Annexe 6 : Grille de séparation des
tâches
Grille de séparation des tâches:
son objectif est l'identification de risques à partir des
cumuls de tâches ou fonctions incompatibles ; un autre objectif est de
vérifier les éventuels surcharges de travail, sources de
risques.
Tâches
|
Nature des
tâches
|
Personnes concernées
|
SS
|
DM
|
DL
|
DO
|
NI
|
DP
|
FD
|
DM
|
SM
|
CBGST
|
D G
|
1. Magasin
|
Ex
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Réception
|
Ex
|
|
X
|
X
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
3. Expédition
|
Ex
|
|
|
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
4. Fiches de stocks remplacées par un logiciel
(coswin)
|
Ex
|
|
|
|
X
|
|
X
|
|
|
|
|
|
5. Tenue de l'inventaire permanent
|
Au
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
X
|
|
6. Responsabilité de l'inventaire
|
Ex
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
X
|
|
7. Rapprochement inventaire physique-inventaire permanent
|
Ex
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
8. Approbation des ajustements après inventaire
|
cont
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X
|
|
9. Rapport sur les stocks obsolètes, inutilisables,
etc...
|
Ex
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
X
|
|
10. Autorisation de cession ou réformes des stocks
détériorés ou inutilisés
|
Au
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X
|
|
Autorisation de sortie des stocks
|
Au
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
X
|
|
Nature des tâches : AU : Autorisation, EN : Enregistrement,
CONT : Contrôle, Ex : Exécution Source : Nous même
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 120
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
Annexe 7: Questionnaire de contrôle interne : son
objectif est d'identifier les risques à partir des faiblesses
constatées au niveau du contrôle interne
A. S'assurer que les procédures mises en place dans
l'entreprise permettent :
a) une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks
qui lui appartiennent ;
b) une protection suffisante des stocks
QUESTIONS
|
OUI ou N/A
|
NON
|
COMMENTAIRE
|
1. Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des
documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont
lieu :
|
|
|
|
a) réceptions ?
|
O
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c) transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits
finis ?
|
|
|
|
e) expéditions ?
|
O
|
|
|
f) autres mouvements ? (à préciser)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fiches de stocks
|
|
|
|
1. S'ils existent ces documents sont ils utilisés pour
mettre a jour les fiches
des stocks
|
|
|
|
a)réceptions ?
|
O
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits
finis ?
|
|
|
|
e) expéditions ?
|
|
|
|
f) autres mouvements (à préciser)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Le mode d'enregistrements de ces documents(ordre chronologique
par exemple)permet-il de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements
:
|
|
|
|
a)réceptions ?
|
O
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis
?
|
|
|
|
e)expéditions ?
|
O
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 121
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
d) autres mouvements à préciser ?
|
|
|
|
|
|
|
|
Inventaire permanent
|
|
|
|
4. tient-on un inventaire permanent intégré
à la comptabilité :
|
|
|
|
en quantité ?
|
N/A
|
|
|
en valeur ?
|
N/A
|
|
|
|
|
|
|
5) Cet inventaire est-il mouvementé,
|
N/A
|
|
|
pour les quantités, à partir des
|
N/A
|
|
|
documents prévus en 1 ?
|
|
|
|
6) Si oui ; l'exhaustivité de l'enregistrement des
mouvements est-elle contrôlée :
|
|
|
|
a)réceptions
|
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Transfert de la production vers le magasin des produits finis
?
|
|
|
|
c) Expédition ?
|
|
|
|
d) Autres mouvements ? (à préciser)
|
|
|
|
|
7) Cet inventaire permanent est-il régulièrement
rapproché avec les fiches de stock pour :
|
N/A
|
|
|
a.) les matières premières et marchandises ?
|
|
|
|
b) les travaux en cours ?
|
|
|
|
c)les produits finis ?
|
|
|
|
Si oui, les écarts constatés sont-ils
expliqués et corrigés ?
|
|
|
|
|
|
|
|
Contrôle physique
|
|
|
|
8) les conditions de stockage permettent-elles d'éviter
:
|
|
|
|
a)la détérioration des stocks ?
|
O
|
|
|
b) l'accès de personnes non autorisées ?
|
|
N
|
|
9) Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins
une fois par an en ce qui concerne ;
|
O
|
|
|
les matières premières et fournitures ?
