De la bibliothèque manuelle à la bibliothèque hybride: cas du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO

AUTOMATISATION DES ACTIVITES DOCUMENTAIRES

TACHES REALISEES

« En 1988, la nouvelle Bibliothèque des Sciences de la Santé et Centre de Documentation (HLT) a été achevée à temps pour que les délégués à la trente-huitième session du Comité régional puissent la voir en fonctionnement. HLT fournira les services suivants : i) information du public par l'intermédiaire d'expositions; ii) information scientifique, technique et gestionnaire; iii) banque de données pour consultation par le personnel du Bureau régional et par le public. Un nouveau bâtiment de deux étages abrite maintenant non seulement les livres et les documents mais aussi une base moderne de données. Parmi les équipements d'informatique qui sont installés dans la bibliothèque, citons un système assisté par micro-ordinateur pour la recherche des fiches bibliographiques sur logiciel Cardbox et un CD-ROM (lecteur de disque compact). Le nouvel équipement doit faciliter l'accès direct à MEDLINE/MEDLARS. Depuis que le Bureau du Représentant de l'OMS est le point focal pour les documents de l'OMS dans les pays, il est prévu que les micro-ordinateurs soient éventuellement installés dans chacun des bureaux des Représentants de l'OMS de façon à ce que les disquettes sur la documentation disponible au niveau du bureau pays puissent aussi être facilement consultées dans chaque pays»^23(*).

Cet extrait du rapport biennal du Directeur régional de l'OMS/AFRO, écrit en 1988, annonçait avec bonheur les profonds bouleversements intervenus au Centre de Documentation de l'OMS/AFRO. Ce rapport, appuyé par deux images : un ordinateur et une nouvelle salle de lecture, mentionne également que « la nouvelle Bibliothèque et Centre de Documentation de l'OMS/AFRO, rapproche de la scène de l'action la santé et l'information médicale». Il s'agit là d'une véritable rupture qui ne met, peut-être, pas fin aux pratiques manuelles ou classiques, mais qui contribue à améliorer les conditions de gestion et de diffusion de l'information.

Comme le rappelle Jean Michel, nous pouvons dire que «les années 1970 marquent l'avènement de l'informatique qui va révolutionner le monde de la documentation»^24(*). Les centres informatiques des organismes d'étude ou de recherche vont être impliqués dans l'informatisation des fichiers des centres de documentation et, l'on commence à parler des bases ou banques de données bibliographiques. Désormais, il devient possible, pour le chercheur, pour l'ingénieur ou pour le médecin, de retrouver facilement des documents qui l'intéressent dans ces «nouveaux réservoirs» d'information et, cela grâce aux logiciels de recherche documentaires (PASCAL) avec des opérateurs booléens (Et, ou,sauf, Or, and, Not) sans oublier les troncatures de proximités (< >,+,-,...). En fait, ces bases de données ne sont que des ensembles virtuels d'information, l'image informatique physique des titres et des descriptions bibliographiques des documents encore conservés sur les rayonnages des centres de documentation ou bibliothèques. C'est en ce moment précis que l'on commence à parler de «l'informatique documentaire» : un nouvel atout pour les professionnels de l'information (bibliothécaires, documentalistes et archivistes) que Deweze définit comme

«l'ensemble des interventions de l'informatique dans les diverses phases de production et d'utilisation des documents : production des textes, diffusion par l'éditeur, gestion par la bibliothèque, analyse et indexation pour la constitution des bases de données bibliographiques et pour la diffusion sélective de l'information, logiciels pour l'interrogation de ces bases de données»^25(*).

Si en 1970 l'informatique révolutionne progressivement la pratique documentaire dans le monde, il faut dire que c'est une décennie après (en 1988) que cette pratique sera intégrée au Centre de Documentation du Bureau régional pour l'Afrique de l'Organisation Mondiale de la Santé, grâce à l'appui technique et humain de la Bibliothèque du Siège à Genève.

L'avènement de l'informatique dans le Centre de Documentation de l'OMS/AFRO a permis à la Direction du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique de comprendre l'intérêt de renforcer les effectifs de cette unité documentaire par des documentalistes qualifiés. C'est ainsi qu'un documentaliste francophone et un documentaliste anglophone furent recrutés en 1989. D'autres recrutements interviendront quelques années après. Ce personnel s'est vite réparti les principales tâches inhérentes à cette automatisation : le catalogage, l'indexation, la saisie des données sur CARDBOX et la recherche bibliographique sur MEDLINE.

L'utilisation de CARDBOX a aussi permis de mettre en place trois bases de données à savoir AFROD1 pour les publications de l'OMS en général, AFROD2 pour les publications des structures autres que l'OMS et AFRODOC pour les documents techniques du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique. La création de ces bases de données est née de cette volonté de faire une distinction entre les différentes publications disponibles. Pour la première fois, les publications sont cataloguées, indexées et saisies pour les recherches futures. Pour harmoniser les activités avec le siège et les autres Bureaux régionaux, le Centre de Documentation de l'OMS/AFRO a opté pour le MeSH (Medical Heading Subjects) et la Classification de la National Library of Medicine (NLM) des Etats-Unis. Pour l'indexation des publications françaises, un thésaurus intermédiaire a été acquis : thesaurus biomédical français/anglais de l'Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale de France (INSERM), qui est adapté du MeSH.

* ²³ OMS. Bureau regional pour l'Afrique (1998), Activité de l'OMS dans la region africaine, 1987-1988. Brazzaville: OMS, 1988. 324 p.

* ²⁴ Jean Michel, L'information et documentation : Un domaine d'activité professionnelle en mutation,

JIM 218. en ligne--Accès : http://www.enpc.fr/~michel-j/publi/JM328.htm

* ²⁵ Deweze, André (1993), Informatique documentaire, 4^ème édition, refondue et actualisée, Paris: Masson, 1993. 292 p