Chapitre 2ème : ANALYSE DE L'EXISTANT
L'analyse de l'existant, aussi appelée «
diagnostic de l'existant », nous permet, avant de concevoir un
nouveau système d'information, de bien connaître l'entreprise
(direction, service...) qui l'utilisera ; c'est-à-dire, connaître
:
? La situation de l'entreprise en particulier dans les
services
concernés, de ses produits ou ses services et de son
marché ; ? L'organisation actuelle (directions et services,
personnels,
moyens techniques et autres) ;
? La circulation des biens, des services et des informations dans
l'entreprise et son environnement ;
? Les points forts et les points faibles...
De ce fait, nous allons parcourir ce chapitre en analysant les
aspects
ci-après :
1) Le sous-ensemble représentatif (S.E.R.).
2) La description du sous-ensemble représentatif.
3) Les règles du sous-ensemble représentatif.
2.1. LE SOUS-ENSEMBLE REPRESENTATIF (S.E.R.)
Le Sous-ensemble Représentatif (S.E.R) est une
réduction du système d'information, où les fonctions
essentielles et les flux principaux sont représentés, qui permet
de mettre en lumière les activités du domaine d'étude qui
sont les plus importantes, les plus critiques et les plus sujettes à
changement. L'étude préalable est essentiellement axée sur
le sous-ensemble représentatif, et les choix proposés sur ce
sous-ensemble, aux niveaux techniques, organisation et gestion, sont ensuite
étendus à tout le domaine. 1
? Pour choisir ce sous-ensemble représentatif et mettre
en évidence les processus majeurs dans le domaine, nous avons pris en
compte le fonctionnement normal du domaine, en négligeant les situations
exceptionnelles, les processus de faible fréquence, et les
opérations marginales. Nous avons ici représenté un
schéma du système d'information où les fonctions
principales et les flux fondamentaux sont exprimés. Pour définir
le champ du sous-ensemble représentatif, nous avons tenu compte de notre
diagramme des flux ainsi que de certaines considérations comme les
fonctions du projet de la Gestion Académique.
1 Dominique DIONISI, L'essentiel sur Merise,
Ed. EYROLLES, Paris 2001, p. 22.
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2.2.1. LE DECOUPAGE DU S.I. EN DOMAINES D'ACTIVITES
Nous avons ici utilisé essentiellement deux approches.
D'une part, l' « approche fondée sur les fonctions du
système de pilotage » qui a permis de définir les
grandes fonctions de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa, et
cela nous a conduit à distinguer trois domaines. (Voir figure
ci-après).
D'autre part, l' « approche fondée sur
l'activité du système opérant » qui nous a
facilité à décrire des diverses activités
homogènes (projets) du domaine sur lequel nos études se
focalisent. (Voir figure 2).
Fonction d'Administration Fonction Académique Fonction
Financière
Système d'Information
Système de Pilotage
Système Opérant
Domaine A Domaine B Domaine C
L'organisation « I.S.C/KIN. »
Système d'Information
Système de Pilotage
Système d'Information
Système Opérant
Système de Pilotage
Système Opérant
Système d'Information
Système Opérant
Système de Pilotage
Figure : Découpage de l'organisation I.S.C/KIN en
domaines d'activités.
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4 projets
3 domaines
2 processus
Secteur
Administration
Gestion des
inscriptions
et
réintégrations
Gestion d'une Section
Gestion
Académique
Préparation et
suivi
des
délibérations
Secteur
Académique
Gestion de la Bibliothèque
Gestion de
l'enseignem.
et recherche
Secteur Financier
Figure : Description du Domaine Académique.
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