II.1.2- Adaptation au système d'information de
gestion
Le système d'information de gestion devra être
harmonisé au sein du DRB Vridi mais également au sein du
Département Contrôle de Gestion du siège.
Le service Contrôle de Gestion du DRB Vridi devra
s'assurer de la pertinence et de la fiabilité des informations
reçues avant de les remonter à la direction
générale du DRB et au siège.
II.1.2.1- Proposition d'un circuit du système
d'information
La mise en place d'un nouveau service au sein du DRB Vridi
demande un réajustement au niveau du circuit de l'information. Nous
proposons ainsi, un
modèle de circuit de l'information comme suit :
109
Figure 8 : Proposition d'un circuit d'information
au sein du DRB Vridi
(1)
(TB d'exploitation et
Reporting validés par
le
service Contrôle de
Gestion)
Direction
Générale du
DRB
Vridi
Département du
Contrôle de
Gestion
siège
(pour
consolidation des
informations)
Service Contrôle
(1)
de Gestion
(Etat, clients, concurrents, fournisseurs, partenaires...)
Informations Externes
Centres de
Responsabilité
(CR)
(élaboration des informations de
gestion)
(2)
- Modélisation
des TB, Reporting
et autres;
- Production de
documents
synthétisés pour
la
DG et le CA
- Validation des
informations de
gestion des CR;
(4)
TB général, Reporting
Synthétisés, dossiers du
(3) (5) (5)
CA, et autres documents
Comités d'Exploitation
Source : Schéma conçu à partir des
informations collectées au niveau du DCG
Informations externes
In formations et décisions émanant de la Direction
Générale du DRB Vridi
Informations provenant des Centres de Responsabilité
Information provenant du service Contrôle de Gest
(1)
110
Communication de la vision et la stratégie entre le
service Contrôle de Gestion (CG) et la Direction Générale
(DG) et le département Contrôle de Gestion et les centres de
responsabilités.
(2) Echanges entre le Contrôle de Gestion et les Centres
de Responsabilités sur les prévisions, le suivi et
l'amélioration des performances.
(3) Transmission des informations de gestion au CG.
(4) Echanges entre la Direction Générale, les
Divisions et les Centres de Profits (RB, RBB et ST) au cours des Comités
d'Exploitation et de Direction, sur la base des reporting et tableaux de bord
validés par le DCG.
(5) Transmission d'un Tableau de Bord général,
d'un Reporting synthétisé, des rapports Conseil d'administration
et autres documents.
II.1.2.2- Renforcement des capacités du
système d'information du service Contrôle de Gestion
Pour réaliser ces actions, une Equipe Projet (EP)
dirigée par le Responsable du service Contrôle de Gestion,
pourrait être mise en place. Cette équipe devrait être
composée des représentants des structures suivantes:
- la structure en charge du Contrôle de Gestion (CG)
- la structure en charge de la Technologie de l'Information et de
la
Communication (TIC)
- la structure en charge des Finances (FIN)
- la structure en charge des Etudes (ETD)
- la structure en charge de la Qualité et de
l'Organisation(QO)
- la structure en charge des Ressources Humaines (RH)
- la structure en charge des Achats et de la Logistique (AL)
- la structure en charge de l'Exploitation Commerciale (EC)
- la structure en charge du Matériel Roulant (MR)
111
- la structure en charge de la Communication (COM)
L'Equipe Projet (EP) aura pour rôle de piloter la mise
en oeuvre du Système de Contrôle de Gestion proposé et de
faire son suivi-évaluation, à l'aide d'un plan d'actions et d'un
chronogramme d'activités. Voir le tableau ci- après.
112
Tableau 18 : Plan d'action pour le renforcement
des capacités du système d'information entre le
Département Contrôle de Gestion et le service Contrôle de
Gestion du DRB Vridi
|
Activités
|
Tâches
|
Durée
|
Acteurs
|
Indicateur
|
|
Formaliser tous les processus du Système d'Information de
Gestion (SIG)
|
Identifier les processus formalisés à modifier
|
3 mois
|
CI, EP, CR, QO
|
Processus modifiés / processus à modifier
|
|
Identifier tous les
processus non formalisés
|
Processus formalisés / processus à formaliser
|
|
Sécuriser tout le circuit de l'information de gestion
|
Faire la cartographie des risques
|
3 mois
|
CI, EP, CR, QO
|
Circuit de l'Information de Gestion entièrement
sécurisé
|
|
Mettre en place des mécanismes de gestion des risques
identifiés
|
|
Doter le SIG des moyens nécessaires pour son bon
fonctionnement
|
Exprimer les besoins en matériels nécessaires
|
3 mois
|
TIC, AL, CR, EP
|
Moyens reçus /moyens prévus
|
|
Adapter le logiciel de comptabilité analytique aux besoins
actuels
|
CG, TIC, CR, EP
|
Logiciel actualisé
|
|
Actualiser tous les logiciels nécessaires au bon
fonctionnement du SIG
|
CG, TIC, CR, EP
|
Logiciels actualisés
|
Source : Tableau conçu par nous
113
Activités
|
Tâches
|
Durée
|
Acteurs
|
Indicateur
|
|
Doter le SIG des moyens nécessaires pour son bon
fonctionnement
|
Créer une base de données Clientèle
|
3 mois
|
EC, QO, CG, TIC
|
Base de données Clientèle créée
|
|
Restructurer le système d'évaluation du
personnel
|
RH, EP, CR
|
Système d'évaluation du personnel
restructuré
|
|
Achever la réorganisation de l'entreprise
|
DG, CG, QO, CR
|
organigramme intégral et charte fonctionnelle
diffusés
|
|
Pourvoir aux postes vacants
|
DCG, RH
|
Notes de nominations
|
|
Concevoir un tableau de bord général et un
Reporting global pour la Direction générale
|
Choisir des indicateurs clients, financiers, processus internes
et ressources humaines significatifs
|
3 mois
|
DCG, CR
|
Existence d'un tableau de bord et d'un reporting pour la
Direction Générale
|
|
Concevoir des modèles de tableaux de bord et reporting
spécifiques aux différents Centres de Responsabilité
|
Décliner le tableau de bord et le Reporting de la DG en
outils spécifiques pour chaque CR
|
Existence de
tableaux de bord et reporting spécifiques aux
différents CR
|
|
Evaluer les outils mis en place et les corriger au besoin
|
Traiter les plaintes et suggestions des utilisateurs
|
4 mois
|
EP, DCG
|
Outils évalués et corrigés
|
Source : Tableau conçu par nous
114
| 
