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La structuration des flux d'information, s'inscrivant dans une démarche d'uniformisation des méthodes, permet-elle d'améliorer la productivité d'une équipe ?par Lolie DELETANG ULCO Dunkerque - Master 2 Gestion de la production, achat, logistique 2019 |
Chapitre 3 : Présentation des méthodes utiliséesDans ce chapitre 3 seront présentés les outils et méthodes utilisés pour analyser et traiter la problématique ainsi que le rétro planning du projet. Afin de pouvoir analyser et traiter ma problématique j'ai fait le choix d'utiliser 2 grandes méthodes, il s'agit dans un premier temps à travers la méthode APTE d'identifier et analyser les fonctions principales du projet que ce soit les fonctions de contraintes et ou les fonctions objectifs puis dans un second temps à l'aide de la méthode Work Breakdown Structure (WBS) il s'agit de découper le projet en lot de tâche afin de pouvoir les trier par ordre de priorité et donner un fil conducteur au projet. Toutes les méthodes et tâches qui sont citées ci-dessous ont été suivi à l'aide d'un tableau note de suivi du projet un extrait de celui-ci est présentée en Annexe 2: "Tableau Note de suivi du projet", Source : Lolie DELETANG, 2019. 1. La méthode APTE : Méthodes employées pour l'analyse de la problématique La première étape lors de l'analyse de la problématique a été de résumer les fonctions principales du projet. J'ai choisis la méthode APTE, elle a été créée par Gilbert Barbey en 1964 « elle désigne une méthode d'analyse fonctionnelle et d'analyse de la valeur pour la conduite de projets d'innovation et d'optimisation »7. Elle me paraissait être la méthode la plus conforme à mon projet ainsi : Les fonctions principales du projet sont les suivantes : Ce sont les fonctions pour lesquelles le projet est élaboré, donc en fait celles qui pourraient répondre aux exigences de l'utilisateur. - FP1 : Obtenir une information en temps réel - FP2 : Faciliter la prise de rendez-vous client - FP3 : Uniformiser les interfaces - FP4 : Contractualiser les prestations Les fonctions contraintes du projet sont les suivantes : Elles sont un lien entre le produit et un élément de l'environnement. Elles naissent d'une contrainte imposée par un élément extérieur, de l'existence d'une exigence particulière de l'utilisateur voire de la présence de norme* et législations. - FC1 : Doit respecter le référentiel - F : Doit être résistant au changement - FC3 : Ne doit pas apporter de nouveaux outils - FC4 : Doit être facile d'utilisation - FC5 : Doit comporter toutes les fonctionnalités requises par les utilisateurs 7 https://fr.scribd.com/doc/54949280/la-methode-apte
40 Figure 9 : "Schéma d'analyse des fonctions du projet - méthode APTE" Source : Lolie DELETANG, 2019. En recherchant les liaisons entre : - Les éléments extérieurs par l'intermédiaire du produit, on obtient les fonctions principales. - Chaque élément extérieur est le produit, on obtient les fonctions contraintes. 2. La méthode WBS : Méthode employée pour le traitement de la problématique et la réalisation du projet Dans cette seconde partie il s'agit d'étudier de manière plus approfondis la méthode utilisée pour la réalisation du projet, dans un premier temps il semble nécessaire de présenter la méthode et d'expliquer le choix de celle-ci, puis par la suite il semble indispensable d'expliquer de manière détaillé les lots de tâches liée à la méthode. Dans le cadre du projet d'uniformisation des méthodes j'ai décidé d'utiliser la méthode du WORK BREAKDOWN STRUCTURE afin de sous diviser mon projet en lot de tâches à suivre. Selon Laurent GRANGER « la gestion d'un projet est facilitée si ce dernier est divisé en plusieurs parties. Le WBS - Work Breakdown Structure met en oeuvre ce principe en proposant une méthode opérationnelle pour organiser un projet le subdivisant en unités gérables. Ou plus communément appelé WBS »8 j'ai donc divisé mon projet en 6 étapes, ce découpage aboutit sur des sous-projets de l'étape 0 étant l'étape de suivi tout au long du projet à l'étape 5 qui est le rendu final de celui-ci. Les étapes sont sous divisées en lots de tâche à réaliser. 