II.3- Mise en place d'outils
Les outils utilisés seront les indicateurs de mesure de
performance, les tableaux de bord.
Un indicateur est une représentation chiffrée
d'un phénomène qu'on veut mettre sous contrôle. Plus
spécifiquement en matière de gestion, un indicateur est une
donnée (nombre, cotation, évaluation...) permettant d'objectiver
une situation, d'en rendre les caractéristiques lisibles et
interprétables. Un indicateur est nécessairement quantitatif ; il
l'est soit naturellement parce que rendant compte d'une donnée
directement mesurable, soit s'il rend compte d'une donnée qualitative
parce qu'il repère cette donnée sur une échelle de valeur.
Un indicateur, quel qu'il soit, peut prendre deux valeurs
remarquables, une valeur cible, qui traduit
l'objectif que l'on se fixe et une valeur en fin d'exercice,
qui traduit le niveau de réalisation de l'objectif.
Les indicateurs doivent être adaptés à la
nature et à l'organisation de la structure ou du service. En fonction de
ce dont on entend rendre compte, on doit choisir des indicateurs
spécifiques. Les indicateurs doivent permettre de :
- fixer des cibles traduisant les objectifs définis en
commun par la hiérarchie et par les gestionnaires (dans le cadre du COM
les objectifs sont fixés en concertation avec l'administration centrale)
;
- mesurer les réalisations par rapport à ces cibles
;
- comprendre et analyser ces réalisations ;
- orienter les décisions des gestionnaires dans le but
d'améliorer la performance ;
- nourrir le dialogue de gestion entre les différents
niveaux hiérarchiques.
Les indicateurs doivent respecter un certain nombre de
critères, à savoir:
- être lisibles, compréhensibles, clairs,
immédiatement interprétables ;
- être pertinents ;
- être disponibles à un coût compatible avec
les bénéfices attendus de leur
usage
- être fiables, précis, contrôlables ;
- être disponibles au cours du temps dans les mêmes
conditions ;
- être synthétiques et sélectifs.
Dans la mesure de la performance, l'un des points clés
est le cheminement qui mène jusqu'au choix d'un indicateur :
définition de la mission, de la stratégie, des objectifs, et
enfin identification des indicateurs significatifs.
Il n'y a pas d'indicateurs en soi, pas plus qu'il n'y a de
mesure ou d'analyse d'une performance en soi. Les indicateurs ne
répondront aux attentes que si, en amont, une réflexion a
été menée en termes de stratégie, d'orientations et
d'objectifs à atteindre, et si les actions ont été
identifiées et réparties selon leur priorité. En ce sens,
un indicateur n'a de sens que s'il est l'illustration d'un objectif et s'il
permet de documenter celui-ci par des cibles (valeur cible de l'indicateur).
Le mode de collecte des informations destinées à
faire vivre les indicateurs, ainsi que les modalités de compte rendu
(fréquence, destinataires...), sont également essentiels pour la
fiabilité et l'accessibilité des données de pilotage.
Enfin, il ne faut pas perdre de vue que l'établissement
des indicateurs est lié à l'exercice de planification
stratégique auquel doivent se livrer les centres de
responsabilité.
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Nous utiliserons, les indicateurs suivants (voir tableau
ci-après) :
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Tableau 9 : Liste des
indicateurs
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INDICATEURS
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OBJECTIFS
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Indicateurs descriptifs
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Description des moyens matériels et humains qui sont
mis à disposition par l'organisation pour atteindre les objectifs
qu'elle s'est fixée.
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Indicateurs économiques
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Description des moyens financiers (ressources et
dépenses) mis en oeuvre par l'organisation pour mettre en place les
activités.
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Indicateurs d'efficacité
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Relation entre les résultats obtenus et les
résultats attendus : l'efficacité est à son maximum
lorsque tous les résultats attendus sont atteints.
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Indicateurs d'efficience
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Relation entre les résultats obtenus et les ressources
utilisées : l'efficience sera considérée comme excellente
si les résultats sont atteints en utilisant le moins de
ressources possible.
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Source : Marie BOITIER, Thèse de doctorat en sciences
de gestion, « Le Contrôle de Gestion : une fonction aux prises
avec les transformations organisationnelles et techniques des
entreprises-L'exemple des systèmes de gestion intégrée.
», 2002, Université des sciences sociales-Toulouse I.
Les indicateurs choisis au sein du DRB répondront aux
différentes attentes du Département Contrôle de Gestion
dans la gestion budgétaire et analytique des activités du DRB,
à une période précise. Les indicateurs permettront
d'élaborer le tableau de bord du DRB.
Un tableau de bord est un ensemble d'indicateurs, à un
niveau suffisamment agrégé, à destination des responsables
quel que soit leur niveau hiérarchique (directeurs et sous-directeurs
d'administration centrale; chefs de services déconcentrés; etc.),
en vue de leur permettre de connaître l'état d'avancement des
programmes ou des orientations dont ils doivent assurer la mise en oeuvre et
pour lesquels ils doivent atteindre un objectif spécifique. C'est un
outil d'aide à la gestion, conçu pour analyser la performance.
Le tableau de bord est centré sur les points
clés de gestion, c'est-à-dire sur les objectifs majeurs,
prioritaires, stratégiques et/ou sur les risques liés à
l'activité de la structure à un instant donné, et qu'il
est nécessaire de suivre de près, de placer sous le
contrôle de l'unité ou du service afin d'éviter
d'éventuels dérapages. Comme il est axé sur les points
clés de gestion, le tableau de bord n'a pas vocation à couvrir
tous les champs de l'activité d'un service ou d'une entité.
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Le tableau de bord, en tant qu'outil de pilotage, présente
plusieurs intérêts. Il permet en effet de :
- construire les bases d'un système de management
stratégique intégré afin de :
- clarifier et rendre lisible la stratégie de
l'organisation ;
- communiquer la stratégie à tous les niveaux de
l'organisation ;
- rendre cohérents les objectifs des services et des
individus avec la stratégie
globale ;
- relier les objectifs stratégiques à la
programmation et à la budgétisation ;
- procéder périodiquement à des analyses et
évaluations de performance ;
- mettre en cohérence ses processus managériaux
;
- faciliter la mise en oeuvre de la stratégie à
long terme par l'ensemble de
l'organisation.
Une méthode de conception et de mise en place des tableaux
de bord :
1- Identifier la structuration des responsabilités.
2- Définir les points clés de la gestion
3- Construire les indicateurs.
4- Réaliser les maquettes de tableaux de bord.
5- Tester et valider indicateurs et maquettes.
6- Diffuser les tableaux de bord et accompagner leur mise en
place.
Le tableau de bord doit être :
- court (peu de pages) ;
- clair (qualité de mise en page, visualisation) ; -
parlant (significatif/message) ;
- pertinent (problématique/enjeux).
Après avoir expliqué de manière
théorique la méthode de notre travail, la mise en pratique sera
détaillée dans le deuxième chapitre.
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