|
|
|
|
les travaux en cours ?
|
|
|
|
les produits finis ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
10) Si l'inventaire est exécuté en une seule
fois, les procédures d'inventaire sont-elles correctement
établies (voir questionnaire spécifiques) ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
11) Si des inventaires tournants sont effectués :
|
|
|
|
a)existe t-il un programme qui permet de suivre l'avancement
des coupages ?
|
O
|
|
|
b) les procédures utilisés permettent-elles de
s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en
une seule fois ?
|
O
|
|
|
c)les mouvements physiques et comptables des produits
comptés sont-ils arrêtés simultanément ?
|
O
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 122
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
|
|
|
|
12) les comptages (annuels ou tournants) sont-ils
comparés indépendamment avec les fiches de stock ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
13) Les écarts entre les comptages et les fiches de
stocks sont-ils :
|
|
|
|
a)expliqués ?
|
O
|
|
|
b) enregistrés, si nécessaire, sur les fiches de
stocks après autorisation d'un responsable ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
14) Des rapports sont-ils faits sur les écarts
constatés (quantités et valeur) ainsi que sur leur origine ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
15) Les quantités stockés chez les tiers
sont-elles suivies sur les fiches de stocks et comptées physiquement et
régulièrement ?
|
|
N
|
|
|
|
|
|
16) Si des différences sont constatées entre ces
fiches de stocks et les quantités détenues effectivement par les
tiers :
|
|
|
|
a)se met-on d'accord avec celui-ci sur les causes et les
responsabilités de ces différences ?
|
N/A
|
|
|
b) Ajuste-t-on les fiches de stocks, l'inventaire permanent
et les comptes de Grand-Livre en conséquence ?
|
|
|
|
|
|
|
|
17) Les articles en dépôt qui n'appartiennent pas
à la société (marchandises appartenant aux clients ou
consignation, etc. ...) sont-elles physiquement isolées, suivies sur les
fiches et sous contrôle comptable ?
|
|
N
|
|
|
|
|
|
18) Se met-on périodiquement d'accord avec les personnes
pour lesquelles les marchandises sont gardées en dépôt sur
les quantités détenues et les conditions dans lesquelles ce
service est fourni ?
|
|
N
|
|
|
|
|
|
19) Les dispositions sont-elles prises en fin d'exercice
|
|
|
|
pour s'assurer que les productions, réceptions et
expéditions sont enregistrées dans la bonne période ?
|
O
|
|
|
20) Des fiches de production sont-elles en place pour
permettre de connaître et de contrôler
|
|
N
|
|
le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe
quel moment ?
|
|
N
|
|
21) Les stocks sont-ils couverts par une assurance
adéquate contre les risques de pertes par :
|
O
|
|
|
|
a) le feu ?
|
|
|
|
b) le vol ?
|
|
|
|
|
c)les calamités naturelles ou autres risques?
|
|
|
|
|
|
|
|
B. S'assurer que les procédures mises en place
dans l'entreprise permettent :
|
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 123
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 124
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
a) une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui
lui appartiennent ;
|
O
|
|
|
b) une protection suffisante des stocks
|
O
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des
documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont
lieu :
|
O
|
|
|
a) réceptions ?
|
O
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c) transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits
finis ?
|
|
|
|
e) expéditions ?
|
O
|
|
|
f) autres mouvements ? (à préciser)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fiches de stocks
|
O
|
|
|
2. S'ils existent ces documents sont ils utilisés pour
mettre a jour les fiches des stocks
|
N/A
|
|
|
a)réceptions ?
|
N/A
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis
?
|
|
|
|
e)expéditions ?
|
O
|
|
|
f) autres mouvements (à préciser)
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Le mode d'enregistrements de ces documents(ordre chronologique
par exemple)permet-il de s'assurer de l'exhaustivité des enregistrements
:
|
O
|
|
|
a)réceptions ?
|
O
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
d) transferts de la production vers le magasin des produits finis
?
|
|
|
|
e)expéditions ?
|
O
|
|
|
d) autres mouvements à préciser ?
|
|
|
|
|
|
|
|
Inventaire permanent
|
N/A
|
|
|
4tient-on un inventaire permanent intégré a la
comptabilité :
|
|
|
|
en quantité ?
|
|
|
|
en valeur ?
|
|
|
|
|
|
|
|
5) Cet inventaire est-il mouvementé
|
N/A
|
|
|
pour les quantités, à partir des
|
|
|
|
documents prévus en 1 ?
|
|
|
|
6) Si oui ; l'exhaustivité de l'enregistrement des
mouvements est-elle contrôlée :
|
|
|
|
|
a)réceptions
|
|
|
|
b) transferts vers la production ?
|
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 125
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
c)transferts inter-ateliers de production ?
