I.2. Critique :
Dans le courant de l'étude, on a constaté une
certaine faiblesse dans le système actuel (système manuel).
Le manque d'un système de gestion automatisée
des documents est à l'origine certains problèmes tels que :
? le stockage des données (bulletins et mémoires
de fin de cycle) des anciens étudiants : les moyens d'archivage
existants au niveau du département ne sont pas totalement
sécurisés. Les données sont stockées sur des
machines locales ou sur des formats papiers. Ce type d'archivage sur des
papiers posera un problème après une longue période faute
d'espaces. La consultation ou la recherche des documents deviendra beaucoup
plus difficile voire impossible, ceci entraînera parfois une perte de
certains documents à la longue.
? La recherche qui s'applique au traitement de masses de
données (mémoires ou bulletins de notes) peut prendre
énormément de temps (recherche séquentielle de
données)
? Gestion des espaces de stockage : il n'existe presque pas
d'espace pour stocker les documents administratifs de mauvaises conditions
environnementales de stockage, des conditionnements en mauvais état, et
dans certains cas, la présence d'éléments chimiques
résiduels liés à la phase de développement ou
l'utilisation de produits de développement usagés.
? La mauvaise qualité des supports cd ou dvd : Les CD
et les DVD sont des disques optiques numériques employés pour la
sauvegarde et le stockage de données. Mais aujourd'hui on a
rencontré de nombreux problèmes de conservation des
données sur ces types de supports. Les problèmes les plus
fréquents sur ces supports sont :
- les données restent introuvables à cause de la
poussière (CD ou DVD)
- les espaces des supports sont très réduits. C'est
la raison pour laquelle ils ne peuvent pas prendre certaines masses de
donnée
- on risque de perdre certaines données au cours de
plusieurs utilisations de supports (CD ou DVD)
- etc.
La perte de documents (mémoires de fin de cycle,
bulletins ou attestations de passage étudiants) des anciens est un
aspect fréquent dont sa résolution est de mettre en place un
outil d'archivage automatique.
Ainsi l'outil d'archivage que nous allons mettre en place va
permettre d'effectuer une gestion centralisée et automatisée de
ce système d'archivage. Cet outil garantit l'existence et
l'accessibilité des documents.
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