CONSTATS ET SUGGESTIONS
Au niveau de la CBT comme toute autre institution, il existe
des insuffisances pouvant constituer des entraves au bon fonctionnement d'un
service voire de toute l'organisation. Ces insuffisances peuvent se
répercuter sur l'ensemble des services de la banque entraînant
ainsi le relantissement des activités. Ainsi, après les avoir
décelées nous essayerons de suggérer quelques
recommandations.
Cependant, nous allons faire étalage des constats au
niveau du Service Opérations Internationales (OPI) et nous
suggérerons quelques recommandations.
I. CONSTATS
L'analyse critique que nous avons effectuée concernant
le fonctionnement du Service OPI nous a permis de déceler quelques
difficultés à savoir :
Ø Manuel de procédures
inadapté
Nous avons constaté lors de notre séjour au
niveau du Service OPI que le manuel de procédures n'est pas totalement
en conformité avec les tâches effectuées. En effet,
l'actuel manuel de procédures date d'une certaine époque ;
il reste encore qu'il soit peaufiné et appliqué. Ce qui prend
énormément du temps.
Ø Manque de système
d'archivage
Le Service OPI est un service traitant directement avec les
clients tant pour les opérations de change de devises que pour les
transferts. Ce qui l'amène à traiter une multitude de documents
par jour. Le Service OPI est caractérisé par une multitude de
lots de documents ; faute de système d'archivage adéquat. Ce
qui encombre les agents dans leur travail surtout en cas de recherche de
documents importants.
Ø Problème du
personnel
Il ne fait pas sans doute que le personnel du Service OPI
reste jusque là insuffisant. L'effectif de trois (3) employés
retarde le travail et cause d'énormes problèmes pour les
agents ;eut égard au nombre croissant de clients qui se
présentent dans ce service.
De même, il y a une mauvaise politique de départ
de congé au niveau de ce service.
Ø Problème du
matériel
Au problème humain s'ajoute aussi celui du
matériel. En effet, il y a un manque criard d'une machine de photocopie
et de rames de feuilles au niveau du service OPI.
II. SUGGESTIONS
Au terme des constats
énumérés ci hauts, nous formulons ici des suggestions dans
le but d'apporter une contribution à l'amélioration du
fonctionnement de ce service.
Ø Manuel de procédures
inadapté
Afin de permettre aux agents du Service OPI d'effectuer
convenablement leur travail, il importe de adapter le manuel de
procédures au contexte actuel des activités du service. Aussi,
les spécificités de l'activité bancaire et les risques qui
s'y attachent rendent impérative l'existence d'un manuel de
procédures qui doit tenir compte du changement de l'activité
surtout qu'il s'agit du Service OPI.
Ø Manque de système
d'archivage
A ce niveau, nous suggérons qu'il y ait un meilleur
système d'archivage d'autant plus qu'il existe un service chargé
de l'archivage au sein de la CBT. En d'autres termes, les documents dont la
durée de l'opération a dépassé l'an doivent
être évacués vers le Service Archivage. Comme la loi
l'exige, les documents comptables doivent être conservés pendant
une durée de cinq (5) ans. Il est intéressant d'améliorer
le système d'archivage des documents ; ce qui facilitera leur
recherche en cas de besoins.
Ø Problème du
personnel
Un accroissement d'effectif par le recrutement d'un (1) ou
deux (2) agents supplémentaires pourrait permettre une exécution
plus rapide du travail et ainsi mieux satisfaire les clients. L'agent, parti en
congé, devrait être remplacé pour combler le vide qu'il a
laissé. Ce qui implique une meilleure politique de départ de
congés.
Ø Problème du
matériel
Concernant le problème du matériel, nous
suggérons qu'il y ait une machine de photocopie pouvant faciliter le
travail des agents du service OPI. De même, une disponibilité
permanente de rames de papiers serait la bien venue.
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