De la bibliothèque manuelle à la bibliothèque hybride: cas du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO

TACHES NON REALISEES

Depuis la création du Centre de Documentation c'est à partir de 1988 que l'outil informatique a bouleversé les habitudes du personnel et des lecteurs. Avant cette automatisation, le Kardex, composé de plusieurs fichiers de tous les documents disponibles dans le fonds documentaire, constituait la clef principale de la recherche documentaire. Cette recherche était malheureusement fastidieuse. Elle prenait beaucoup de temps en fouillant fiches par fiches. Le logiciel CARDBOX, avec ses bases de données AFROD1, AFROD2 et AFRODOC, sont venus modifier cette pratique, car l'introduction d'un simple mot-clé permettait aux documentalistes et aux utilisateurs de lister tous les titres relatifs au sujet de recherche. La satisfaction est alors partagée entre les documentalistes qui diffusent l'information et les chercheurs qui obtiennent cette information à temps. Ce qui offre des solutions à leurs besoins. CARDBOX a également permis de produire des bulletins des nouvelles acquisitions susceptible de mettre le lecteur au courant des nouveautés du Centre de Documentation.

Cette pratique a permis d'avoir régulièrement une idée sur le fonds documentaire. L'introduction de CARDBOX au Bureau régional a eu un effet d'entraînement sur les bureaux de Représentation. Avec l'installation du logiciel CARDBOX, la nécessité de recruter des documentalistes dans la plupart des Bureaux de représentation de l'OMS dans les Etats membres s'est fait sentir. Ce besoin a valorisé le métier de documentaliste bibliothécaire. Ainsi, s'est développé un vrai réseau entre le Centre de Documentation du bureau régional et ceux des Bureaux de la représentation de l'OMS.

Si jusqu'en 1988, le personnel du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique consultait simplement les bibliographies spécialisées comme l'Index Medicus et Current Contents pour localiser les articles demandés par les usagers, les recherches sur MEDLINE ont permis de vite repérer les articles disponibles dans le Centre de Documentation, bibliothèques ou centres de documentation au niveau mondial. Pour la première fois, le personnel ne va plus simplement compter sur son fonds documentaire pour subvenir aux besoins des usagers. Cette pratique a eu l'avantage de proposer aux usagers des résumés ou des références correspondant au sujet de recherche. Le Chercheur étoffe sa bibliographie et découvre parfois des articles qui lui étaient inconnus au départ. Pour atteindre de meilleurs résultats, MEDLINE permet de limiter la recherche à une langue, à une année de publication, à un journal ou à une combinaison de plusieurs aspects. Si avec le livre physique le prêt limite parfois la recherche, MEDLINE permet aux utilisateurs de consulter plusieurs CD-Rom sur un même sujet ou divers sujets.

Mais MEDLINE qui passait pour la solution idéale en matière de recherche a montré aussi ses faiblesses. En effet, les recherches documentaires sur CD-Rom ont augmenté le besoin d'obtenir des photocopies, car MEDLINE ne se limite qu'aux résumés d'articles ; ce qui produit un travail supplémentaire pour les Documentalistes. Une fonction de Delivery System chargée des photocopies s'est alors créée. Un mécanisme, favorisant l'obtention des articles publiés dans plusieurs revues médicales à partir d'autres sources ou des services spécialisés dans la fourniture des photocopies, a été développé. Il consistait à passer par la Bibliothèque du Siège à Genève, qui à son tour transmettait les requêtes à la British Medical Association (BMA) basée à Londres, en Angleterre. Ce mécanisme était fastidieux et lent. Ainsi, un chercheur, un professionnel de la santé ou un étudiant en médecine basé dans un pays membre devait remplir une fiche de recherche documentaire qu'il dépose au Bureau de la Représentation de son pays pour transmission au Bureau régional. Après le traitement de la recherche, le Centre de Documentation du Bureau régional envoie les résultats de la recherche au Bureau de la Représentation du pays concerné qui le transmet au chercheur. Comme conséquence, l'intéressé qui découvre le listing avec des articles pertinents est obligé de cocher ceux pour lesquels qu'il aimerait avoir la photocopie des textes intégraux. Le Bureau de la représentation se devait encore d'envoyer au Bureau régional la liste des choix opérés, qui à son tour les envoyait à Bibliothèque de Genève pour transmission à la British Medical Association. Celle-ci suivait le même processus pour faire parvenir les photocopies à l'intéressé.

Ce travail très fastidieux, exigeait le paiement préalable des coupons réponses, la vérification des titres de périodiques disponibles à la British Medical Association, la dactylographie des titres retenus et l'envoi de l'enveloppe à Genève. Malgré sa lenteur, ce mécanisme a servi pendant une décennie de base pour la recherche documentaire au Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS.

2.3. MUTATIONS INDUITES PAR LE NUMERIQUE

Avant de traiter des mutations induites par le numérique au Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique, il nous paraît essentiel d'apporter un éclairage succinct sur les différents termes actuels en matière des nouvelles technologies de l'information. Ces termes, parfois confus, sont au coeur de plusieurs débats entre professionnels de l'information. Parmi eux, un accent particulier est mis sur la «bibliothèque virtuelle», la «bibliothèque numérique» ou «électronique» et la «bibliothèque hybride».

