3.2 Les outils de collecte des données
La collecte des données destinées à
l'élaboration de la cartographie des risques nécessite au
préalable la conception et la mise en place de système
d'informations fiables. Pour COOPERS & al (1998 :88), « la
qualité des informations se mesurent par les réponses aux
questions suivantes :
? Contenu : toutes les informations nécessaires y
sont-elles ?
? Délai : l'information peut-elle être obtenue en
temps voulu ?
? Mise à jour : est-ce la dernière information en
date disponible ?
? Exactitude : l'information est-elle exacte ?
? Accessibilité : les parties intéressées
peuvent-elles obtenir cette information
aisément » ? La bonne collecte de ces informations
exige l'utilisation d'outils appropriés.
Il n'y a pas de méthode d'audit qui ne commence par la
connaissance des processus ou des activités que l'on doit auditer
(RENARD, 2009 :224). L'utilisation des outils se fait pendant la prise de
connaissance de l'entité. Pour notre étude, la collecte des
données a nécessité l'utilisation d'outils adéquats
tels l'analyse documentaire, les entretiens et l'observation physique
directe.
3.2.1 L'analyse documentaire
L'analyse documentaire a consisté essentiellement
à l'exploitation des documents au sein du Bureau Gestion des Stocks
(BGS). Ainsi, nous avons consulté tour à tour, l'organigramme de
l'ASECNA, le livret d'accueil édition 2009, le rapport
d'activités 2008 de l'ASECNA, les procédures d'inventaires des
stocks, les rapports d'inventaire des stocks 2009 et 2010, les
procédures d'arrivage du matériel et de sorties des stocks. Ces
documents nous ont permis de mieux appréhender le processus de gestion
des stocks à travers son fonctionnement.
3.2.2 Les entretiens
Le but essentiel de l'entretien est la collecte de
données en vue de les analyser. La finalité de l'entretien est la
connaissance des procédures pratiques de travail. Pour notre
étude, nous avons orienté nos entretiens vers les acteurs du
Bureau Approvisionnement, Bureau Achat et
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central
de
l'ASECNA Dakar (Sénégal)
le BGS. Afin de donner plus de chance de réussite à
notre étude, nous avons mené l'entretien en trois phases : la
préparation, l'administration et la synthèse des
questionnaires.
-la préparation des entretiens : elle a consisté
à l'élaboration des questionnaires et à la
désignation des acteurs concernés par les entretiens à
administrer. Ainsi, les opérationnels ci-après ont
été rencontrés dans le cadre des entretiens :
Tableau 8: Echantillon de la population
questionnée
|
Service
|
Effectif total
|
Effectif questionné
|
Taux d'effectif questionné
|
|
Bureau Approvisionnement
|
5
|
4
|
80%
|
|
Bureau Achat
|
5
|
4
|
80%
|
|
Bureau Gestion des Stocks
|
10
|
7
|
70%
|
|
Total
|
20
|
15
|
75%
|
Source : Nous même
- l'administration des questions : Les questionnaires ont
été administrés oralement sous forme de questions
fermées ou ouvertes. Les réponses fournies ont, au fur et
à mesure, fait l'objet de prises de notes. Au regard du rôle
important du chef BGS, nous avons préféré lui adresser un
questionnaire écrit dont les réponses sont jointes en annexe 5
à la page 118-119.
- la synthèse à l'exception des questionnaires :
il s'agit maintenant de faire une mise en commun des informations obtenues, de
les traiter afin de ne retenir que celles qui sont pertinentes pour notre
étude.
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