1.2.3. DIFFUSION DE
L'INFORMATION
La diffusion de l'information, correspond,
après la sélection et l'acquisition (fonction
entrée : input), le traitement (fonction traitement) et le
rangement, à la troisième grande fonction (fonction de
sortie : output). Celle-ci justifie l'existence du centre de documentation
au sein d'une administration. C'est très souvent à partir de la
diffusion qu'on évalue les prestations fournies par une unité
documentaire. Ces prestations documentaires sont constituées des
services et des produits proposés et fournis par le centre de
documentation. Les services offerts aux utilisateurs sont l'accueil clairement
identifié, la consultation aisée des documents, l'aide à
la recherche et la circulation des documents. Les produits, par contre, sont
définis en fonction des types, catégories d'utilisateurs.
Le premier aspect de la diffusion de l'information dans un
centre de documentation c'est la politique d'accès adoptée.
Depuis sa création, le Centre de Documentation de l'OMS/AFRO pratique
l'accès libre. Tout utilisateur qui vient au centre de documentation
est libre de consulter les revues ou les autres publications exposées
sur les rayonnages. Toutefois, un accès indirect est pratiqué
pour les documents officiels stockés dans la salle des collections
historiques.
Pour permettre au personnel du Bureau régional et aux
usagers externes d'être au courant des nouvelles acquisitions, le
personnel du Centre de Documentation élaborait une liste manuelle des
nouvelles acquisitions. Cette pratique était basée sur les
enregistrements des acquisitions. Quant aux revues, elles étaient
simplement conservées. Suivant le profil des fonctionnaires du Bureau
régional, une nouvelle pratique, liée à la circulation des
périodiques, est intervenue en 1988 : l'instauration d'un
prêt interne en étoile. Un petit réseau de fonctionnaires
recevait régulièrement ces périodiques.
En effet, tout membre du Bureau régional ou de l'OMS
peut emprunter un livre au Centre de documentation. Ce prêt ne se limite
qu'aux livres. Il exclut les revues et les usuels. Le Centre de Documentation
facilite l'obtention gratuite des photocopies à 10 pages par
consultation.
1.2.4. AVANTAGES ET INCONVENIENTS
Les opérations manuelles, qui couvrent le circuit du
document au centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour
l'Afrique, montrent davantage de faiblesses que de forces. Ces faiblesses
n'étaient pas à l'ordre du jour avant l'informatisation puisque
la science ne proposait que le support papier pour acquérir les
documents et diffuser l'information qu'ils contiennent. Elles se
résument dans:
v la sélection des titres des livres et des revues
à partir des catalogues manuels ;
v les correspondances manuelles pour le suivi des
commandes ;
v le rangement des documents;
v la recherche des documents sur les rayons et la fourniture
des photocopies.
Bien que placé sous la responsabilité d'un
Bibliothécaire, le Centre de Documentation, dont l'essentiel du
personnel était composé des personnes formées sur le tas,
n'était pas très ouvert au monde interne et externe. Il jouait
essentiellement les missions de conservation ou de stockage spécifiques
à une bibliothèque classique. Malgré la construction d'un
nouveau bâtiment pour le Centre de Documentation, les opérations
manuelles ont provoqué l'accumulation des documents. La
conséquence est l'encombrement de la salle de lecture. Le besoin de tout
préserver, même les doubles des numéros de
périodiques n'était pas d'augure à faciliter les
recherches documentaires. Néanmoins, cette pratique a comme avantage la
disponibilité pérenne du document. Lorsque le personnel sait
à partir de quel rayon le prendre, le livre est rapidement remis au
lecteur.
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