De la bibliothèque manuelle à la bibliothèque hybride: cas du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO

1.2 COLLECTE, TRAITEMENT ET DIFFUSION MANUELS DE L'INFORMATION

Le terme manuel utilisé ramène essentiellement aux différentes étapes classiques de la chaîne documentaire. Il s'agit, en effet, des activités assurées dans la plupart des centres de documentation. La fonction du centre de documentation se voudrait :

« Dans une institution importante (administration, organisation, entreprise), le centre de documentation a pour fonction de rassembler les principaux documents utiles pour que les cadres qui en ont besoin les retrouvent aisément, et pour éviter que deux services n'achètent pas séparément les mêmes ouvrages très chers. L'information est l'auxiliaire indispensable du travail intellectuel. Il faut qu'elle soit facilement localisable et repérable. C'est le rôle du centre de documentation de recueillir, acquérir, répertorier, conserver et mettre en circulation l'information nécessaire à la vie de l'organisme pour le quel il travaille»^16(*).

1.2.1 COLLECTE

Depuis la création du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO, l'essentiel du fonds documentaire est composé des publications de l'OMS/AFRO. Ces livres sont de plusieurs formes. Il s'agit de ce que certains aimeraient mieux appeler « monographies», des publications qui sont des unités intellectuelles en un seul ou en plusieurs volumes ou encore « livres scientifiques spécialisés, traités scientifiques intra disciplinaires ou interdisciplinaires portant sur des sujets précis, les monographies sont habituellement rédigées par des spécialistes à l'intention d'autres spécialistes»^17(*). Pour les acquérir, les premières pratiques consistaient à consulter les catalogues des ouvrages publiés par l'Organisation Mondiale de la Santé. Le Bibliothécaire, seule personne qualifiée en bibliothéconomie, sélectionnait les titres pertinents et les transmettait au Comité de la Bibliothèque pour avis. Ce Comité était mis en place par le Directeur régional pour permettre au Centre de Documentation d'acquérir des documents susceptibles de couvrir tous les secteurs d'activités du Bureau régional.

Cette pratique correspond d'ailleurs aux conseils de Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy lorsqu'ils écrivent :

«Mettre en place un fonds documentaire en adéquation avec les besoins définis des utilisateurs est une des manières d'appliquer la complémentarité entre utilisateur et documentaliste : le documentaliste a besoin des avis et conseils des utilisateurs, leurs demandes guident et orientent utilement les achats ; l'utilisateur a besoin des compétences du documentaliste pour trouver et obtenir des documents dans les meilleures conditions. La manière la plus rationnelle d'organiser cet échange est de le concrétiser sous forme d'une commission annuelle. C'est une pratique qui tend à se généraliser et qui présente un certain nombre d'avantages. La composition de cette commission doit être envisagée de manière à ce que tous les besoins émergent, ceux de l'ensemble des services et comme ceux de la direction»^18(*).

En mettant en place ce comité, le Directeur régional tenait, effectivement, compte des besoins des programmes et des directions et nommait ceux qui montraient leur intérêt pour la documentation. Cette pratique, mise en oeuvre par les anciens directeurs régionaux, n'est plus appliquée depuis quelques années. Elle vient, cependant, d'être réhabilitée.

Le Centre de documentation, qui consulte la Bibliothèque du Siège à Genève sur le choix des ouvrages à acquérir, dispose dans son fonds des documents techniques rédigés par des experts et des manuels permettant aux professionnels de la santé d'améliorer leurs connaissances. Plusieurs autres ouvrages, non produits par l'OMS, sont acquis grâce aux catalogues internationaux. Il s'agit surtout des manuels traitant de la médecine tropicale et des manuels de référence comme les dictionnaires, les annuaires, les atlas et autres usuels. Parmi tous ces livres qui constituent le fonds du Centre de documentation, il y a ceux obtenus sous forme de dons. Il s'agit des ouvrages que les chercheurs du monde entier adressent au Directeur régional qui à son tour les transmet au Centre de Documentation.

Ainsi, pour permettre aux Chercheurs d'être au courant des innovations en matière de santé et de médecine, un abonnement à plusieurs revues scientifiques et médicales s'est imposé. Il s'agit des

«publications en série dotées d'un titre unique, dont les livraisons généralement composées de plusieurs articles répertoriés dans un sommaire se succèdent chronologiquement à des intervalles en principe réguliers»^19(*).

