II.1.7. ORGANIGRAMME
Présidence(EVEQUE) de la commission diocésaine de
la Caritas développement.
Secrétaire exécutif et directeur de la commission
diocésaine de la Caritas- développement.
Secrétariat Logistique Finance et comptabilité
Personnel Communication
Suivi
BDC- SPSP
Service pour la promotion de la
solidarité et
partage
BDD-SPD
Service pour la promotion de
développement.
BDOM-SPS
Service pour la promotion de la
santé.
Urgences
Sinistrés et
vulnérables
Projet
Démunis
Nutrition
Pharmacie
diocésaine
Service
spécial
ILD. ONGD Association
Supervision médicale
Formation médicale et centre spécialisés
Formation
Projet
Source : Statuts de la Caritas de
développement-Uvira
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I.2.2. FONCTIONS AU SEIN DE LA CARITAS DEVELOPPEMENT
UVIRA
1. L'EVEQUE
? Principales attributions
- Il est l'organe de décision
- Il décide sur proposition du Conseil de Gestion, de la
modification et de l'adoption des textes de base (Statuts et ROI) ainsi que de
l'orientation des activités et des modalités de gestion de la
CDU.
- Il nomme et relève de leurs fonctions le personnel de
la coordination et des directions de la CDU directement ou sur proposition du
CG
- Il autorise les aliénations, les emprunts et les
prêts nécessaires au fonctionnement de la CDU, le Conseil
diocésain de la CDU entendu.
2. LE COORDINATEUR DE LA CARITAS DEVELOPPEMENT UVIRA
? Responsabilité principale
Coordonner les activités de la CDU et assurer le
plaidoyer pour la mobilisation des ressources nécessaires et le
renforcement des capacités d'intervention des organisations de base de
la CDU.
? Responsabilités spécifiques
- Exécuter les décisions arrêtées par
le CDD et le CG
- Informer sur la programmation, l'évolution des
activités, des résultats atteints et de la
situation financière
- Proposer des orientations au Président du CG
- Programmer, coordonner et suivre les activités
quotidiennes de la CDU menées par les
Directeurs
- Veiller à la bonne exécution des projets selon le
budget convenu et rendre compte aux
partenaires bailleurs des fonds
- Présider les réunions du Staff et les
réunions hebdomadaires
- Elaborer le bilan annuel
- Respecter et faire respecter les clauses de collaboration avec
les partenaires en
garantissant leur fidèle et correcte application
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- Etre le répondant de la CDU auprès des
institutions du Diocèse, de l'Etat, des agences onusiennes, des ONG
internationales et autres organismes et associations.
3. LE DIRECTEUR DU BUREAU DIOCESAIN DE CARITAS (BDC)
? Attributions du Directeur du BDC
- Planifier, cordonner, gérer, suivre et
évaluer les programmes humanitaires d'assistance aux personnes
vulnérables, marginalisées et indigentes ainsi que les ressources
allouées à ces programmes et les soumettre au Coordinateur ;
- Mobiliser les ressources nécessaires à la
réalisation des projets/ programme du BDC ; - Représenter
l'association aux rencontres techniques et auprès des partenaires
extérieurs lorsque la présence du Coordinateur
de la CDU et des autorités constituant
la hiérarchie de la CDU n'est pas requise ;
- Signer, conjointement avec le Coordonnateur de la CDU tous
les actes nécessaires au fonctionnement quotidien du service ;
4. LE DIRECTEUR DU BUREAU DIOCESAIN DES OEUVRES MEDICALES
(BDOM)
? Attributions du Directeur du BDOM
- Coordonner les activités sanitaires du réseau
catholique du diocèse ;
- Développer le partenariat avec d'autres intervenants
du même secteur ;
- Planifier l'action sanitaire de l'Eglise locale en
collaboration avec les BCZS et les
inspections médicales ;
- Elaborer la plan d'action et les rapports
d'activités du BDOM et les soumettre au
Directeur ;
- Mobiliser les ressources nécessaires pour la
réalisation des activités sanitaires
(promotionnelles, curatives et préventives) ;
5. LE DIRECTEUR DU BUREAU DIOCESAIN DE DEVELOPPEMENT (BDD)
? Missions : Etude des problèmes de la
promotion humaine intégrale et gestion
des projets/ programmes ad hoc
? Attributions du Directeur du BDD : Confer Les
attributions du Directeur de
BDC
a. Le chargé de l'administration et des
ressources humaines
? Attributions du Chargé de
l'Administration et des Ressources humaines
- Conçoit et propose la politique des
ressources humaines
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- Tient et gère les dossiers du personnel en ce qui
concerne les dossiers, le profil des candidats, les modalités de
recrutement, la rémunération, la formation, les missions et les
sanctions
- Veille à l'utilisation, à l'application et
à l'exploitation des outils de gestion administrative,
- Propose les dossiers d'engagement à la Coordination,
- Conseille le Coordinateur en matière administrative et
de la gestion du personnel
b. Le chargé des finances
? Missions : Gestion efficace, efficiente et transparente des
ressources financières et
matérielles de la Caritas- Développement Uvira
Le service des finances est composé :
? La Comptabilité qui a en charge de la tenue
journalière de la comptabilité générale et de la
comptabilité budgétaire de la CDU ;
? La Caisse qui s'occupe des encaissements et
décaissements des fonds de la CDU.
c. Le secrétaire de coordination ?
