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La structuration des flux d'information, s'inscrivant dans une démarche d'uniformisation des méthodes, permet-elle d'améliorer la productivité d'une équipe ?par Lolie DELETANG ULCO Dunkerque - Master 2 Gestion de la production, achat, logistique 2019 |
4.2. La mission principaleMa mission principale est celle détaillée dans le prochain chapitre, elle concerne la défaillance des systèmes d'information au sein de mon équipe et c'est étalé sur toute la deuxième année. Il a s'agit principalement d'une mission basée sur un audit* de l'organisation actuelle de mon équipe. Après avoir effectué une analyse interne de l'équipe nous allons à l'aide d'une méthode analyser l'environnement externe de l'équipe. 5. Analyse de l'environnement du service : méthode SWOT* Afin d'analyser l'environnement dans lequel les activités du service sont réalisées il semble nécessaire de procéder à une analyse SWOT de celui-ci. L'acronyme SWOT désigne 4 mots Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. L'acronyme anglais est majoritairement utilisé bien qu'il y ait un équivalent français, soit l'analyse FFOM pour Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces. « Le but de l'analyse est de prendre en compte dans la stratégie, à la fois les facteurs internes et externes, en maximisant les potentiels des forces et des opportunités et en minimisant les effets des faiblesses et des menaces. »1 La SWOT du projet permet d'élaborer la stratégie de réalisation du projet. Réaliser dès le début du projet, il rassemble les informations clés issues d'un diagnostic interne de l'organisation vis-à-vis du projet et d'une analyse des risques. Il permet de disposer des informations caractéristiques de l'organisation, en termes de forces, faiblesses, menaces et opportunités, dans le but d'orienter le cadrage du projet.
Menaces Risques techniques Risque intrusion manifestation Risque sismique Transition énergétique donc affaiblissement du réseau nucléaire Contexte économique et social du groupe EDF Figure 4 : "Schéma SWOT d'analyse du service" Source : Lolie DELETANG, 2019. Forces Primauté accordée à la sûreté Qualité du retour d'expérience Disponibilité des entités supérieures Organisation similaire pour tout le groupe Fortes capacités en Recherche-Développement Opérations d'intégrations verticales Des équipes compétentes et expérimentées Des partenariats avec des fournisseurs réputés et connus. Personnel spécialisé dans son domaine Communication entre les services Opportunités Standardisation des activités Forte culture d'entreprise Demande de plus en plus forte Faiblesses Parc nucléaire français vieillissant Risque technique Capacités de production qui arrivent à saturation Directives européenne sur les limites imposées aux émissions de gaz à effet de serre Conséquence de Tchernobyl et Fukushima 20 1 Source : https://www.u-psud.fr/_resources/scd/scd-Sceaux/swot.pdf?download=true 21 Dans cette analyse SWOT nous pouvons observer que le service, fait face à peu de menaces et faiblesses en opposition aux forces déjà acquises. En effet, un groupe tel qu'EDF bénéficie d'une expérience telle que l'entreprise ainsi que toutes ses entités sont capable de supporter les potentielles menaces. Afin de résumer ce premier chapitre il parait essentiel de vous en présenter une synthèse reprenant les principales informations décrites ci-dessus. Synthèse - présentation d'entreprise Entreprise EDF : Electricité De France 165 790 collaborateurs Site CNPE de Gravelines 1854 salariés EDF Service LNU : Logistique Nucléaire 145 agents Equipe DEFi : Déchets Expéditions Filtres 25 agents Place dans l'équipe Appui de l'appui technique de l'équipe 2ème ligne managériale Mission annexes Rédaction et mise à jour de notes d'organisations Validation des demandes d'utilisation produit Rédaction de procédure d'activité Mission principales Audit organisationnel de l'équipe et analyse des systèmes d'information actuel Tableau 1:"tableau de synthèse de présentation de l'entreprise EDF" Source : Lolie DELETANG, 2019. Dans ce premier chapitre il s'agissait de présenter de manière synthétique l'entreprise ainsi que l'équipe et les activités de mon service. Le prochain chapitre servira lui à présenter de manière plus détaillé l'environnement lié directement à la mission. Dans ce second chapitre nous étudierons le contexte dans lequel le sujet du mémoire a été choisi, son intérêt pour l'entreprise et pour moi. Nous verrons également le choix de la problématique du mémoire en faisant ressortir tous les enjeux et questionnements associées. 