Audit de la fonction achat

Chapitre II : La réalisation de la mission

La mission d'audit interne des achats est prévue dans le planning annuel d'audit interne (Annexe 4) approuvé par la direction générale.

Ce plan d'audit est établit annuellement par l'audit interne et présenté à la DAICG^9(*).Pour identifier et prioriser les missions d'audit, l'auditeur interne s'appuie sur une analyse des risques de la société et les périodes de suractivité des services. Ce plan d'audit est présenté et approuvé en fin d'année N pour une réalisation des missions en N+1. Le plan est revu et ajusté au moins une fois dans l'année. Il peut être modifié plusieurs fois, si la nécessité s'en fait ressentir, à la demande de l'organe de rattachement de l'auditeur interne, ou de la direction générale.

Cette mission est ordonnée sur la base d'un ordre de mission (Annexe 5) adressé par la DAICG à la direction générale et au service à auditer.

Section 1 : Le programme d'audit de la fonction achat (2011)

Le programme d'audit sert à tracer les grandes lignes, les orientations et les objectifs qui aident l'auditeur interne dans sa mission et contient les éléments suivants :

· La répartition des tâches et délais de réalisation (selon un découpage des fonctions) ;

· L'identification des travaux préliminaires à accomplir (inventaire, rassemblement des documents, édition des fichiers, etc.) ;

· L'identification des questions clés à ne pas omette dans le questionnaire de contrôle interne ;

· L'identification des outils d'appréciation du contrôle interne.

Parmi les objectifs du contrôle du service achat, on cite :

Ø S'assurer que les achats de la Sté sont systématiquement précédés par l'établissement d'une demande d'achat dûment approuvée par le responsable du service ;

Ø S'assurer que les achats effectués par la Sté font systématiquement l'objet d'une consultation d'au moins de deux fournisseurs ;

Ø S'assurer qu'il existe des conventions signées avec les fournisseurs ;

Ø S'assurer que tous les marchés conclus avec les fournisseurs font l'objet de contrat ;

Ø S'assurer que la Sté tient des dossiers d'importation renfermant toutes les charges y relatifs (fret, assurance, transport, frais de transport, etc.)

Section 2 : Le questionnaire de contrôle interne

- Définition :

Le Questionnaire de Contrôle Interne est un outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de la mission d'audit. C'est une grille d'analyse dont la finalité est de permettre à l'auditeur d'apprécier le niveau et d'apporter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne, de l'entité ou de la fonction auditée.

Ce questionnaire permet à l'auditeur d'apporter à chaque point, son jugement critique et une observation qui soit la plus complète possible.

Le Questionnaire de Contrôle Interne va donc être le guide de l'auditeur pour que ce dernier puisse réaliser son programme de travail. C'est un véritable outil méthodologique qui l'aidera à cerner les zones de risque et à la préparation des tests d'évaluation, permettant d'identifier :

· les contrôles internes mis en place pour se protéger contre les risques et erreurs potentiels ;

· les objectifs d'audit pour vérifier qu'ils sont bien respectés.

Les questionnaires qui permettent l'évaluation du contrôle interne sont de type ouvert ou fermé. Les questionnaires fermés sont ceux qui demandent une réponse par oui ou par non, pouvant éventuellement, être assorties de commentaires.

Ils sont conçus de telle sorte qu'une réponse négative révèle une faiblesse potentielle du contrôle interne.

Bien entendu, cette faiblesse peut se trouver comblée par un contrôle compensatoire existant dans la procédure. Au cours de mes travaux d'audit, j'ai élaboré ce questionnaire de contrôle interne :

