II. L'étendue de l'examen
Concernant l'examen du portefeuille, il est impossible de
définir un ensemble de procédures qui convienne à toutes
les EMF. L'examen du portefeuille, plus encore que tout autre domaine
audité d'un EMF, doit être adapté aux particularités
de chaque EMF.
Dans une certaine mesure, le choix des procédures
dépend du système de suivi du portefeuille et du contrôle
interne de l'EMF.
Lorsque ces derniers s'avèrent fiables, il n'est pas
nécessaire que l'auditeur effectue de nombreux tests indépendants
du système d'information.
III. Les systèmes à évaluer
* LE SYSTÈME COMPTABLE : le système
comptable reçoit des informations sur chaque opération de
crédit mais son but est de produire une information globale qui alimente
les états financiers.
* LE SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION DE SUIVI DES
CRÉDITS
Le système de suivi des crédits est
centré sur l'information afférente aux crédits par
individu, dont :
- L'identité du client ;
- Le montant décaissé ;
- Les conditions du crédit, comme le taux
d'intérêt, les commissions, la date d'échéance, etc.
;
- Le calendrier de remboursement - Tableau d'amortissement du
prêt (montants et dates) ;
- Le montant et la date des remboursements perçus ;
- Le montant et la balance âgée des
crédits en retard ;
- L'encours de crédits.
Idéalement, le système de suivi des
crédits doit contenir ces informations non seulement pour les
crédits en cours, mais aussi pour les anciens crédits. En
pratique, la plupart des EMF ne conservent pas cette information,du moins sous
une forme exploitable, pour les crédits recouvrés ou
passés en perte.
L'objet principal du système de suivi des
crédits est de fournir des informations pertinentes pour
l'administration du portefeuille, indépendamment du fait que cette
information alimente ou non les états financiers. Certaines des
données retenues par le système de suivi des crédits sont
également retenues directement par le système comptable - par
exemple, les décaissements, les remboursements ou les
intérêts échus (à noter que le système
comptable et le système de suivi des crédits peuvent retenir des
données relatives aux crédits à des moments
différents et à partir de sources différentes, ce qui peut
mener à des divergences entre les deux systèmes).
Certaines données du système de suivi des
crédits n'alimentent qu'indirectement le système comptable et les
états financiers - comme l'information sur les impayés qui est
utilisée pour estimer les dotations aux provisions dans le
système comptable. D'autres données du système de
suivi des crédits n'entrent jamais dans le système comptable -
par exemple l'identité des clients ou les calendriers de
remboursements.
En principe, le système de suivi des
crédits doit être parfaitement intégré au
système comptable. En pratique, c'est rarement le cas. Les
institutions de microfinance ne peuvent pas utiliser les logiciels
intégrés conçus pour les banques parce que leurs
systèmes de crédit sont trop différents de ceux des
banques. Plusieurs logiciels intégrés ont
été conçus pour les institutions de microfinance, mais ils
offrent rarement l'appui technique local immédiat qui est indispensable
lors de modifications ou de pannes inévitables du
système. En conséquence, de nombreuses institutions
pensent qu'un système comptable standard (informatisé ou manuel)
peut être adapté à leurs besoins spécifiques mais
qu'en ce qui concerne le système de suivi des crédits, elles
doivent concevoir sur mesure leur propre système (encore une fois,
informatisé ou manuel).
* LE SYSTÈME DE GESTION DES CRÉDITS : Le
système de gestion des crédits n'est pas un système
d'information, mais concerne plutôt l'ensemble des politiques et
procédures, écrites ou non écrites, qui régissent
les opérations de crédit de l'institution, à
savoir :
- Le marketing du crédit ;
- L'évaluation des clients et des crédits ;
- La taille et les conditions du crédit ;
- L'approbation du crédit ;
- Le traitement des décaissements et des remboursements
par les agents de crédit et les caissiers ;
- L'enregistrement des décaissements et des
remboursements dans le système informatique;
- La supervision des clients ;
- Les politiques de recouvrement des impayés ;
- Le rééchelonnement des crédits en
retard ;
- Les contrôles internes, à la fois
opérationnels et ex post.
| 