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Transfert de la production vers le magasin des produits finis
?
|
|
|
|
b) Expédition ?
|
N/A
|
|
|
|
c)Autres mouvements ? (à préciser)
|
|
|
|
|
|
|
|
7) Cet inventaire permanent est-il régulièrement
rapproché avec les fiches de stock pour :
|
N/A
|
|
|
a.) les matières premières et marchandises ?
|
|
|
|
b) les travaux en cours ?
|
|
|
|
c)les produits finis ?
|
|
|
|
Si oui, les écarts constatés sont-ils
expliqués et corrigés ?
|
|
|
|
|
|
|
|
Contrôle physique
|
|
|
|
8) les conditions de stockage permettent-elles d'éviter
:
|
O
|
|
|
a)la détérioration des stocks ?
|
O
|
|
|
b) l'accès de personnes non autorisées ?
|
O
|
|
|
9) Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins
une fois par an en ce qui concerne ;
|
O
|
|
|
les matières premières et fournitures ?
|
O
|
|
|
les travaux en cours ?
|
|
|
|
les produits finis ?
|
|
|
|
|
|
|
|
10) Si l'inventaire st exécuté en une seule fois,
les procédures d'inventaire sont-elles correctement établies
(voir questionnaire spécifiques) ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
11) Si des inventaires tournants sont effectués :
|
|
|
|
a)existe t-il un programme qui permet de suivre l'avancement
des coupages ?
|
O
|
|
|
b) les procédures utilisés permettent-elles de
s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en
une seule fois ?
|
O
|
|
|
c)les mouvements physiques et comptables des produits
comptés sont-ils arrêtés simultanément ?
|
|
N
|
|
|
|
|
|
12) les comptages (annuels ou tournants) sont-ils
comparés indépendamment avec les fiches de stock ?
|
N/A
|
|
|
|
|
|
|
13) Les écarts entre les comptages et les fiches de
stocks sont-ils :
|
|
|
|
a)expliqués ?
|
O
|
|
|
b) enregistrés, si nécessaire, sur les fiches de
stocks après autorisation d'un responsable ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
14) Des rapports sont-ils faits sur les écarts
constatés (quantités et valeur) ainsi que sur leur origine ?
|
O
|
|
|
|
|
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 126
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
15) Les quantités stockés chez les tiers
sont-elles suivies sur les fiches de stocks et comptées physiquement et
régulièrement ?
|
|
N
|
|
|
|
|
|
16) Si des différences sont constatées entre ces
fiches de stocks et les quantités détenues effectivement par les
tiers :
|
|
|
|
a)se met-on d'accord avec celui-ci sur les causes et les
responsabilités de ces différences ?
|
O
|
|
|
b) ajuste-t-on les fiches de stocks, l'inventaire permanent et
les comptes de Grand-Livre en conséquence ?
|
N/A
|
|
|
|
|
|
|
17) Les marchandises en dépôt qui n'appartiennent
pas à la société (marchandises appartenant aux clients ou
consignation, etc.) sont-elles physiquement isolées, suivies sur les
fiches et sous contrôle comptable ?
|
N/A
|
|
|
|
|
|
|
18) Se met-on périodiquement d'accord avec les personnes
pour lesquelles les marchandises sont gardées en dépôt sur
les quantités détenues et les conditions dans lesquelles ce
service est fourni ?
|
N/A
|
|
|
|
|
|
|
19) Les dispositions sont-elles prises en fin d'exercice
|
|
|
|
pour s'assurer que les productions, réceptions et
expéditions sont enregistrées dans la bonne période ?
|
N/A
|
|
|
20) Des fiches de production sont-elles en place pour
permettre de connaître et de contrôler
|
N/A
|
|
|
le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe
quel moment ?
|
N/A
|
|
|
21) Les stocks sont-ils couverts par une assurance
adéquate contre les risques de pertes par :
|
O
|
|
|
|
a) le feu ?
