Contribution à Â l'amélioration de la gestion financière des projets du fonds mondial pour la nature (WWF) financés par la banque allemande de développement (KFW)

Dysfonctionnement N° 3 : Gestion de la petite caisse

Les opérations de trésorerie se font par caisse et par banque.

a. Rappel de la procédure

Les caisses sont gérées sur la base « impress », c'est-à-dire qu'à tout moment les sommes en caisse et les dépenses payées par la caisse non encore saisies dans le logiciel comptable ACCPAC doivent être égales au montant autorisé.

L'approvisionnement de caisse se fait sur la base des prévisions de dépenses pour la période à venir ; de ce fait, elle est justifiée par les prévisions de trésorerie validées par le chef de projet ainsi qu'une fiche d'inventaire de caisse arrêtée à la date de la demande.

Les dépenses par caisse concernent en principe celles ne dépassant pas 225.000 Fcfa 37(*)

Un compte bancaire distinct doit être ouvert à Afriland First Bank à Limbé au nom des projets MC et PNK et géré par le WWF.38(*)

b. Constats

Les comptes bancaires des projets MC et PNK ont été bel et bien ouvert à Afriland Limbé. Le programme dispose d'une petite caisse qui permet de faire face aux petites dépenses journalières. Au moment de l'élaboration des rapports financiers trimestriels, les dépenses relatives aux MC et PNK sont mises en évidence dans le journal de caisse et les pièces justificatives y sont jointes. Nous avons observé avec ce système que les chèques tirés dans les comptes de la KfW n'étaient pas destinés aux seules dépenses des projets en question. Cet argent était également utilisé pour effectuer les dépenses des autres projets du programme. C'est ainsi qu'il n'était pas toujours possible pour le caissier de fournir à tout moment une situation précise des dépenses liées aux projets de la KfW, alors que l'ouverture des comptes bancaires distincts visait cet un objectif de traçabilité des dépenses.

c. Risques / Impact

Avec le système existant, les fonds destinés aux projets de la KfW se trouvent utilisés pour le compte des autres projets. Ceci peut entraîner un mauvais suivi des finances de ces projets et par conséquent le mécontentement du bailleur de fonds avec pour conséquence le non renouvellement de l'accord de partenariat.

* ³⁷ Note de service N°0019/WWF/PERS/FY07/obn, Instruction comptable N°03 FY07.

* ³⁸ MoU between WWF and provincial delegate of MFW and consultant, financial management of disposition fund transfers (amended), 07 Août 2006.