22 Chapitre 2 : Présentation du sujet de l'étude et délimitation de la problématique 1. Présentation générale du projet Le projet est ciblé sur l'organisation de la cellule transport de l'équipe DEFi du CNPE de Gravelines et ses entreprises prestataires, Il est commandité par Mr DELMARE Olivier chef de service délégué et piloté par moi-même. Dans un cadre réglementaire et industriel en constante évolution, l'activité transport est impacté directement et se doit d'être revu et réadapté aux nouvelles exigences et aux nouvelles installations. C'est dans ce cadre d'évolution que l'activité transport et les méthodes associées se verront modifiées pour reprendre une organisation logique et performante. Pour résumé la problématique l'objet du projet est de rationaliser les mouvements (entreposage, transport...) de matériel et plus précisément les flux d'informations issues de différentes sources (fichier informatique, fichier papier, application, logiciel...) en effet, actuellement les informations viennent de différentes sources conséquence du fait que chaque activité est gérée sur un outil différent. Cette gestion désordonnée des activités remonte à plusieurs années et a eu pour conséquence la perte des données. Pour illustrer mon propos voici un schéma récapitulatif de la circulation et du stockage des informations selon les activités.
Figure 5 : "les flux d'informations entre les activités de l'équipe" Source : Lolie DELETANG, 2019. Nous avons ainsi montré dans cette première partie le contexte synthétique de la problématique. Cette synthèse permet de pouvoir situer en amont le contexte, ainsi nous pouvons désormais l'étudier de manière plus détaillée. 2. Contexte du projet 2.1. Contexte physique Suivant les lieux d'origine ou de destination vers lesquels sont réalisés les transports de marchandises dangereuses, les règles à respecter ne sont pas identiques. Il est donc particulièrement important de définir les différentes zones où peuvent circuler les marchandises dangereuses. En premier lieu il faut clairement distinguer le domaine public et celui du CNPE. Ces deux domaines sont clairement délimités par la clôture de séparation du CNPE. Une centrale est divisée en plusieurs zones, le domaine nucléaire est aussi appelé zoné contrôlé (ZC).
23 Figure 6 : "les différentes zones sur un site nucléaire", Source : EDF, 2016. Au sein même du CNPE, nous distinguons le domaine nucléaire ou encore appelé la « zone contrôlée » qui réunit notamment Les aires d'entreposages « chaudes », dont font partie les aires d'ouillages potentiellement contaminé (AOC*) et l'aire d'entreposage des déchets de très faible activité (aire TFA*). Tenant compte de l'impact environnemental lié au fait d'entreposer du matériel ou des déchets potentiellement radioactif nous sommes constamment soumis à des réglementations. Par conséquent mon projet est lui-même impacté par celles-ci. 2.2. Contexte réglementaire En étant amené à manipuler ou à utiliser des marchandises dangereuses, le transport de ces produits est une opération particulièrement critique, c'est pourquoi, il existe une réglementation et des règles internes qui ont été élaborées pour diminuer ces risques. - La réglementation ADR Ne s'applique, a priori, que pour le transport de marchandises dangereuses par route, c'est-à-dire sur le domaine public. A l'intérieur d'une installation nucléaire de base (INB), et donc à l'intérieur des CNPE, c'est l'arrêté INB* du 07 février 2012 qui régit le transport des marchandises dangereuses2. 2 www.inrs.fr/dms/inrs/CataloguePapier/ED/TI-ED-6134/ed6134.pdf
