Contribution à Â l'amélioration de la gestion financière des projets du fonds mondial pour la nature (WWF) financés par la banque allemande de développement (KFW)

Dysfonctionnement N° 5 : le non respect de la procédure de récupération des coûts direct

La récupération des coûts directs ou Direct « Cost Recovery » consiste en la capture des frais engagés dans l'appui direct au profit d'autres projets, basés sur des statistiques comme le temps passé.39(*)

a. Rappel de la procédure

Les points suivants ont été relevés dans le manuel des procédures du WWF :

· Le système de récupération des coûts a pour objectif de veiller à ce que les coûts du projet soient entièrement capturés,

· A la demande des projets, le bureau du programme fournit des services de soutien, sans lesquels le projet n'aurait pas fonctionné correctement. Ces services doivent être payés par le projet qui reçoit les avantages et les coûts devraient être intégrés dans ce projet dans le cadre de son coût total.

· La récupération des coûts doit être mutuellement arrêtée entre les différentes parties afin que le bureau de terrain ne recouvre pas les mêmes coûts de deux manières différentes,

· La quantité et la nature des services estimées et facturées aux projets se doivent d'être clairement identifiées et approuvées par le bénéficiaire du projet,

· le système de récupération des coûts est un examen annuel visant à vérifier l'application correcte du système, d'examiner la pertinence de la méthode et les taux utilisés.

· un système de récupération uniforme de coûts devrait être mis en oeuvre à travers le bureau de terrain.

· Toutefois, il est reconnu que des ajustements peuvent être nécessaires pour répondre aux directives des bailleurs de fonds ; que les coûts récupérés doivent être entièrement conformes aux exigences des donateurs.

· Le temps passé par le personnel sur les différents projets est utilisé comme base pour répartir les coûts parce que le temps est considéré comme ayant la corrélation la plus élevée du coût réel de l'administration du projet. Tous les frais directement liés au temps consacré par le personnel doivent également être inclus dans le projet. Par exemple, si l'expert-comptable est appelé à visiter le site sur le terrain pour aider à la mise en oeuvre d'une procédure financière spécifique, les coûts du voyage et de séjour devraient être budgétisés dans le projet et le temps passé sur le site comptabilisé.

Les étapes d'allocation des coûts directs sont les suivants :

· identifier le (ou les) employés (s) qui vont passer en charge leur temps de travail au projet : toute personne qui travaille pour plus d'un projet doit passer en charge son travail à ces projets.

· établir la base des coûts pour un employé appelé à charger son temps de travail : la base de calcul des coûts d'un employé est fonction de son salaire de base plus les indemnités dont il bénéficie.

· déterminer la base d'imputation des coûts : en principe, la récupération des coûts se fait sur une base horaire.

· calculer le taux journalier de chaque employé en divisant la masse salariale de l'employé par le nombre de jours ouvrables par an.

· estimer le temps à passer en charge par chaque employé dans les différents projets : chaque employé passant en charge son temps de travail dans un projet doit en début d'exercice établir un calendrier dans lequel il affectera son temps de travail dans les différents projets tout au long de l'année fiscal.

· enfin, établir un budget de récupération des coûts.

* ³⁹ WWF Field Operations Manual, op.cit P.4