurance) avant le déblocage des fonds, remet au client qui, accepte les conditions des divers imprimés pour signature et légalisation. Il reçoit les imprimés après les formalités administratives et les transmet à la direction.

Lorsque les formalités de garantie sont faites par les notaires, ces deniers envoient directement les documents (minute) à la direction. Le Directeur des Affaires Juridiques et Contentieux les contrôle et les fait signer par le Directeur Général. Une fois l'acte signé, le notaire peut envoyer l'attestation ou la grosse à la direction. Ces attestations sont contrôlées par le Directeur des Affaires Juridiques et Contentieux avant d'être envoyées au Bureau. Les documents qui constituent la garantie sont ensuite rangés par le CF dans une cantine en vrac dans son bureau, laquelle cantine est fermée à l'aide d'un cadenas. Ceci témoigne donc de l'archivage non approprié des documents.

Etape V : Le déblocage

Le CB ayant fini les contrôles utiles sur les dossiers prêts à être débloqués (remplissage des dossiers de contrôle) et surtout après avoir reçu l'avis définitif du Directeur des Affaires Financières sur l'état des dossiers, procède au déblocage. Les clients sont débloqués les 5, 10, 20 de chaque mois. Il est à souligner à ce niveau que ces différentes dates ne sont pas

toujours respectées. On remarque alors à ce niveau un retard des fonds lors du déblocage.

Le Chargé des Opérations de Crédit et d'Epargne (COCE), après un atelier de sensibilisation sur le respect des échéances et d'informations sur les remboursements, fait signer au client des échéanciers qu'il établit à son niveau et procède au virement dans le compte de ce dernier. Il est donc aisé de constater que l'Agence procède à une organisation des séances de sensibilisation à l'endroit des clients.

Le client ne peut effectivement retirer les fonds qu'après 24 heures sauf s'il vient de loin. Au regard de ces cinq étapes citées ci-dessus, on peut dire qu'il y a une longue procédure d'octroi de crédit.

Le COCE saisit les données du déblocage à l'informatique en vue de la production des états :

- des dossiers déboursés (état des encours, état des crédits débloqués) ;

- des fonds liés au déblocage (fonds de garantie, frais de dossier, garanties) ;

- des dossiers renouvelés ;

- de synthèse liée aux déblocages et également produit par le CB à la fin de chaque mois.

Etape VI : Le suivi des crédits déboursés

Le CCC, durant le mois ayant suivi immédiatement celui du déblocage visite le client pour vérifier si le crédit octroyé a été effectivement utilisé pour l'activité pour laquelle il avait été sollicité. Les informations relatives à cette visite sont consignées sur une fiche de suivi (annexe 6) un mois après le déblocage. Ces différentes étapes font remarquer l'existence d'une procédure formelle de crédit.

Dans le cas où le crédit n'aurait pas été utilisé comme prévu, le CCC appuyé par le CB doit prendre des mesures rigoureuses pour obliger le client à investir le crédit conformément au plan ou à rembourser immédiatement l'intégralité du crédit. Cette remarque témoigne du suivi des encours de crédit.

Etape VII : Remboursement des fonds

Le remboursement des crédits a lieu quotidiennement au niveau de la Caisse. A cet effet, le COCE produit tous les documents liés aux remboursements des clients. Pour ce, il produit tous les jours au CB :

- l'état des remboursements attendus ;

- l'état des impayés.

A ce niveau, nous avons pu constater qu'il y a un montant élevé des impayés.

D- L'activité d'épargne

La collecte de l'épargne constitue un outil de mobilisation des ressources locales dans le cadre des activités de financement des PME/PMI et organisations paysannes au BENIN.

A cet effet, PAPME offre trois (03) types d'épargne à savoir :

v Le dépôt à vue (DAV) rémunéré : c'est un produit que toute personne physique ou morale quel que soit le secteur d'activités peut obtenir en ouvrant un compte à vue. Il a pour objet la sécurisation des économies constituées par les clients, la réalisation des projets futurs, l'épargne pour l'accès au crédit. Les frais d'ouverture de ce compte s'élèvent à 5000 FCFA donnant droit à une carte de client, un carnet de bon de paiement (50 feuillets). Le dépôt minimum est libre. Le DAV

est rémunéré au taux de 4% l'an sur une durée illimitée avec une date de valeur d'un (01) mois ;

v Le dépôt à terme (DAT) : c'est un compte nominatif spécial sur lequel l'on dépose des fonds bloqués pendant un temps au profit de l'institution en échange d'intérêt. Il a pour objet la réalisation des projets futurs et la fructification des économies des déposants. Les frais d'ouverture d'un DAT s'élèvent à 5000 F.CFA donnant droit à un compte à vue et à une carte client. Le dépôt minimum est de 50.000 FCFA. Le taux de rémunération du DAT est de 4% l'an. Le mode de paiement est trimestriel et la durée est de trois (03) mois ;

v Le plan épargne projet (PEP) : c'est un compte ouvert par toute personne physique ou morale quel que soit le secteur d'activités. Le PEP aide à la scolarité des enfants, la construction de logement, la réalisation d'évènements (mariage, baptême, libération). Les frais d'ouverture d'un tel compte s'élèvent à 5.000 FCFA donnant droit à l'ouverture d'un DAV et une carte de client. Le dépôt minimum du PEP dépend de la capacité du client mais le minimum mensuel est fixé à 5.000 FCFA. Il est rémunéré au taux de 2% l'an.