Qui traitent des contrôles de radioactivité hors zones contrôlées. Elle précise les dispositions prises et les contrôles radiologiques effectuées, en sortie de zone contrôlée et hors des zones contrôlées. L'objectif étant d'éviter la dispersion de la contamination dans l'environnement. Au sein du contexte organisationnel du projet les acteurs jouent un rôle principal, car nous verrons plus tard dans ce mémoire que l'humain est au coeur des problématiques du sujet. 3. Les acteurs 3.1. Les acteurs du transport Le directeur du site n'est pas seul à assurer la responsabilité des activités du site. Pour les opérations de transport il nomme un chargé à la sécurité des transports internes : le CSIT, son rôle est de veiller au respect du référentiel du transport interne pour les transports réalisés à l'intérieur du CNPE. On distingue ensuite plusieurs intervenants qui ont chacun des rôles et des responsabilités dans l'opération de transport 3 https://www.asn.fr/ Acteurs Rôles
La Cellule Mouvement de Matériel (C.M.M) elle réunit les intervenants en charge de la préparation et de l'organisation des transports internes de matériel (ou appelé également GULI* Guichet Unique), et -regroupe aussi la cellule transport de l'équipe DEFi du service LNU à laquelle j'appartiens. La cellule mouvement matériel a un rôle central : - Elle réceptionne la demande de déplacement matériel provenant de l'utilisateur. - Elle planifie le transport - Elle met à disposition du matériel adapté : emballage, véhicule en assurant la traçabilité des emballages. - Elle réalise ou fait réaliser le chargement, le calage et l'arrimage du matériel. - Elle remplit la fiche de mouvement. - Elle assure le déplacement du colis et son suivi documentaire. Elle est composée de chargé d'affaires, techniciens et planificateurs. Le technicien DI82 L'opérateur DI82 est une personne qui a été spécialement formée pour procéder aux opérations de détection et de mesure de contamination et de rayonnement : - Il contrôle le calage/arrimage à l'intérieur du colis. - Il réalise les contrôles radiologiques sur les colis en sortie de zone contrôlée. - Il s'assure de la conformité du colis et appose l'étiquetage - Il renseigne et signe le document dI82 25 L'opérateur DI82 est salarié d'une société prestataire d'EDF. Tableau 2 : "les acteurs du transport et leurs rôles" Source : Lolie DELETANG, 2019. Parmi les acteurs cités ci-dessus, certains sont plus ou moins impliqué dans le projet. Voyons donc désormais précisément l'équipe de réalisation du projet. 26 3.2. Les acteurs du projet Afin de mieux identifier chacun des corps de métiers au sein du projet voici un tableau récapitulatif des rôles de chacun. Commanditaire Initiateur de projet, responsable de la validation de ce cahier des charges - Olivier DELMARE Equipe de réalisation :
Responsable Manager de l'équipe, implique l'équipe de réalisation dans le projet Audrey pôles DE ETIENNE KUNTZ
Prestataire Réalise l'activité sur le terrain, utilise les outils actuels, consultant A système pour une bonne maitrise des logiciels et identification des ENDEL problématiques. CERAP
Utilisateurs finaux Utilisateur finaux Prestataire - PGAC - Clients (Chargé De Travaux (Cdt), métier...) - ASN, audit, contrôle - Coordination PGAC, Cahier des Classes Techniques et Particulières (CCTP*). Tableau 3 : "Les acteurs du projet et leurs rôles" Source : Lolie DELETANG, 2019. Nous venons de voir en détail l'équipe de réalisation du projet et les acteurs impactés. Ainsi il est indispensable maintenant d'analyser le périmètre du projet et ainsi avoir toutes les informations nécessaires à la compréhension du sujet. 