Questions	Oui	Non	Remarques
1- Structure du service des achats
1. Les objectifs de la fonction approvisionnement sont-ils bien compris ?	X
2. Le service achat est-il indépendant:
- de la comptabilité générale ?	X
- de la comptabilité fournisseurs ?	X
- de la trésorerie ?	X
- du service réception ?	X
- du contentieux ?	X
3. Les procédures facilitent-elles un pilotage axé sur l'utilité des approvisionnements:
- par les services approvisionnement ?	X
- par la direction générale ?	X
2- Personnel des achats
4. Les procédures de sélection et de maintien des ressources humaines assurent-elles l'utilisation d'un personnel compétant, performant et ayant un bon comportement ?	X
5. Les règles d'éthique et d'intégrité sont-elles clairement communiquées au personnel et aux fournisseurs ?	X
6. La qualité de la communication des approvisionnements est-elle satisfaisante :
- au sein du service ?	X
- avec les autres services de l'entreprise ?	X
- avec les fournisseurs et les autres tiers ?	X
7. Le personnel du service achat fait-il l'objet d'une enquête périodique de bonne moralité ?		X
3- Expression des besoins d'achat
8. Etablit-on un budget des achats ?	X
9. Le budget des achats est-il régulièrement comparé aux réalisations ?	X
Questions	Oui	Non	Remarques
10. Les achats de biens ou de services sont-ils commandés seulement sur la base de demandes d'achat établies par des personnes habilitées (tels que chefs de service) ?	X
4- Choix des fournisseurs et appel à la concurrence
11. Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il est fait référence pour le choix du fournisseur ?	X
12. Cette liste est-elle régulièrement revue pour déterminer si les prix payés ne sont pas au-dessus des prix du marché ?	X
13. Les achats non courants font-ils l'objet d'appels à la concurrence (au moins au-dessus d'un certain plafond) ?	X
14. Une personne indépendante du service des achats examine-t-elle parfois les critères de choix des fournisseurs et la validité des conditions acceptées ?	X
5- Commendes aux fournisseurs
15. Les bons de commandes sont-ils :
- pré numérotés ?	X
- établis en quantités et en valeur ?	X
- signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ?	X		Visa électronique
16. Le système permet-il de connaître à tout moment les commandes non encore livrées, celles qui le sont partiellement, celles qui sont réalisées, et celles qui sont annulées ?	X
17. Les commandes en cours sont-elles régulièrement évaluées pour déterminer les engagements pris par l'entreprise ?	X
18. Y a-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?	X
6- Réception des commendes
19. Le service réception reçoit-il un exemplaire des bons de commandes passées, mentionnant les quantités et qualités ?	X
20. Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des BC en ce qui concerne :
- les quantités ?	X
- la qualité ?	X
21. Le contrôle qualité est-il efficace et matérialisé par écrit pour une compétence désignée ?	X		Visa du contrôle qualité
Questions	Oui	Non	Remarques
22. Les bons de réception sont-ils édités systématiquement ?	X
23. Si oui, sont-ils signés et datés par le réceptionniste ?	X
7- Réception des factures fournisseurs
24. Au bureau d'ordre :
- enregistre-t-on les factures et avoirs reçus sur le cahier de courrier arrivée ?	X
- procède-t-on à la numérotation séquentielle interne des factures et avoirs ?	X
- les originaux des factures et des avoirs sont-ils identifiés à l'aide d'un tampon "ORIGINAL" ?	X
25. Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du service courrier au service comptable ?	X
8- Comptabilisation
26. Le service comptable utilise-t-il les séquences numériques des documents suivants pour s'assurer qu'il reçoit toutes les informations nécessaires :
- bons de commande ?	X
- bons de réception ?	X
- bons de retour et bons de réclamation ?	X
- factures et avoirs reçus ?	X
27. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils vérifiés pour :
- les quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec les BC et les BR ou tout autre justificatif pour les services et frais annexes ?	X
- les fiches de réclamation ?	X
- l'exactitude arithmétique ?	X
- les remises et bonifications dues ?	X
- les taxes : TVA, etc. ?	X
28. Ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ?	X
29. Si des factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation :
- sont-elles accompagnées des pièces justificatives ?	X
- la comptabilité garde-t-elle trace de ces envois ?	X
Questions	Oui	Non	Remarques
30. L'usage de photocopie comme pièce justificative est-il interdit?	X
31. Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?	X
32. Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de comptes à la Sté :
- ces relevés sont-ils comparés avec les soldes des comptes en comptabilité ?	X
- les différences sont-elles recherchées et apurées ?	X
- ces ajustements sont-ils approuvés par un responsable ?	X		Par le DAF^10(*)
9- Paiement
33. La facture n'est-elle payée qu'au vue d'un ordre de paiement signé par le responsable en question et de l'original de la facture ?	X
34. L'ordre de paiement est-il délivré par le service responsable par écrit ?	X
35. L'ordre de paiement est-il établi après approbation des différents contrôles ?	X
36. Les originaux des factures sont-ils annulés après paiement ?	X		Cachet payé
10- Remises, escomptes et ristournes
37. Les approvisionnements sont-ils efficaces en matière de remises, escomptes et ristournes ?	X
38. Le pilotage de l'encaissement des remises, escomptes et ristournes est-il efficace ?	X
11- Prévention des litiges, retours et réclamations
39. Insère-t-on une clause compromissoire pour recourir à l'arbitrage institutionnel en cas de litige ?		X
40. Les marchandises ou emballages retournés aux fournisseurs font-ils l'objet d'un bon de retour pré numéroté ?	X
41. Les bons de retours et les bons de réclamations sont-ils transmis aux personnes chargées d'obtenir les avoirs ?	X
42. Est-il procédé régulièrement à une tenue des retours et des réclamations non recoupés avec des avoirs ?	X

* ⁹Direction d'Audit Interne et de Contrôle de Gestion

* ¹⁰Direction Administrative et Financière