II. Présentation du projet :
Le département génie informatique a besoin de
mettre en place un système d'archivage pour sauvegarder les
mémoires et bulletins de notes des étudiants. C'est dans ce cadre
qu'on nous a confié ce travail. Ainsi, le travail qu'on doit faire
consiste à déployer une application en faisant une analyse
conceptuelle puis en rajoutant les modules manquants. Cependant, le
département avait déjà mis en place quelques pages
concernant certaines formations dans lesquelles il a crée leurs
répertoires de mémoire de fin de cycle et de relevé de
notes. Les pages pour les formulaires de bulletin et de mémoire
étaient aussi disponibles pour les formations déjà
codées. Maintenant, nous allons compléter avec les formations qui
ne sont pas encore mises dans l'application, les répertoires (de
relevé de note et de bulletin de fin de cycle), les moteurs de recherche
(rechercher bulletin de note ou mémoire de fin de cycle) enfin de mettre
en place un serveur de fichier relié au serveur de base de
données. Cependant, on entend par gestion d'archivage, le domaine de la
gestion des documents (des mémoires de fin de cycle et des
relevés de notes) qui permet la mise en ligne de ces derniers, et la
mise à disposition des documents aux étudiants. L'application
doit permettre aux acteurs (chef de département, la secrétaire ou
les enseignants) de mettre en ligne et/ou rechercher des mémoires des
étudiants des différentes Classes Terminales (Dut2, Dsti2, Dstt2,
Dsttr2, Dic2, Dic3, Master TR, Master GLSI etc.) et les bulletins des
différentes classes (premier et second semestre) de chaque année.
Pour utiliser cette application, il faut avoir l'un des profils (responsable ou
étudiant). Cette application doit intégrer l'ensemble des
formations du département génie informatique et les
différentes classes qui les composent. Pour les étudiants,
l'outil doit leur permettre de mieux préparer les mémoires de fin
de cycle avec la disponibilité des anciens mémoires comme
support. Ils peuvent aussi consulter et télécharger facilement
des mémoires de fin de cycle. Cependant, les étudiants n'ont pas
accès aux relevés de notes.
II.1. Qu'est ce que l'archivage [1]
L'archivage c'est une démarche d'organisation qui a
pour objectif de sauvegarder et de conserver, d'identifier, de mettre en
sécurité et de maintenir disponibles l'ensemble des documents qui
engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son
activité future et dont le défaut représenterait un
risque. Ainsi, l'archivage est plus que la sauvegarde,
Mise en place d'un outil d'archivage de documents au sein
du DGI Page 14
plus que la gestion des archives. Aujourd'hui, pour archiver
les documents, l'utilisation d'un support électronique est beaucoup plus
sécurisée. C'est pourquoi les grandes structures ont recours
à l'archivage électronique pour diminuer les problèmes de
la conservation des documents.
La sauvegarde est une opération liée à
l'environnement électronique qui permet la duplication des
données à l'identique. Du fait de la définition
très large du mot archives, l'expression « gestion des archives
» renvoie à la fois à une partie de la notion de «
recordkeeping » (c'est-à-dire de conservation des documents
archivés dans l'intérêt des services producteurs). Ainsi,
définir ce que sont les archives est un préalable indispensable
à toute réflexion en matière d'archivage. Cela doit
permettre de définir le périmètre du projet : quels
documents archiver, pourquoi, comment archiver et en fin les enjeux de
l`archivage.
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