27 4. Périmètre de la mission Qu'est-ce que le scope* en gestion de projet ? La définition du périmètre d'un projet consiste à définir précisément ce que doit contenir et prendre en compte le projet. Le risque lorsque le périmètre du projet est mal défini, c'est qu'il faille prendre en compte de nouvelles fonctionnalités en cours de projet, et que les délais et les coûts augmentent de façon incontrôlée. Il est donc particulièrement important d'analyser en amont l'ensemble des besoins exprimés par le ou les clients, de façon à identifier le plus clairement possible les différentes fonctionnalités qui devront être prises en compte. Il est important à ce stade de ne laisser aucune place au flou ou à l'amateurisme et de faire preuve d'une grande rigueur. Chez EDF s'intéresser au périmètre d'un projet c'est s'intéresser et analyser les 6 fonctions suivantes : - Produits - Procédés - Installations - Hommes - Organisation - Environnement Produits : le produit de ma mission est une organisation, avec des méthodes et des outils ainsi que sa pérennisation permettant de maitriser les activités du transport. Procédés : pour mener à bien ma mission, j'ai décidé de m'appuyer sur la méthode PDCA (Plan, Do, Check,Act) aussi appelé Roue de Deming. Ainsi je vais devoir : Comprendre la problématique et rechercher des solutions, par un état des lieux, de la réflexion, du benchmarking et un travail d'équipe. Mettre en place les solutions par les rédactions de méthodes, la mise en place d'outils, la rédaction d'une note d'organisation et de la communication. Tester les solutions. Le test sera effectué une fois la solution mise en place. Analyser les résultats et améliorer les solutions suite à la mise en service. Concernant la partie de recherche et de choix des solutions, je vais utiliser la méthode de l'analyse fonctionnelle basée sur l'expression du besoin. Je vais également devoir accompagner le changement* en travaillant notamment sur des aspects humains. Installations : dans le cadre de ma mission je disposerai des outils et moyens suivants (cf 3.3) Actuellement sur l'organisation de l'équipe transport, nous avons plusieurs logiciels et outils de gestion comme résumé au 1.1.1 « présentation de l'entreprise ». L'aspect transport nucléaire et transport de marchandises dangereuses (TMD), sont gérés historiquement avec des fichiers Excel et anciennement avec l'application Demtra et un cahier écrit de traçage des activités. 28 L'aspect manutention DI82 est géré majoritairement via Gema. Gema est un logiciel fournit par la société A2SI externe à EDF, c'est un logiciel aujourd'hui implanté sur plusieurs sites en France, actuellement il sert surtout à la planification des manutentions. D'après le retour d'expérience (REX) d'autres sites l'utilisent pour la gestion de toutes les activités transport. L'aspect Colisage, qui est rattaché depuis peu à l'équipe transport, utilise aussi des fichiers Excel personnels et n'utilise aucun progiciel de gestion. Il existe enfin sur le site le logiciel EPSILON 2 utilisé sur quasiment la totalité des sites CNPE pour les demandes de transport. Gravelines a refusé l'implantation et l'utilisation d'EPSILON 2 suite à plusieurs problèmes techniques arrivés au lancement du progiciel. Aujourd'hui EPSILON 2 est à sa version n°3 et possède une utilisation optimum. Hommes . futurs acteurs potentiels de l'organisation, ainsi que l'encadrement du service LNU (cf 1.3) Tout changement dans un système remet en question son équilibre. La résistance* au changement est une réaction fonctionnelle, naturelle et inévitable d'un système qui tente de maintenir son équilibre. Elle exprime de manière implicite les préoccupations, les craintes, les attentes des personnes concernées. C'est l'absence de résistance qui pourrait poser question. Comprendre les raisons des résistances est donc, pour le manager de managers, une opportunité d'identifier les problèmes et les attentes des personnes pour mieux y répondre et transformer les résistances en ressources et en levier de changement. Organisation . changement. En plus d'utiliser la méthode SOH, je vais devoir constituer une équipe projet avec laquelle je vais travailler sur la recherche de solution convenant au service LNU. Je vais également présenter régulièrement l'état d'avancement de mon projet et faire valider les solutions proposées à l'équipe management. Environnement . Afin de remonter à l'origine du projet et aux impacts que les problématiques ont eu jusqu'à aujourd'hui sur l'organisation il est indispensable d'analyser la nature profonde du problème.
