II.2. Pourquoi archiver
L'archivage est souvent considéré par les
entreprises comme une contrainte à laquelle elles ne
peuvent pas échapper. Ainsi, on archive parce qu'on a :
? une croissance exponentielle des volumes de documents à
gérer
? la cohabitation de plusieurs systèmes d'information
? une recherche beaucoup plus rapide avec les différentes
techniques de recherche
La finalité de l'outil d'archivage est de garantir
l'existence et l'accessibilité des documents, leur authenticité,
leur intégrité et leur exploitation. Cependant, avec
l'application, la durée de vie des documents reste beaucoup plus
importante. Les documents stockés ne changent jamais au niveau de la
forme, du style, des indices de provenance.
II.3. Comment archiver
Devant la complexité actuelle, il est important
d'appliquer certaines règles fondamentales
pour assurer la mise en oeuvre d'un système d'archivage
performant. Une entreprise doit
archiver, c'est une nécessité et une obligation
légale. Mais comment bien archiver ? Ainsi
pour se faire, il y a de nombreuses interrogations.
L'efficacité d'une solution d'archivage
repose notamment sur la prise en compte des questions suivantes
:
- Archiver des documents, mais lesquels ?
- Sur quel support (papier ou électronique/application)
- Pendant combien de temps ?
- Pour quels utilisateurs ?
- Comment faciliter leur exploitation ?
- Quelles sont les spécificités ?
II.4. Enjeux de l'archivage
Bien plus qu'une simple contrainte légale, l'archivage
de documents répond à des enjeux essentiels et peut apporter une
réelle valeur ajoutée à une organisation.
Mise en place d'un outil d'archivage de documents au sein
du DGI Page 15
Ainsi, archiver c'est respecter les obligations en conservant
les documents pendant toute la durée d'archivage légale maitriser
les risques et préserver la pérennité (caractère de
ce qui dure toujours) des activités. Cependant, comme le DGI est une
grande structure comportant une quantité importante de documents
(diplôme, attestation, mémoire de fin de cycle, bulletin de notes,
etc.) doit les stocker avec sécurité.
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