Cet abonnement sur support papier était d'abord facilité par la Bibliothèque de l'OMS à Genève. Aujourd'hui, toutes les bibliothèques et centres de documentation des Bureaux régionaux utilisent directement les services d'un sous-traitant basé à Berne, en Suisse. A coté de ces grandes revues internationales ou africaines, le Centre de Documentation reçoit, presque automatiquement, les publications en série de l'OMS. Elles sont appelées périodiques de l'OMS.

Le Conseil Exécutif de l'OMS, l'Assemblée mondiale de la santé, le Comité régional, ainsi que toutes les grandes réunions des Nations Unies ou de ses agences sont de principaux producteurs de documents diffusés sur support papier. Le Centre de Documentation du Bureau régional avait également pour mission de les acquérir et de les gérer. Cette mission est aujourd'hui assurée par GBS (Governing Bodies), un service chargé des relations extérieures.

1.2.2 TRAITEMENT DE L'INFORMATION

Le traitement de l'information est une fonction essentielle dans le fonctionnement d'un centre de documentation. Il s'agit du traitement intellectuel et physique de toutes sortes de documents. Cette opération est exécutée avant la mise en circulation des documents reçus par toute unité documentaire. 

Le traitement matériel de l'information englobe toutes les étapes de la réception, de la vérification et de l'enregistrement du document. Depuis la création du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO, ces activités de traitement sont considérées comme administratives. On estime, en effet, qu'il s'agit des activités dont la réalisation n'exige pas une formation en bibliothéconomie. Ainsi, le Secrétaire ou Assistant Administratif est chargé de recevoir, de vérifier et d'enregistrer tout document essentiel qui arrive au Centre de Documentation. Essentiel parce que certains documents qui arrivent au centre de Documentation ne correspondent pas aux besoins réels des utilisateurs. C'est le cas de certains bulletins qui n'ont aucun intérêt scientifique.

Le traitement intellectuel du document est constitué d'une suite d'opérations qui permettent, dans un premier temps, de dégager «l'identité » du document : catalogage, puis de s'attacher à son contenu : l'analyse documentaire, la lecture du document, l'extraction des concepts, l'indexation à l'aide d'outils documentaires, tels que l'index ou le thésaurus; l'établissement d'un plan de classement grâce à une classification.

Comme on peut le constater, il s'agit des opérations techniques qui exigent des connaissances approfondies en bibliothéconomie ou en documentation. Depuis la création du Centre de Documentation jusqu'en 1988, ces opérations techniques étaient assurées soit par les bibliothécaires du Siège soit par des bibliothécaires africains notamment de la Faculté de Médecine de l'Université de Makerere, en Ouganda. Des contrats étaient signés avec ces derniers, qui étaient obligés de faire le déplacement de Brazzaville pour venir cataloguer et indexer certains documents et cela pendant une certaine période. Toutes les catégories de documents reçus n'étaient pas cataloguées. La priorité revenait aux publications de l'OMS, aux monographies, aux manuels non OMS et aux usuels.

Quant aux revues et autres publications en série, elles étaient simplement estampillées, enregistrées dans le Kardex (comportant de fiches auteurs, titres, matières) et rangées après leur réception.

Le catalogage, l'opération qui permet d'accéder au document par le (ou les) auteur (s), par le titre, par le titre de la collection et par le (ou les ) sujet (s), a réellement commencé en 1988 avec le recrutement des documentalistes. C'est avec ces nouveaux spécialistes que commencera l'indexation des documents. L'indexation, que l'ISO (International Organization for Standardization) définit comme «l'opération destinée à représenter par les éléments d'un langage documentaire ou naturel des données résultant de l'analyse du contenu d'un document ou d'une question»^20(*), n'était pas bien développée avant l'informatisation du Centre de Documentation.

* ¹⁶ INADES, Organiser et gérer un centre de documentation en Afrique : manuel de bibliothéconomie. Abidjan : INADES-DOCUMENTATION, 1991.

* ¹⁷ Centre national de recherche du Canada, Qu'est-ce qu'une monographie?. en ligne--Accès :

http://www.nrc-cnrc.gc.ca/main_f.html.

* ¹⁸ Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre Réthy, Le Métier de Documentaliste. Paris : Editions du Cercle de la Librairie, 2003. 451 p.

* ¹⁹ Définition AFNOR (Association Française de Normalisation)

* ²⁰ Norme ISO (Organisation Internationale de Normalisation) 5963