L'enjeu est bien défini, obtenir une organisation capable de répondre à une importante charge de travail. Par ailleurs, cette organisation permettra de répondre de la manière la plus efficace possible aux prochains grands rendez-vous du site notamment dans le cadre du « grand carénage* » qui a pour but d'effectuer toutes les opérations de maintenance permettant l'allongement de la durée de vie des centrales à 60 ans (sous autorisation des autorités de sureté nucléaire) . Il s'agit donc de mettre en place une organisation de référence en logistique globale qui soit pérenne et efficace dès aujourd'hui mais aussi pour les années à venir. Le projet logistique impacte tous les services du site et chaque acteur se sent concerné par au moins un des aspects du projet. En ce qui concerne les risques, l'analyse de risque présentée ci-dessous, indique les risques généraux qui pourraient faire échouer la mission.On observera que les risques sont pour le plus souvent liés aux risques humains ou psychosociaux ainsi, Jean-Christophe Vuattoux (Vuattoux, 2016) dans sa thèse nous dit : « Les risques psychosociaux (RPS) représentent un enjeu majeur aussi bien au plan de la santé psychosociale des salariés que de la santé économique des entreprises. La difficulté intrinsèque à sa prise en compte s'explique par des dispositifs de gestion des risques et de la santé et sécurité au 30 travail inadaptés à cette nouvelle famille de risques. » Il parait donc indispensable de réaliser une bonne analyse de risque avant d'entamer un projet de réorganisation. Risques Causes Conséquences Préventions Parades
Tableau 4 : "Analyse de risque", Source : Lolie DELETANG, 2019. De mon analyse de risques, j'en déduis que je devrai porter une attention particulière, à la mobilisation des agents et à l'humain, qui peuvent parfois ne pas avoir suffisamment de temps à m'accorder. De plus je devrai faire en sorte que l'organisation qui sera mise en place soit comprise par l'ensemble des acteurs, ils devront connaître les attendus et leurs rôles. Cela passera par de la communication (formation/information) à chaque fois qu'une solution est mise en place. Enfin, certains acteurs pourraient refuser d'appliquer certains attendus. Pour éviter cela, je devrai convaincre tout au long de ma mission, sur l'intérêt d'une stratégie de structuration des flux d'informations, et la valeur ajoutée de chaque action. En cas de besoin, je pourrais être amené à utiliser l'appui hiérarchique pour faire appliquer les attendus. Dans cette partie nous avons ainsi montré tous le contexte dans lequel se déroule le projet et on en a retiré des risques à prévoir lors de la réalisation. Nous allons maintenant ressortir les principaux bénéfices attendus du projet afin de pouvoir connaitre les axes principaux à traiter. 7. Les bénéfices attendus de l'uniformisation Plusieurs solutions informatiques existent déjà, le projet peut aboutir à un choix unique parmi ces solutions ou à un mix d'outils, mais ne doit pas aboutir au choix d'une solution non installée. L'objectif étant d'avoir une vision exhaustive des flux de manutention afin de rationaliser les relations contractuelles avec les entreprises prestataires, de pouvoir connaitre sans délai le propriétaire et le contenu de chaque conteneur et enfin il doit être possible de mesurer l'amélioration des services. Toutes solutions mises en place fera l'objet d'une note d'organisation qui encadrera et décrira les process. N'importe quel demandeur doit pouvoir obtenir n'importe quelle information sans délai et sur une seule et même base. Afin d'illustrer mon propos voici un schéma construit à partir de la méthode de la bête à cornes. C'est la méthode APTE* Application aux Technique d'Entreprise qui propose un outil appelé la bête à cornes, cet outil permet d'exprimer de manière graphique un besoin en répondant aux questions citées ci-dessous. Selon Rémi Bachelet, Maître de conférences à Centrale Lille « la méthode APTE à travers la bête à cornes, permet d'identifier le besoin du projet de manière détaillé qu'il soit exprimé ou implicite, avoué ou inavoué, latent ou potentiel. »5 31 5 rb.ec-lille.fr/l/Projets/Projet_Analyse_fonctionnelle.ppt