|
|
|
|
b) le vol ?
|
|
|
|
|
c)les calamités naturelles ou autres risques?
|
|
|
|
|
|
|
|
OBJECTIF DE CONTRÔLE
|
|
|
|
|
|
|
|
C.S'assurer que les coûts imputés aux stocks
sont déterminés avec précision.
|
|
|
|
|
|
|
|
1) Les prix de revient imputés aux stocks comprennent-ils
:
|
|
|
|
a)les charges directes ?
|
|
|
|
b) les charges indirectes ?
|
|
|
|
|
|
|
|
2) Les charges imputées sont-elles rapprochées de
la comptabilité générale ?
|
|
|
|
|
|
|
|
COUTS STANDARD : ces questions ne s'appliquent que s'il existe
un système de couts standard.
|
|
N
|
|
|
|
|
|
3) Les coûts standards sont-ils revus annuellement ?
|
N/A
|
|
|
|
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 127
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
4) Les écarts entre couts standard et couts réels
sont-ils analysés :
|
N/A
|
|
|
a)pour les achats de matières et fournitures,
|
|
|
|
b) pour les productions ?
|
|
|
|
|
|
|
|
5) Les écarts sont-ils communiqués
régulièrement à la direction et font-ils l'objet d'une
analyse :
|
|
|
|
a) au niveau global ?
|
|
|
|
b) au niveau de chaque produit ?
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6) Les variations de taux d'imputation de la main d'oeuvre et des
frais généraux sont-elles régulièrement
communiquées à la direction et analysées ?
|
|
|
|
|
|
|
|
7) Ces taux d'imputation sont-ils revus annuellement ? (en
ignorant les changements temporaires dus au niveau d'activité)
|
|
|
|
|
|
|
|
8) Les coûts standards sont-ils mis à jour en tenant
compte des
modifications du taux d'imputation de la main d'oeuvre et des
frais généraux ?
|
|
|
|
|
|
|
|
AUTRES METHODES DE VALORISATION
|
|
|
|
Ces questions s'appliquent lorsqu'il n'existe pas de coûts
standards pour la valorisation.
|
|
|
|
9) Les documents ayant servi à valoriser les stocks
à leur coût réel sont-ils conservés pour :
|
|
|
|
a) tous les achats ?
|
|
|
|
b) toutes les productions ?
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10) Des procédures ont-elles été mises en
place pour s'assurer de l'exactitude des enregistrements (par exemple en
analysant les écarts entre cout réel et cout normal) ?
|
|
|
|
|
|
|
|
DANS LES DEUX CAS
|
|
|
|
11) Est-il fait un contrôle par comparaison
fréquente des pourcentages de marge brute, pour contrôler la
fiabilité des montants en stocks ?
|
|
|
|
|
|
|
|
12) Le système de saisie des couts assure-t-il une
séparation adéquate des périodes ?
|
|
|
|
|
|
|
|
13) Si la société appartient à un
|
|
|
|
groupe, le système comptable permet-il d'identifier le
prix de revient des marchandises achetées au groupe ?
|
|
|
|
|
|
|
|
OBJECTIF DE CONTROLE
|
|
|
|
|
|
|
|
D) S'assurer que les procédures mises en place
dans l'entreprise permettent une identification précise des stocks
à déprécier
|
|
|
|
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de l'ASECNA Dakar (Sénégal)
|
|
|
|
1) La politique de dépréciation des stocks
couvre-t-elle :
|
|
|
|
a) la rotation lente ?
|
|
|
|
b) les produits en mauvais état ?
|
|
|
|
c) la valeur de réalisation ?
|
|
|
|
|
2) Le système de tenues des fiches de stocks permet-il
de faire apparaître les stocks à écoulement lent ?
|
|
|
|
3) Les articles en mauvais état ou inutilisable sont-elles
régulièrement identifiés ?
|
|
|
|
4) La valeur brute des stocks est-elle
régulièrement rapprochée de la valeur probable de
réalisation :
|
|
|
|
a) matières premières ?
|
|
|
|
b) travaux en cours ?
|
|
|
|
c) produits finis ?
|
|
|
|
d) autres ?
|
|
|
|
|
Source : Nous même
O=Oui N=Non N/A= Non Appliqué
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 128
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central de l'ASECNA
Dakar (Sénégal)
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