2.2. LA DESCRIPTION DU S.E.R.
Dans ce point se focalisant sur la description du
sous-ensemble représentatif, nous allons définir tout en
analysant chaque processus retenu pour notre projet de la Gestion
Académique, notamment :
- le processus de gestion des inscriptions et
réintégrations, et - le processus de Préparation et Suivi
des délibérations.
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2.2.1. LE PROCESSUS DE `' GESTION DES INSCRIPTIONS ET
REINTEGRATIONS»
2.2.2.1. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DES AFFAIRES
ACAD.1
La Direction des affaires académiques dépend
directement du Secrétariat Général Académique qui
dicte les orientations à suivre en collaboration avec ses services.
Cela étant, son organigramme fonctionnel2 se
structure de la manière
suivante :
Direction des services
Direction de
l'enseignement
Secrétariat
Secrétariat
Division inscription
Bureau inscription
Bureau contrôle de S.
Division scolarité
Direction des services
académiques
Division gestion
académique étudiant
Bureau gestion
académique étudiant
Division gestion
académique enseign
1 Travail demandé par le cabinet du
Vice-ministre en charge de l'E.S.U., Révision de l'organigramme de
l'I.S.C./Kinshasa, Edition I.S.C./KIN., Année académique 1998
- 1999.
2 Travail demandé par le Cabinet du Vice -
Ministre en charge de l'E.S.U., Idem.
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2.2.1.1. DESCRIPTION DES ACTIVITES
En ce qui concerne le processus de « gestion des
inscriptions et réintégrations » à l'Institut
Supérieur de Commerce, nous en spécifions qu'il s'agit
généralement du recrutement des nouveaux candidats, d'une part ;
et d'autre part, de la tenue à jour et du suivi du dossier de
l'étudiant, c'est-à-dire sa scolarité, et cela, du
début de ses études dans une section choisie jusqu'à la
fin de son cycle (graduat ou licence) afin d'entériner son
diplôme.
Avant les opérations d'inscriptions dans les classes de
recrutement ou d'accéder au second cycle, le Comité de Gestion de
l'I.S.C./KIN., par l'entremise du Secrétaire Général
Académique, crée, après la clôture d'une
année académique, une commission chargée des inscriptions
à l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa. Elle est
mandatée pour la supervision et le suivi de toutes les opérations
des inscriptions.
En se référant aux inscriptions (recrutement des
nouveaux candidats), les opérations se déroulent de la
manière suivante :
1° Vente des formulaires ou bulletins
d'inscription par les appariteurs ou les chargés de vente des
formulaires du Service Académique ;
2° Réception et vérification des
éléments du dossier constitué par le candidat, y compris
le bulletin d'inscription rempli ;
3° Etablissement et remise par la Direction
des Inscriptions d'une attestation de dépôt de dossier au candidat
;
4° Saisie des informations du dossier
d'inscription (formulaires d'inscription,...) des candidats suivant les
sections choisies ;
5° Examen par la commission d'inscription et
sélection des dossiers suivant les critères définis par le
Comité de Gestion ;
6° Publication des listes des admissibles par
section ;
7° Etablissement des listes définitives
suivant les informations reçues de la Direction des Finances et des
Sections ;
8° Délivrance des attestations de
fréquentation et établissement des cartes d'étudiants ;
9° Etablissement des listes des inscriptions
au rôle pour les examens de contrôle;
10° Gestion courante et normale comme dans les
classes montantes jusqu'aux sessions d'examens.
11° Elaboration des statistiques
appropriées (nombre d'inscrits, transfert, déperdition).
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Par contre, les opérations de
réintégration et scolarité pour les classes montantes se
déroulent de la manière ci-après :
1° Réception par la Division
Contrôle de Scolarité des procès-verbaux des jurys de
délibérations.
2° Exploitation par la Division Contrôle
de Scolarité et par la Direction de l'Enseignement des
procès-verbaux des jurys de délibérations.
3° Réintégration ou
renouvellement des inscriptions par l'étudiant en payant des frais
d'études. La réintégration concerne également
l'étudiant qui, étant en déperdition ou ayant
abandonné les études pendant au moins une année, veut les
reprendre en introduisant au préalable une lettre de demande de
réintégration à la Section concernée. Après
examen du dossier et dans le cas favorable, la demande sera acceptée. Et
en suite, la liste des étudiants retenus sera transmise à la
Division Contrôle de Scolarité.
4° Examen des dossiers des inscriptions
spéciales : elles concernent les étudiants qui viennent d'autres
établissements d'enseignement supérieur de commerce en
introduisant au préalable une lettre de demande d'une inscription
spéciale adressée à la Section concernée.
Après examen du dossier et dans le cas favorable, la demande sera
acceptée. Et la liste des étudiants retenus sera transmise
à la Division Contrôle de Scolarité.
5° Examen des dossiers des bisseurs : elles
touchent uniquement les étudiants qui ont été
ajournés en l'année académique dernière et veulent
reprendre les études en l'année académique courante.
6° Examen des dossiers des étudiants
à transférer : il concerne les étudiants qui veulent
changer de Section ou d'option (département) en l'année
académique courante.
7° Etablissement par la Division
Contrôle de Scolarité des listes définitives par Section
et/ou par option (département) à partir des informations
provenant de la Direction des Finances.
8° Etablissement par la Division
Contrôle de Scolarité des attestations de réussite.
9° Etablissement par la Division
Contrôle de Scolarité des cartes d'étudiants et autres
documents académiques sur demande de l'étudiant.
10° Etablissement par celle-ci des listes des
inscriptions au rôle pour les examens de mi-session ou de hors
session.
11° Gestion courante et normale jusqu'aux
sessions d'examens.
12° Entérinement ou approbation des
diplômes pour les finalistes.
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En outre, il existe également les inscriptions des
étudiants du second cycle qui débute un mois avant la
rentrée académique et dont les opérations se
décrivent succinctement comme suit :
1° L'achat par l'étudiant, à une
date fixée par la Commission d'inscription, d'un formulaire
d'inscription qui lui permet d'indiquer son identité complète
ainsi que d'autres informations nécessaires pour son inscription. Et
ensuite, il est appelé à constituer son dossier et de le
déposer avant une date qui sera précisée par la commission
d'inscription.
2° Fixation d'une date à laquelle les
étudiants dont les dossiers ont été
sélectionnés viendront passer leur concours d'admission en
pré licence (uniquement les étudiants de l'ancien programme de
cours) ou en première licence (uniquement ceux du nouveau programme de
cours).
3° Remise des listes de cotes par la
Commission d'Inscription au Centre de Traitement Informatique pour le calcul
des pourcentages et leur classement par l'ordre de mérite.
4° Application des critères de
sélection qui permet de retenir un certain nombre d'étudiants
pouvant suivre régulièrement les cours pour l'année
académique prochaine.
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