32 Figure 7 : "Méthode de la bête à cornes", Source : Lolie DELETANG, 2019. Le besoin peut-il évoluer ? Il est impossible d'imaginer qu'un besoin n'évolue pas. En effet, les évolutions technologiques et contextuelles pourraient entrainer des modifications du besoin : - Apparition de nouveaux outils imposé par le national - Apparition de la gestion d'une nouvelle activité - Apparition de nouveau projet impactant le fonctionnement des activités - Le changement d'un CCTP prestataire. - Evolution de la réglementation Le besoin peut-il disparaitre ? Le besoin ne peut pas disparaitre tous le temps qu'il n'a pas été résolu au départ, par la suite ses changements et évolutions peuvent être en pause sur plusieurs années. Dans le cadre de ce projet, mes compétences vont être mises à disposition, il convient donc de déterminer les apports personnels utile et liée au projet. 8. Les apports personnels du projet En ce qui concerne les apports personnels c.-à-d. les compétences nécessaires à la réussite du mémoire. Je dirais que étant présente depuis 2 ans au sein de l'entreprise, je suis désormais opérationnelle au sujet des activités de mon équipe. De plus, de par mon expérience en tant que directrice d'ACM*, j'ai été amené à changer les méthodes de travail de mon équipe sur une période T, ce qui m'a demandé énormément de pédagogie. Je vais également pouvoir via les enseignements universitaires construire un cheminement intellectuel pertinent et cohérent. 33 9. Enoncé du projet de fin d'étude La Lettre de mission se trouve en Annexe 1: "Lettre de mission du projet de fin d'étude", Source : EDF, 2019. Le service logistique nucléaire s'organise faciliter pour les opérations de maintenance sur les installations du CNPE de Gravelines. Les chantiers nécessitent les interfaces logistiques. La création d'un Guichet unique de logistique intégrée répond à une demande des chargés de travaux de point d'entrée unique pour les demandes de manutention. En Janvier 2018, l'affaire colisage est intégrée au service logistique nucléaire. Il convient de profiter du rapprochement avec l'affaire manutention/transport pour proposer des axes de simplifications dans les organisations et au niveau des interfaces. Le projet doit permettre de proposer un ensemble de solution pour répondre aux problématiques suivantes : - Faciliter la prise de rendez-vous pour les métiers clients. - Diminuer les interfaces transport / colisage. - Améliorer la connaissance ou le repérage du colisage sur le site. - S'assurer du respect des référentiels interne / externe sur les transports. - Accueillir l'interface avec les grands travaux (zone de dépose des conteneurs, zone de transit...) - Proposer des outils de gestion et de mesure des flux de matériel. - Proposer des outils de cartographie des containers présents sur le site. Plusieurs solutions informatiques existent déjà sur le CNPE pour gérer la logistique. La projet peut aboutir à un choix unique parmi ces solutions ou à un mix d'outils, mais ne doit pas aboutir au choix d'une solution non installée à ce jour. Le CNPE doit avoir une vision exhaustive des flux de manutention afin de rationaliser les relations contractuelles avec les entreprises en charge des manutentions. Le CNPE doit être en mesure de connaitre sans délai le propriétaire et le contenu de chaque conteneur présent sur le site. L'utilisateur des services de manutention doit pouvoir mesurer l'amélioration des services proposés. Une note d'organisation doit encadrer et décrire les processus mis en oeuvre. Cette mission est la mission principale qui m'a été confiée dans la mesure où elle a nécessité le plus de temps et dans la mesure où j'ai eu une autonomie presque totale dans ma démarche. L'essentielle appréciation de la mission étant réalisée sur l'aboutissement du diagnostic et les éléments proposés ainsi que leurs mises en oeuvre. La mission fait partie de la logique d'amélioration de la gestion des mouvements et transports sur le site, elle est axée sur l'amélioration permanente de la cellule transport du site. La cellule transport de Gravelines est la première mise en place sur le parc, elle est donc perçue comme un exemple à suivre sur les autres CNPE. L'intérêt réside en l'évolution de la cellule transport qui se doit de conserver un fonctionnement exemplaire. La création de cette entité est à l'initiative du service LNU de Gravelines et la mise en place de ce concept a été une première. Cette structure représente un succès. La mission consiste à travers un audit (ou diagnostic logistique) à dégager des axes de progrès pour améliorer les conditions de travail et les systèmes d'information. 