Attributions du Secrétaire de Coordination
- Réceptionner, enregistrer et transmettre les
correspondances, les messages électroniques
aux partenaires de la CDU ;
- Assurer le classement des documents ;
- Préparer les correspondances administratives internes
et externes ;
- Elaborer les comptes rendus des réunions ;
- Assurer la circulation des courriers reçus en
commençant toujours par le Coordinateur de
la CDU qui décidera des personnes pouvant les exploiter
ou les traiter ;
- Tenir le livre d'or pour les visites de marque
reçues. Ce registre reprend le numéro d'ordre de la visite, le
nom et post-nom du visiteur, son organisation, sa fonction, motif de la visite,
date du prochain rendez-vous éventuel, sujet du rendez-vous, les
observations éventuelles ;
d. Le chargé de la logistique ?
Attributions du logisticien
- Effectuer les achats et les approvisionnements ;
- Assurer une bonne gestion des stocks et du matériels
(mouvement, formation et maintenance) en collaboration avec le Financier ;
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- Superviser la distribution des vivres et non vivres dans le
cadre des projets en exécution ; - Effectuer des inventaires des
immeubles, matériels, mobiliers et fournitures ;
- Assurer la gestion du parc automobile de la CDU
- Assurer le suivi des équipements, des stocks
e. Le chargé de suivi et
évaluation
? Attributions principales
- Suivre les activités planifiées par secteur et
service et évaluer leur niveau de
réalisation
- Suivre l'utilisation des biens et des services (consommation
des fournitures, du
carburant, des véhicules et des engins) au sein de la
CDU
- Suivre le niveau d'application des recommandations issues des
évaluations, des audits
et des formations
- Effectuer des descentes sur terrain pour le suivi des
activités
f. Le chargé de communication
Ce service est sous l'autorité du Directeur de la
Caritas, et travaille en collaboration avec le Directeur des ressources
humaines. Composé d'un chef de service et un assistant, d'un profil de
diplôme universitaire en sciences de l'information ou dans d'autres
domaines similaires ; ce service offre à son personnel la mission :
d'organiser et d'assurer la circulation ainsi que l'archivage de l'information
au sein de la CDU en vue d'un bon fonctionnement.
Le but principal que s'assigne ce service, est de faire
connaître d'abord les activités de la CDU au personnel de la
maison et à d'autres qui ne le sont pas. Le service à l'objectif
de faire une alerte précoce et de protection. Pour cela il est
appelé à faire la recherche des informations à travers les
différentes sources : terrain, médias, internet, et au public
envie de le diffuser. Les informations que collectionne ce service, elles sont
apolitiques que politique ; c'est pourquoi pour les diffuser on doit les
vérifier et les analyser.
Le service de communication travail en collaboration avec les
territoires de Mwenga, Uvira, et de Fizi ; et dans tous ces territoire ils ont
réussi à installer leur poste de phonie (BPRM). Dans le souci de
partager l'information à l'intérieur comme à
l'extérieur de l'organisation, ce service de communication est
doté de plusieurs outils de communication, dont : un
téléphone portable, une valve d'affichage, une ligne
téléphonique fixe à l'intérieure de chaque bureau,
un laptop doté d'un réseau internet, une
imprimante-photocopieuse, une antenne de BPRM pour la radiophonie.
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Ce personnel chargé de la communication a pour attribution
de :
- Rédiger les bulletins d'informations et
sensibilisation sur les activités de la CDU, ce qui est en rapport avec
notre première hypothèse dans ce travail ;
- Produire des bulletins de formation et sensibilisation sur
les activités de la CDU (rédaction, traduction en langue locale,
montage et impression), ce qui cadre avec notre troisième
hypothèse portant sur la finalité d'informer et former le
personnel ;
- Présenter et animer des émissions radio ;
- Faire le reportage de certaines activités de la CDU
(photographie, enregistrement...)
- Récolter les données sur les conflits
auprès des points focaux paroissiaux et les transmettre à la
Direction.
Source : manuel de procédure de gestion administrative,
financière-comptable, et logistique de la CDU, 2015.
? Gestion de communication par les dirigeants
Il arrive cependant que la communication soit traitée
directement par le dirigeant, cette solution peut s'expliquer par le fait que
les rôles en la matière ne sont pas toujours bien répartis,
et peut même apparaître naturelle car le dirigent est en quelque
sorte l'unique porte-parole « généraliste » de
l'entreprise. Il est alors traditionnel que le dirigeant plaide pour justifier
les orientations présentes à partir de choix définis et
pris par son entreprise dans le passé, (R. Brenneman, S. Sépari,
2001).
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