Le PEP est une opération à deux (02) temps :

§ la phase de constitution de l'épargne ;

§ la phase d'utilisation de l'épargne constituée.

Au regard de ces taux de rémunération de l'épargne, nous pouvons affirmer que les conditions de rémunération des comptes sont en général bonnes pour une IMF. De ce fait, on peut dire qu'il y a une rémunération équitable des comptes ouverts à PAPME.

1- Procédure de collecte d'épargne

Les conditions d'accès aux produits d'épargne se trouvent en annexe 7

a- L'information

Elle est toute simple et se fait par le CF qui explique aux clients potentiels les différents produits d'épargne commercialisés par l'Agence.

b- L'enregistrement de la demande

Il se fait uniquement suite à la volonté manifeste du client potentiel d'épargner. Le CF lui fournit des informations et l'oriente vers le CB qui signe le contrat du DAT. Le contrat signé est envoyé au Directeur des Affaires Financières qui le classe après l'avoir contrôlé. Il envoie le carnet et le contrat à la Caisse de l'Agence et demande à l'épargnant de se présenter pour le versement.

c- Constitution des dossiers d'ouverture de compte

Ici, il est demandé au client de rassembler les pièces nécessaires à l'ouverture de compte. Une fois les pièces réunies, le CB procède à leur  vérification (contrôle) et autorise la poursuite du processus d'ouverture effective du compte.

Les étapes d'ouverture du compte sont :

- l'ouverture des comptes dans le logiciel par le COCE ;

- l'établissement du livret d'épargne ;

- le remplissage du spécimen de signature (annexe 8) ;

- l'établissement de la fiche de compte.

d- Constitution et remboursement de l'épargne

Le client se présente au guichet de l'Agence et verse les fonds à la caissière qui les positionne sur le compte de ce dernier.

Quant au remboursement, il varie selon le type de compte ouvert et s'effectue lorsque le souscripteur manifeste le désir de se faire rembourser.

Notons que le remboursement se fait à l'échéance et en cas de retrait anticipé, le client est tenu de verser des agios à l'Agence.

Dans le cas du compte à vue, le souscripteur se présente directement à la Caisse et effectue le retrait à partir d'une fiche qu'il reçoit au guichet. L'opération ainsi effectuée est enregistrée dans les livrets d'épargne du client et sur la fiche de compte communément appelée carton.

Pour les autres types de dépôt, le souscripteur se présente au CB pour exprimer son besoin. Ce dernier, sur la base du dossier de l'épargnant prépare le remboursement en déterminant le montant à rembourser. Il doit tenir compte des délais et surtout des cas de pénalités. Il établit ensuite un avis de crédit qui lui permet de positionner le montant total à rembourser sur le compte de dépôt à vue de l'épargnant.

L'avis de crédit précise le délai de la composition du montant afin de faciliter le traitement comptable par la suite. Il doit être accompagné d'un document qui a permis de faire les calculs.

L'épargnant est dès lors invité à retirer au guichet la copie de l'avis de crédit. Il peut, à partir de cet instant demander un retrait normal à la Caisse sur son compte à vue pour tout ou partie du montant qui lui a été remboursé.

L'épargnant ne peut retirer effectivement ses fonds que 24 heures après l'inscription du montant sur son compte à vue.

E- Organisation interne de PAPME

En ce qui concerne l'organisation interne de PAPME, précisons qu'environ 10.000 clients emprunteurs sont gérés chaque année par le service crédit de PAPME, ce qui constitue un portefeuille de clients non négligeable par CCC. Ces derniers ne disposent à cet effet que de deux (02) postes

informatiques qui ne répondent toujours pas aux attentes des chargés, ce qui témoigne du manque de matériels informatiques, mobiliers de bureau et vétusté de ceux existants.

II- Inventaire des éléments des états des lieux

Dans cette rubrique, nous allons regrouper d'une part les atouts, et d'autre part les problèmes recensés à l'Agence PAPME.

A- Inventaire des atouts

Au cours de notre stage à l'Agence PAPME, nous pouvons donc dire que cette dernière dispose d'atouts majeurs dont entre autres :

- la rémunération équitable des comptes ouverts à PAPME ;

- l'existence d'une procédure formelle de crédit ;

- l'organisation des séances de sensibilisation à l'endroit des clients ;

- la gratuité d'ouverture de dossier ;

- la visite et contre-visite de terrain pour valider le dossier ;

- l'implication d'un notaire pour tout crédit dont le montant est supérieur ou égal à 2.000.000 FCFA ;

- le suivi des encours de crédit ;

B- Inventaire des faiblesses

Nous avons pu identifier sept (07) problèmes au cours de notre stage :

- l'insuffisance de locaux pour les chargés à la clientèle crédit;

- le manque de matériels informatiques, mobiliers de bureau et vétusté de ceux existants ;

- l'archivage non approprié des documents notamment des garanties ;

- la longue procédure d'octroi de crédit ;

- le retard des fonds lors du déblocage ;

- le montant élevé des impayés ;

- la non tenue d'une comptabilité régulière et fiable par la majorité des clients.