34 Ce projet nécessite une partie terrain permettant de connaitre les agents du CNPE et également de mieux appréhender le fonctionnement, les interactions du site. Ce travail est à réaliser en amont pour avoir un aperçu de l'existant, prémices de tout diagnostic pouvant aboutir à des pistes viables. En terme de délais il s'agit de rendre compte des pistes d'amélioration proposées dans l'année de la mission. Enfin, il s'agit dans la mesure du possible de mettre en oeuvre au plus vite les axes validés par la hiérarchie. Pour cela, il s'agit dans un premier temps de mettre en forme des logigrammes relatifs à la procédure et l'organisation actuelle. Tous les acteurs entrant dans le processus doivent être mentionnés au moment où ils doivent exécuter ou contrôler une action. L'élaboration de ces processus transport va permettre d'apporter un complément d'information au système de management intégré du site pour la partie transport. Un diagnostic logistique vise à faire un portrait de la situation actuelle, à identifier les points à améliorer et enfin à émettre des pistes de solution. La réalisation du diagnostic de la cellule transport permet donc de faire un point sur les activités à améliorer pour faire face à des pics d'activités. Il est souvent déclenché suite à un dysfonctionnement constaté par l'entreprise ou bien par de grand changement. Dans notre cas il s'agit de réaliser le diagnostic pour que la cellule transport réalise dans de bonnes conditions les activités intensifiées. Afin de former la problématique finale il était pour moi essentielle d'analyser les mots qui était en lien avec le projet. Le projet tourne autour des thèmes / mots suivants : Uniformisation Rationalisation Structuration Conteneur Transport Méthode Logiciel Nucléaire Implication Changement Flux d'information Réglementation Le projet tourne autour des flux d'informations associés aux conteneurs, il s'agit de structurer l'information autour d'un seul et même outil (logiciel). Rationaliser les informations dans un premier temps, retenir les informations les plus pertinentes et les intégrer à un outil de gestion commun. Dans ce projet il faudra aussi se concentrer sur l'implication des agents car il s'agit d'un projet de changement d'organisation d'équipe, des méthodes, les outils et responsabilités seront redistribués, uniformisés et impacteront directement leurs quotidiens respectifs. La problématique la plus adaptée est donc : La structuration des flux d'information,
s'inscrivant dans une démarche d'uniformisation des Après avoir énoncé clairement le projet et sa problématique. Nous allons désormais entamer une première démarche de questionnement liée à cette dernière. 35 10. Premier questionnement lié au projet 10.1. Historique liée au projet Le logiciel EPSILON 2 prévu initialement pour globaliser et uniformiser les systèmes d'information au niveau national des sites nucléaires est lancé. 1 site sur 2 décide d'accepter et de mettre en place le logiciel au sein de leur organisation. L'ancien management en place au sein de l'équipe DEFi du CNPE de Gravelines refuse le logiciel en justifiant son choix par le nombre de bugs recensé au lancement. Afin de pouvoir avoir tout de même des systèmes d'information chaque activité travaille de son cotés pour mettre en place son propre système d'information*. Après plusieurs années en fonctionnant comme ça aujourd'hui on se rend compte que les informations ne sont pas transverses et que la perte des données représente un enjeu non négligeable. En juillet 2018, le chef de service délégué du service LNU se penche sur la question et identifie des failles qui pourraient être résolues grâce à la mise en place d'un système d'information global, née alors le projet d'uniformisation des systèmes d'informations qui met confié. L'historique lié au projet permet d'identifier que une problématique est à résoudre : « la structuration des flux d'informations, s'inscrivant dans une démarche d'uniformisation des méthodes, permet-elle d'améliorer la productivité d'une équipe ? » 10.2. Questions de recherche Une première problématique est une des principale est la difficulté à rassembler, réunir et recueillir les informations nécessaires à un bon audit. Pour cela il est indispensable de comprendre « comment procéder pour obtenir des informations viables et pouvoir réussir un audit de qualité ? » Dans une deuxième phase de communication de projet on n'identifie facilement que les parties prenantes n'ont pas conscience des enjeux d'un bon système d'information et n'arrive pas à identifier les avantages qu'ils retireraient d'une meilleure organisation. Ce qui amène à se poser la question de : « comment faire en sorte que