8 Source : https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/work-breakdown-structure.htmde Cette méthode m'a permis : - D'avoir une meilleure planification, la décomposition suivie a facilité l'estimation des durées à accorder à chaque opération. Elle donne en outre une vision globale du travail à faire grâce à une représentation visuelle - D'être maitre du suivi, d'affecter des jalons et revoir l'articulation des travaux - D'avoir une meilleure communication, elle simplifie les échanges entre les parties prenantes et fait gagner du temps à tous en offrant une vision exhaustive des différentes phases. - D'avoir une meilleure gestion des risques, elle a permis d'identifier les zones critiques et la mise en place de scénarios préventifs. Pour la mettre en place j'ai dû : - Effectuer un inventaire exhaustif des tâches à réaliser - Identifier les lots de travaux - Attribuer à chaque lot de travaux un responsable unique - Définir de façon claire les niveaux de responsabilités et leurs limites
41 Figure 10 : "Illustration de découpage du projet - méthode WBS" Source : Lolie DELETANG, 2019. 42 3. Méthode GANTT : planification du projet Les différentes étapes du projet suivent le cycle de vie de ce même projet, celui-ci étant simplifié en 4 phases génériques. Wysocki en 2003 et 2007 (Wysocki, 2007) distingue les cycles de vie des projets selon trois méthodes de gestion de projet : la méthode « traditionnelle », la méthode « adaptative » et la méthode « extrême ». Dans son ouvrage de 2007, il ajoute certains concepts qui approfondissent des méthodes se situant entre les divers cycles. Ici le cycle de vie de mon projet s'approche plus de la méthode « extrême » cité par Wysocki c'est-à-dire divisé en 4 grandes phases de déroulement sous découpées en étape.
Figure 11: "Identification des phases du projet" Source : Lolie DELETANG, 2019. Par la suite la mise en place d'un retro planning a semblé être la tâche logique pour l'organisation temporelle du projet. J'ai choisi la méthode du diagramme de GANTT, elle est la plus ancienne des trois techniques de planification et a été créée par Henry Laurence GANTT, ingénieur et consultant américain, il l'a mise en place en 1917. C'est donc une méthode qui a fait ses preuves dans le temps et c'est pour cette raison qu'elle a été mon premier choix. D'après lui « il fournit un calendrier graphique pour la planification et le contrôle des travaux, et l'enregistrement de la progression des étapes d'un projet. »9 Voici la version simplifiée de mon diagramme de GANTT, la version complète étant en 9 Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Henry_Laurence_Gantt 43 Annexe 3: "Diagramme de GANTT complet" Source : Lolie DELETANG, 2019.
Nous avons ainsi montré que 4 méthodes ont été utiles à traiter ma problématique. Elles ont été le fondement même de la réussite du projet. Afin de comprendre l'intérêt du découpage il convient d'étudier les grands axes de chaque étape décrite précédemment. 4. Analyse détaillée des lots de tâche du projet et des acteurs impliqués Suite à la description de la méthode WBS il semble essentiel de présenter de manière synthétique les lots de tâches associées aux étapes du projet. Ainsi cela permet d'obtenir une vision claire et concise des principales tâches réalisées tout au long du projet. Par conséquent pour chaque étape vue précédemment (hormis l'étape 0 et l'étape 5 qui sont des étapes liées au rendu universitaire et non au rendu professionnel du projet) sont associée des lots de tâches. Ce découpage est plus ou moins important selon l'importance et la durée de l'étape. A chaque lot sont associées un nombre de tâches à réaliser ainsi que qu'une durée. Ici nous verrons de manière synthétique les lots par étapes ainsi qu'une version synthétique des tâches associées à chaque lot. Afin de suivre l'avancement des tâches de chaque lot j'ai décidé de créer un tableau Excel de suivi d'avancement des tâches pouvant au fur et à mesure de l'avancement me montrer un pourcentage d'avancement des tâches. Une capture d'écran de ce fichier se trouve en Annexe 4: " Tableau statistique d'avancement des tâches du projet", Source : Lolie DELETANG, 2019. Dans le prochain chapitre les tâches décrites ci-dessous seront analysées et les retours sur les résultats seront démontrés afin de pouvoir mesurer l'efficacité de la méthode employée. 