II.
Textes et exigences des bailleurs de fonds
Pour la Commission européenne (2014), un dispositif de
contrôle interne est un préalable au financement de toute
organisation ayant sollicité son aide. Elle stipule que :
« l`absence de contrôles internes adéquats est un risque
majeur. Faute de contrôle internes, il existe un risque réel que
les fonds européens ne soient pas bien utilisés, de
manière convenue dans le contrat. Des actifs peuvent se perdre, et la
traçabilité des fonds n'être pas garantie ». Il
est donc important de créer un environnement propice à une bonne
disposition et application du contrôle interne. Cet environnement englobe
l'intégrité, la déontologie et le comportement des cadres,
le style de gestion de la direction du projet, le dévouement et la
compétence de la direction du projet, la structure organisationnelle et
l'attribution des responsabilités et de l'autorité, les
politiques et pratiques en matière de ressources humaines. Il en est de
même dans le cadre de la subvention du Fonds mondial. Dans ses directives
pour l'audit annuel des comptes d'un programme, le Fonds mondial (2003) indique
que les termes de référence de l'audit doivent préciser
que l'auditeur soumettra une lettre de la direction à la fin de l'audit.
Dans cette lettre on y inclura au moins les questions/éléments
liés à l'évaluation du système de contrôle
interne du programme avec un accent égal sur la capacité du
système à fournir à temps aux gestionnaires des
informations utiles sur la gestion correcte du programme et l'efficacité
générale du système de contrôle interne à
protéger les actifs et ressources du programme. La mise en place des
instances de gouvernance (Comité directeur), des instances de
coordination nationale (CCM), de l'appui international (Assistance technique
internationale) ou d'une agence (Agence locale de fonds) sont également
motivés. Aussi, pour le Fonds mondial, la subvention dans un contexte
national à risque comme pour le cas du Tchad, appelle la présence
d'une Agence fiduciaire. A côté de ses dispositions, des textes
internes (manuel de procédure, plan de gestion des achats et des stocks,
etc.), les dispositifs applicables sur le territoire national (code de
passation de marché, code de travail etc.) doivent être pris en
compte. L'une des exigences du Fonds mondial et non des moindres est le
recrutement d'un Contrôleur ou d'un Auditeur interne. Cette condition est
primordiale pour un programme qui prétend bénéficier de sa
subvention.
III. Mesures organisationnelles de
contrôle interne
Les activités de contrôle interne
requièrent que des mesures soient prises pour se protéger
adéquatement d'une part et assurer le suivi et la maitrise des risques
d'autre part. Dans certaines organisations, afin de garantir la
fiabilité des rapports financiers et programmatiques, des
systèmes de vérification peuvent être instaurés
à chaque stade de la chaine. La Commission bancaire et financière
belge (2002) a énuméré les différentes mesures qui
peuvent être prises pour assurer un contrôle interne
adéquat. Elles peuvent être d'ordre général et/ou
spécifique.
Parmi les mesures d'ordre général, il ya le
contrôle hiérarchique, la séparation des fonctions, les
contrôles croisés, la double signature, la vérification
périodique des inventaires, la réconciliation des comptes, la
justification des soldes, la tenue de registres de contrôle ainsi que les
mesures visant à assurer la sécurité des personnes et des
actifs.
De manière spécifique, on se focalisera sur la
connaissance et la maîtrise des risques ainsi que sur
l'intégrité et la fiabilité de l'information
financière et de gestion. Les risques les plus fréquents sont les
risques d'erreurs, de fraude et de détournement, il faut donc
élaborer des politiques, faire des analyses précises, documenter
et appliquer des procédures de leur traitement. En milieu associatif, la
Commission communautaire française (2007) pense qu'il
faut des contrôles appropriés à plusieurs niveaux :
directifs (renfermant les politiques et procédures de contrôle
mises en place), détectifs (permettant de détecter toute
survenance d'un risque), préventifs (visant à prévenir la
survenance d'un risque) ou correctives (permettant de corriger l'impact du
risque survenu).
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