II.2- Adaptation au Système d'Information de Gestion
Dans le cadre d'une démarche de contrôle de
gestion, le système d'information doit fournir des données
fidèles relatives à :
- L'activité des services (production, relations avec
les usagers, la clientèle ou les partenaires...) ;
- Leur environnement (physique, social ou économique) ;
- Les moyens physiques et financiers engagés
(personnel, patrimoine, recettes, dépenses...) ;
- Leur performance (l'efficience de la gestion, la
qualité de services, l'impact envers les usagers ou envers les citoyens
en général).
Les produits du système d'information sont des
indicateurs plus ou moins élaborés, qui peuvent être des
résultats statistiques ou des ratios dont le but est de rendre compte
d'une façon synthétique et systématique de la
réalité des
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activités, des services, de leur environnement et de la
performance de ces services.
Le système d'information est indispensable au
Contrôle de Gestion. Il fournit aux décideurs les données
nécessaires à la fixation des objectifs et à la prise de
décision. S'agissant de la mesure de la performance, il fournit les
indicateurs et les informations qui figurent dans les tableaux de bord et les
ratios de gestion en vue du pilotage et du reporting.
Le reporting et les états de comptes rendus permettent
au niveau hiérarchique supérieur concerné et/ou à
d'autres services aux problématiques de gestion proches :
- de réaliser un suivi de synthèse, commun et
partagé, des réalisations ;
- de procéder à leur analyse ;
- de coordonner les éventuelles actions correctives
à entreprendre pour atteindre les objectifs visés ;
- de mesurer la performance.
Pour réussir la mise en place d'un système
d'information il faudra :
- veiller à construire le système de reporting
en cohérence avec la segmentation des responsabilités telle
qu'elle existe au sein de la structure concernée.
- ne pas limiter le système d'information de gestion
à la production de documents liés au reporting.
- définir précisément les attentes, en
termes d'information, de la personne qui va être destinataire des
résultats et les réactualiser si les priorités
changent.
- veiller à l'implication forte des dirigeants dans
l'analyse des réalisations rapportées dans les états de
comptes rendus et la régularité de cette analyse.
- veiller à la concrétisation des
décisions prises au regard de l'analyse qui en est faite.
- dans les premiers temps, accompagner la mise en oeuvre par
des formations et/ou de l'assistance à la production des états de
comptes rendus.
L'état de compte rendu issu du reporting constitue une
des composantes du tableau de bord du niveau supérieur. En effet, le
tableau de bord d'un
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service comprendra des indicateurs de pilotage de son
activité. Une partie de ces indicateurs fera l'objet, sous une forme
plus ou moins agrégée et selon une périodicité qui
pourra être moins rapprochée, d'une remontée au niveau
supérieur (processus de reporting). Les éléments
correspondants constituent l'état de compte rendu, qui va lui-même
alimenter une partie du tableau de bord du niveau supérieur.
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