La bibliothèque virtuelle renvoie au terme virtuel défini par Jean-Claude Guédon comme l'opposé du véritable, du concret, pas du réel^26(*). Autrement dit, il désigne l'état de simple possibilité, à un processus d'évolution. La bibliothèque virtuelle devient comme une bibliothèque en transition, et possible d'être concrétisée. Elle ne sera plus virtuelle dès lors qu'elle sera concrétisée.

La bibliothèque numérique, synonyme de la bibliothèque électronique, désigne par contre un «système d'information dans lequel toutes les ressources d'information sont disponibles sous une forme traitable par l'ordinateur et dans lequel toutes les fonctions d'acquisition, d'accès et de visualisation utilisent les techniques numériques»^27(*). La bibliothèque hybride quant à elle est une bibliothèque classique qui ajoute à ses ressources traditionnelles des ressources électroniques sur support, ainsi que des ressources accessibles sur le Web et, qui gère le tout dans une même politique documentaire.

Tous ces concepts sont nés avec le développement des nouvelles technologies de l'information et sont étroitement liés à Internet.

L'avènement d'Internet dans le Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique n'a pas fait l'objet d'une déclaration officielle comme l'a été l'informatisation de cette unité documentaire. Internet s'est imposé par le biais du bouche-à-oreille, d'une expérience partagée avec des collègues et surtout avec la découverte de PUBMED qui a vite déclassé l'usage de MEDLINE sur CD-ROM. MEDLINE ayant été jusqu'en 1999 la seule possibilité électronique d'accéder aux informations médicales internationales, la disponibilité des mêmes ressources sur le Web a été reçue, pour un Centre de Documentation qui a connu un pillage dû à la guerre au Congo, comme une véritable libération, une bouée de sauvetage et une véritable rupture. La curiosité et le plaisir d'utiliser un outil fascinant ont conduit à la connaissance des moteurs de recherche tels que ALTAVISTA (www.altavista.com), COPERNIC (www.copernic.com), YAHOO (www.yahoo.com) et GOOGLE ( www.google.com) accessibles sur Internet. Mais qu'est-ce que Internet ?

«Le mot Internet est composé du préfixe Inter qui indique un lien entre deux éléments et le mot Net qui est traduit de l'anglais par réseau. Internet est alors un lien entre deux ou plusieurs réseaux informatiques, «un réseau de réseaux». En fait, il s'agit du plus grand réseau informatique de la planète. Il regroupe une multitude de réseaux régionaux, gouvernementaux et commerciaux. Tous ces réseaux discutent entre eux par le biais du même protocole de communication, TCP/IP. Internet est un réseau physique de télécommunications sur lequel on retrouve d'innombrables ressources logiques tels que le courier électronique Telnet, les transferts de fichiers par FTP, Gopher, Internet Relay Chat ( IRC), I Seek You ( ICQ), les nouvelles Usenet, Wais, WWW, etc. Plusieurs types d'accès sont possibles. Trois éléments sont essentiels pour la communication Internet : un ordinateur, un périphérique de communication (carte réseau ou modem) et un logiciel de communication TCP/IP. Internet est donc un réseau informatique à l'échelle de la planète. C'est-à-dire un grand nombre d'ordinateurs (plusieurs dizaines de millions) connectés entre eux. Ces ordinateurs sont répartis dans tous les pays et chacun d'entre eux peut échanger des informations avec les autres^28(*)

Internet est l'un des «meilleurs souvenirs» de la guerre froide entre les puissances de l'Est et de l'Ouest, car le département américain de la Défense avait mis en place dans les années 60 et 70 un réseau expérimental qui se voulait à l'épreuve des effets d'une guerre nucléaire.

« Ce réseau, appelé ARPAnet (Advanced Research Projects Agency Network), devait permettre aux fournisseurs et aux chercheurs de l'armée de s'échanger rapidement informations, documents plans nécessaires à leurs activités et ce, de façon sécuritaire. C'est la création du réseau NSFnet (National Science Foundation NETwork) et son intégration au réseau ARPAnet qui sont donc à l'origine de la première définition d'Internet, soit dans la mise en liens d'un réseau des réseaux^29(*).

Le développement de ces nouvelles technologies de l'information a abouti à une sorte de rupture dans les pratiques d'information et de la documentation. Cette migration a en effet bouleversé la gestion documentaire, les pratiques habituelles du personnel et celles des usagers du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique.

* ²⁶ Jean-Claude GUEDON, La bibliothèque virtuelle, une antinomie ? Conférence prononcée à la National Library of Medicine (Washington).. Leiter Lecture 1998. 14 p. en ligne--Accès : http://sophia.univ-lyon2.fr/francophonie/doc/nlm-fr.html

* ²⁷ Charles Oppenheim, Daniel Smithson (1999). What is the Hybrid library ? Journal of Information Science, 1999, Vol. 25, No 2, p.97-112

* ²⁸ Paul-Marc Heudre (2000), Manuel de l'internaute. Association Française de Généalogie. en ligne-- Accès : http://www.afg-2000.org/manuel_internet/internet.html

* ²⁹ Francophonie, Qu'est-ce que Internet ? en ligne--Accès : http://www.francophonie.org/decouvrir/connecte/module1/inter0.htm