d. Recommandation N°8 :
Soumettre mensuellement au WWF-SAWA l'état des dépenses
engagées par le WWF-Yaoundé pour le compte des projets MC et
PNK
Les dépenses effectuées par le bureau de
Yaoundé pour le compte de ses bureaux de terrain sont en
général faites dans deux cas :
- à la demande des bureaux de terrain pour les achats
à faire à Yaoundé ou à l'étranger,
- dans le cas où la dépense sera partagée
entre les différents bureaux.
Cependant, le fait que la plupart de ces factures ne soient
pas par la suite adressées aux bureaux de terrain pour ce qui est le cas
notamment des projets MC et KFW, crée un sérieux préjudice
tant aux projets de terrain qu'au bureau central. En effet, pendant que les
premiers sont dans l'impossibilité d'enregistrer ces transactions dans
leur comptabilité, le second quant à lui ne peut
récupérer les fonds dépensés. En fin de compte, ce
phénomène orchestre des écarts dans les différents
journaux, fausse les rapports financiers, offre à KfW des
possibilités de rejet dans les cas où ces dépenses
finissent par lui être soumis, entraînant de ce fait
d'éventuelles tensions de trésorerie
Par conséquent, pour éviter tous ces
désagréments, WWF-Yaoundé gagnerait à adresser tous
les mois à WWF-SAWA une facture couvrant la totalité des
dépenses faites pour le compte des projets MC et PNK.
e. Recommandation N°9 : Former
et sensibiliser le personnel à la connaissance et au respect des
procédures comptables et financières
La formation du personnel permet de créer un
environnement de contrôle positif. Sa mise en place poursuit deux
objectifs :
- maintenir et assurer un niveau de compétence
adéquat aux parties prenantes, et faciliter la compréhension des
procédures du contrôle interne,
- enseigner et stimuler une intégrité
personnelle et professionnelle des valeurs éthiques.
En effet, les procédures comptables et
financières sont appliquées à tout le personnel de la
société. Elles sont manipulées par les gestionnaires.
Toutes ces personnes doivent être formées et sensibilisées
pour assurer des résultats efficaces et efficients.
La formation, comme dans le cas du WWF peut être faite
à travers des séminaires et des ateliers d'explication, de
démonstration et des tests de procédures.
Les méthodes de contrôle doivent aussi être
imposées au moyen d'instructions fermes, et de plan d'utilisation des
supports et autres documents. La formation consiste aussi à amener le
personnel à avoir une compréhension du contrôle interne
suffisante et des risques auxquels le WWF est exposé. C'est à ce
prix qu'il peut s'acquitter de ses responsabilités de manière
efficiente et efficace.
Les principes du contrôle interne sont efficacement
applicables s'ils sont accompagnés des valeurs morales et de la
volonté personnelle. Ce sont des apports essentiels du personnel
à l'esprit constructif de l'organisation.
Les valeurs d'éthique adoptées par toutes les
parties prenantes constituent donc une attitude de soutien. Ce sont là
des points de réflexion qu'il faut inculquer au personnel pour la mise
en place des procédures efficaces appropriées.
Au regard des défaillances relatives au non-respect des
procédures comptables et financières du WWF et de KfW, et de
leurs conséquences négatives sur la situation des projets MC et
PNK, nous proposons l'organisation régulière des séances
de formation et de sensibilisation du personnel comptable et financier du WWF
à la connaissance et au respect des procédures comptables et
financières du WWF et de la KfW. Cette formation et cette
sensibilisation auront pour but de réduire la marge d'erreur induite par
la méconnaissance et le non-respect des derniers. Le nombre
d'écritures de correction sera réduit considérablement et
l'information comptable et financière sera plus fiable augmentant ainsi
la crédibilité du WWF.
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