IV.
Suggestions
Compte tenu des objectifs et des résultats obtenus dans
le cadre de cette étude, nous formulons les suggestions
suivantes :
1. Vu la lourdeur et la complexité du système,
nous suggérons de réviser tous les mécanismes afin de les
adapter aux contextes des milieux et faciliter la mise en oeuvre des
activités.
2. Afin d'améliorer la compétence et la
performance du personnel et partant, celle du projet, la
nécessité des méthodes souples et des renforcements des
capacités aideront à terme à réaliser les
résultats escomptés.
3. Nous avons observé que la méthode de travail
actuelle est beaucoup plus individualiste que collective. Il faut
développer la culture de travail d'équipe.
4. Afin d'éviter le rejet d'un nombre important des
pièces justificatives en provenance de ces partenaires de mise en
oeuvre, il est important de réorganiser et rendre effectif le
système de contrôle préalable des justificatifs par la
décentralisation du contrôle ou la collaboration d'agents de
vérification avec ces derniers.
5. Il est important, une fois constater des anomalies dans les
pièces justificatives ou les rapports financiers, de faire des feedback
à temps opportun aux partenaires de mise en oeuvre afin de corriger les
imperfections constatées. Ce qui éviterait le retard de
décaissement de fonds.
6. La lourdeur et la multiplicité des procédures
de décaissement et de justification des dépenses nous
amène à recommander la renégociation du système de
partenariat avec le Fonds mondial en le ramenant à deux (2) niveaux au
lieu de quatre (4) ou cinq (5) comme c'est le cas actuellement.
7. Depuis la première moitié de janvier jusqu'en
mars 2015, le FOSAP n'a pas un auditeur interne. Un recrutement au plutôt
d'un auditeur interne permettra d'assurer la permanence de contrôle
interne et facilitera la gestion des risques liés au projet.
8. Pendant l'audit externe ou lors des vérifications de
routine faites par le LFA ou l'AGF, il est difficile de retrouver les
pièces justificatives faute de classement et pourtant celles-ci
existent. Afin d'assurer la traçabilité et la
confidentialité des informations financières, il serait
souhaitable de former les Comptables à l'archivage des documents
comptables et d'instaurer une procédure formelle de gestion de ces
données.
9. Afin d'éviter à l'avenir, des pertes des
données comptables et financières, nous recommandons au FOSAP de
recruter un gestionnaire de base des données ou de contractualiser avec
une institution spécialisée pour la mise à jour et la
gestion de base des données du projet.
10. Dans un souci de rendre objectif les évaluations
annuelles du personnel, il serait judicieux que chaque responsable
hiérarchique à son niveau, définisse ensemble avec ses
subordonnés, au début de chaque période, sur une base
formelle, les objectifs à atteindre.
11. Il est important de réviser le manuel de
procédures pour permettre de tenir compte des insuffisances
observées.
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