Le respect des
procédures comptables et financières
Bien que le nombre de procédures et de rapports
décrits puissent sembler accablant, les ONG ne peuvent pas se permettre
d'être imprévoyantes en matière de finances. Si une
organisation veut protéger son statut et assurer sa survie, elle devrait
se familiariser avec tous les aspects de la gestion financière.
L'élément incontournable dans une organisation en matière
de pratique comptable et financière est le manuel de procédure
comptable et financière.
a. Le manuel des procédures
Le manuel de procédures comptables décrit les
procédures mises en place dans une organisation en matière
d'organisation comptable, de codification des comptes (plan comptable), de
traitement de l'information, de production des états financiers et des
modes de classement des pièces et documents comptables.
Il constitue une référence utile pour
appréhender globalement et sans difficulté le système de
traitement de l'information comptable au sein de l'entreprise.
Le manuel des procédures a pour objectif de mettre
à la disposition des responsables de Projet, un outil de
référence à la fois opérationnel et
pédagogique pour la conduite de leurs opérations.
La mise en place des procédures formalisées
répond aux objectifs ci-après :
· fournir un cadre formel d'exécution des
opérations à caractère administratif et financier conforme
:
- aux principes de gestion généralement admis
- aux dispositions des conventions de financement
- à la législation Camerounaise.
· responsabiliser davantage le personnel dans
l'accomplissement des tâches respectives par une définition
précise des postes et des attributions afférentes,
· rendre plus productif le personnel pour une
efficacité accrue par l'optimisation des circuits d'information
(circulation des documents),
· enfin, mettre en oeuvre un contrôle interne
efficace.
Le manuel des procédures est appelé à
être révisé en fonction des changements qui peuvent
intervenir dans l'organisation du service comptable (recrutement, nouvelle
répartition des fonctions...) et des éventuelles recommandations
qui peuvent être émises par les intervenants externes
(Expert-comptable...). On y retrouve les rubriques suivantes :
· organigramme général,
· service comptable : (système et moyens
comptables, journaux auxiliaires comptables, classement des pièces
etc),
· procédure et contrôle interne et
répartition des tâches : (Procédure Achat -
Fournisseurs, Procédure Ventes - Clients, Procédure
Immobilisation - Amortissement, Procédure Paie - Personnel,
Procédure déclaration fiscale et sociale, Procédure
Travaux fin d'exercice).
Par ailleurs, les ONG font face à de multiples
conditions aussi exigeantes les une que les autres pour avoir accès aux
subventions.
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