CHAPITRE 2
ETUDE PREALABLE
Pour mieux placer l'application dans son contexte, nous allons
étudier dans un premier temps ce qui existe aujourd'hui comme
méthode d'archivage au niveau du département avant d'apporter de
solutions.
I. Etude de l'existant:
I.1. Contexte :
Le Département Génie Informatique de l'ESP se
compose d'un personnel enseignant chercheur, d'administration et technique, et
des étudiants inscrits dans différentes filaires de formation.
En effet, jusqu'à nos jours, toutes les données
du DGI, c'est-à-dire les documents de l'administration et des
étudiants, sont enregistrées sur des machines locales ou sous des
formats papiers qui sont archivés dans des armoires. Il n'existe
pratiquement pas une technique centralisée et moderne d'archivage des
documents comme par exemple les bulletins des anciens étudiants.
Aujourd'hui, la méthode utilisée est l'archivage sur la machine
du secrétariat.
Cette machine peut être accessible à tout le
personnel enseignant et technique. Les bulletins sont des fichiers Word ou
Excel de sorte que si un étudiant demande une copie, la
secrétaire ou le responsable des archives effectue une recherche de tous
les fichiers de format Word ou Excel suivant des critères de recherche
ce qui prend beaucoup de temps. Souvent le responsable des archives sauvegarde
les documents sur des cdroms pour éventuellement éviter de tout
perdre après une panne de la machine du secrétariat.
Cette technique fait l'objet d'un certain nombre de
problèmes tels que la perte ou même la difficulté
d'accéder aux données. Parmi ces problèmes nous pouvons
citer :
V' Panne de l'unité centrale de la machine
locale
V' Crash du disque dur
V' Encombrement des lieux
V' Mauvaise qualité des supports de stockage (CD,
DVD, etc.).
Ainsi, ces types d'archivage (disques-durs (interne ou
externe), armoires, cdroms...) sont presque révolus et peuvent aboutir
un jour ou l'autre à une non- disponibilité de l'information
(c'est à dire ne pas pouvoir retrouver le document). Ainsi cette
méthode pousse aujourd'hui l'administration de mettre en place des
outils beaucoup plus performants permettant d'effectuer des sauvegardes plus
sécurisées. Les causes de la non-disponibilité sont
diverses. Les plus courantes sont :
- le document a été archivé mais s'est
perdu
- il a été archivé mais reste
introuvable
Mise en place d'un outil d'archivage de documents au sein
du DGI Page 16
Mise en place d'un outil d'archivage de documents au sein
du DGI Page 17
- il a été détruit par la poussière,
etc.
Les principales conséquences de la
non-disponibilité d'un document sont une sanction administrative, des
dépenses palliatives (mesures insuffisantes) à la suite de la
disparition de documents techniques, l'impact moral (dégradation de
l'image du Département Génie Informatique).
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