44 4.1. Etape 1 : Définition et analyse du projet Dans une première étape il s'agissait d'analyser et cadrer le projet qui m'a été confié ainsi j'ai sous divisé cette étape en 2 sous étape appelé lots de tâches. Etape 1 « Définition et analyse du projet » N° de Lot Tâches associées Rédaction d'un cahier de charges détaillées Lot 1.1 Résumé non technique des tâches appropriation du projet Identifier les compétences requises Planification du plan d'action Lot 1.2 Identification des contraintes analyse du contexte Définition de la vision opérationnelle 4.2. Etape 2 : collecte données et diagnostic de l'existant La collecte des données et l'audit de l'existant fut le travail le plus périlleux qui m'a demandé le plus de travail, c'est pour cette raison que c'est l'étape la plus subdivisée en lot de tache. Etape 2 « collecte des données utiles » N° de Lot Tâches associées
Lot 2.2 prise en main des outils de Contact avec les référents logiciels gestion Etude de la documentation liée aux logiciels Lot 2.3 Gérer les disponibilités des agents les entretiens individuels Rédaction trame des entretiens Réalisation des entretiens
Lot 2.5 Communiquer via mail les victoires à court terme Communiquer sur le projet Lot 2.6 Organisation d'un benchmarking avec un autre site du parc Réunion de benchmarking nucléaire ayant des activités similaires aux nôtres Prise de contact avec les cellules transports des autres sites 45 4.3. Etape 3 et 4 : identification des meilleures pratiques et validation des solutions Mon projet de recherche des meilleures pratiques se rapproche sensiblement de la méthode du benchmarking ainsi c'est grâce à ces actions de benchmarking interne et externe que j'ai pu identifier et rédiger un panel de solution. Etape 3 « mise en forme » N° de lot Tâches associées
Rédaction des solutions Lot 3.2 Analyse des impacts sur les activités de chaque solution analyse et rédaction des Liste des besoins matériels et humains de chaque solution solutions Analyse SOH Evaluation de la rentabilité de chaque solution Définition des indicateurs de performances Après avoir réalisé un panel de solution viable, la validation et la rédaction de celles-ci ont été faites avec la collaboration et l'accord des parties prenantes et fut la dernière étape de ce projet Etape 4 « retour sur solution » N° de lot Tâches associées
Lot 4.2 Mise en place des solutions Rédaction d'une note d'organisation Lot 4.3 Création des supports de formation des solutions retenues formation du personnel
Dans le chapitre 2 nous avons identifié les parties prenantes au projet. Désormais l'objectif est de pouvoir différencier leur degré de responsabilité dans le projet et c'est l'objet du paragraphe suivant. 46 5. Informations des services engagés dans la démarche : méthode RACI* L'outil permettant de clarifier le rôle de chacun des acteurs dans le projet : l'outil RACI RACI dans le management présente une matrice de la responsabilité qui indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque processus et activité. Cette matrice représente l'organisation du travail. La matrice RACI donne une vision simple et claire de qui fait quoi dans le projet, en permettant d'éviter une redondance de rôle ou une dilution des responsabilités. Par exemple, la responsabilité R doit être attribuée à une seule personne un sein d'une activité, tandis que plusieurs personnes peuvent être acteur A de son exécution. Il devrait y avoir au moins un R par activités. La plupart du temps la personne qui approuve l'activité R est le supérieur hiérarchique de celle qui la réalise A.
Tableau 7 : "Matrice RACI des acteurs" Source : Lolie DELETANG, 2019. 47 Rappelons que le projet se réalise sur un site nucléaire et que par conséquent certaines demarches supplémentaire obligatoire sont à prendre en compte tel que les normes ISO et la démarche qualité. 6. Synthèse sous forme de tableau Synthèse - méthodes employées Analyse du contexte Méthode APTE Découpage du projet Méthode WBS Work Breakdown Structure Rétro planning Diagramme de GANT Identification des Matrice RACI acteurs Tableau 8 : "Synthèse du chapitre 3" Source : Lolie DELETANG, 2019. Dans ce 3ème chapitre j'ai montré et ressorti les méthodes utilisées afin de traiter ma problématique de manière générale ainsi dans le chapitre suivant nous nous intéresseront à la réalisation de la mission elle-même à travers un état de l'art sur le sujet et le détail des méthodes complémentaires utilisées afin d'accomplir les lots de tâches. 48 |
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