les parties prenantes s'approprient et prennent conscience de leurs avantages personnels dans le projet commun ? » Dans une troisième phase d'analyse du contexte, on identifie clairement des soucis au niveau de la communication entre EDF et ses entreprises prestataires, les exigences ne sont pas clairement définies et les attendus par forcément appliqués. Se pose alors la question de « comment reconcevoir les cahiers des charges en collaborant avec les entreprises prestataires afin de changer les comportements ? » Lors de la dernière phase de communications au sujet du projet et des premiers retours suite à la présentation du projet, on ressent un manque d'envie et d'entrain de la part des acteurs concernés. Beaucoup de réticence aux changements et de peur se fait ressentir. Une des questions principales de recherche sera donc : « comment rassurer et motiver les parties prenantes au sein du projet de changement ? » Nous avons ainsi à travers ces questionnements montré l'intérêt de la problématique, afin de pouvoir conclure ce deuxième chapitre il semble indispensable de réaliser une présentation synthétique du projet afin d'en montrer une vision exhaustive. 36 11. Présentation synthétique du sujet, des parties prenantes et de leurs intérêts à la problématique Pour résumé l'origine du problème un diagramme des « causes-effet » semblent l'outil le plus adapté. Selon Christian Hohman « le but du diagramme est de constituer un outil d'analyse et/ou une « base de données » listant de manière exhaustive les causes d'un effet ou des connaissances. » C'est cet outil qui parait être pour moi le plus adapté à l'étude de ma problématique.
Figure 8 : "Diagramme des causes-effet du projet" Source : Lolie DELETANG, 2019. Grâce à ce diagramme des causes-effets, nous avons montré les causes détaillées du projet, il convient désormais de synthétiser à partir d'une méthode choisis l'ensemble du projet. J'ai fait le choix d'utiliser la méthode du QQOQCP, cette méthode apporte les informations qui permettent de mieux connaître, cerner, clarifier, structurer, cadrer une situation car elle explore toutes les dimensions sous différents angles. Selon Rémi Bachelet, Maître de conférences à Centrale Lille « La méthode du QQOQCP permet de réfléchir avant d'agir et de rassembler toutes les informations disponibles. »6 6 rb.ec-lille.fr/l/Projets/Projet_Analyse_fonctionnelle.ppt 37 Qui ? Tous les agents de la cellule transport ainsi que le management est impacté par le problème « d'uniformisation des flux d'informations », quand je parle de la cellule transport je prends également en compte tous les prestataires en charge de l'activité de gestion des conteneurs C'est principalement le client qui souffre de la désorganisation ; en effet il est le premier impacté lors de ses demandes de transport du manque d'uniformisation des flux d'informations. Tous les agents ayant besoin d'un conteneur, ou d'une information sur un conteneur. Quoi ? Uniformiser les flux d'informations pour obtenir une information en temps réels pour tout le monde, et pouvoir contractualiser les prestations Où ? Sur tous le site. Tous les transports internes et externes. Quand ? Quotidiennement dans les activités, autant plus problématique lors des audits Comment ? Absence de mise à jour Incompréhension des outils Absence d'un langage commun Multiplication des acteurs et contact et flux d'information Pourquoi ? Aboutir à des connaissances communes, et une information, un suivi des flux en temps réel. Pour assurer le suivi des prestations. Tableau 5 : "Méthode QQOQCP sur le projet" Source : Lolie DELETANG, 2019. Pour réaliser une synthèse des parties précédemment écrites voici une fiche résumant mon projet. La fiche projet constitue la carte d'identité du projet. Elle formalise l'acte de naissance du projet et en décrit les données structurantes. Focalisée sur les besoins et les enjeux, elle sera utilisée lors de mes prises de décisions afin que j'assure le maintien de l'alignement du projet. Synthétique, elle a été la base de construction de mon cahier des charges. Synthèse - fiche projet Finalité - Objectifs - Besoin à satisfaire
38 Tableau 6 : "Tableau synthèse du chapitre 2" Source : Lolie DELETANG, 2019. Nous avons ainsi montré dans ce deuxième chapitre l'environnement complet dans lequel évoluera le projet, il est logique par la suite de présenter les méthodes utilisées afin de gérer les risques et de pouvoir réaliser le projet. 39 |
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