Audit de l'activité de crédit dans un établissement de micro finance (gestion des crédits et du portefeuille compromis): cas du Crédit Mutuel. SA au Cameroun

III. LES MECANISMES LIES AU RECOUVREMENT DES CREANCES COMPROMISES AU CREDIT MUTUEL

L'application de la politique de recouvrement des créances au CREDIT MUTEL relève de la responsabilité d'une entité dénommée ASR (Agence Spéciale de Recouvrement), organe nouveau et spécifique mis en place en 2008 par la Direction Générale.

Il convient de préciser que les responsabilités dévolues à l'ASR ne dispensent en rien les gestionnaires/chefs d'agences à leurs obligations de suivi du recouvrement classique des créances de la banque ainsi que de la gestion de la phase amiable du recouvrement en cas d'incident de remboursement.

Seul un échec dûment justifié (rapports des descentes sur le terrain, décharges des courriers de relances...) peut motiver valablement la demande de transfert de la créance à l'ASR, à défaut, les gestionnaires/chefs d'agences doivent répondre des manquements à la procédure relevés.

A l'ASR, sont dévolues les attributions relatives : aux activités liées au secrétariat des engagements, aux activités administratives liées au service juridique, et aux activités spécifiques liées au recouvrement des créances plus ou moins compromises

III.1 - Les activités liées au secrétariat des engagements

L'ASR à travers sa fonction de Secrétariat des Engagements intervient dès la phase de mise en place du prêt suivant les modalités décrites la section des procédures de mise en place d'un prêt) et plus précisément : La matérialisation des garanties, Le contrôle de la matérialisation des garanties, La sécurisation en coffre.

Elle doit également établir tous les mois les rapports de situation mensuelle.

III.2 - Les activités liées au service juridique

Il s'agira particulièrement dans ce cadre, de toutes les diligences administratives ayant trait au respect de l'application des textes juridiques et réglementaires dans tous les actes de la banque :

- consultations diverses lors de cas particuliers d'ouvertures de comptes

- gestion des problèmes de succession

- sollicitations (pour avis et rédaction des actes juridiques de garanties) du Comité de Crédit lors des décisions de crédits

- validation des actes de garanties

- ...toutes autres procédures nécessitant l'intervention du Service Juridique.

III.3 - Les activités liées au recouvrement des créances compromises

III.3.1 - Les modalités de transfert de créance à l'ASR

L'échec de la phase amiable du recouvrement implique de la part des gestionnaires/chefs d'agences, l'élaboration d'un dossier de demande de transfert, qui après avis du Comité de Crédit, autorise le transfert de la créance en souffrance à l'ASR, pour actions spécifiques.

Tous les éléments justificatifs de l'échec de la phase amiable doivent être intégrés en appui de la demande afin d'éviter des demandes de transfert fantaisistes ou de fuites de responsabilités des gestionnaires et chefs d'agences.

III.3.2 - Organigramme administratif de l'ASR

Sur le plan organique, l'ASR est structurée à l'image d'une agence classique à savoir : un chef d'agence et au moins (04) quatre gestionnaires.

Sur le plan fonctionnel, l'ASR assure la gestion quotidienne du portefeuille contentieux à l'instar des gestionnaires du portefeuille ordinaire en agence. Le chef de l'ASR supervise le travail de ses collaborateurs dans le cadre des orientations prescrites par le Comité de Crédit et, dans des cas particuliers par la Direction Générale.

Ce dernier assure au sein de son unité, la répartition du portefeuille contentieux entre les gestionnaires tout en leur prescrivant : la méthodologie de travail, les objectifs particuliers et globaux des dossiers suivis, ...toutes autres instructions visant l'efficacité de l'ASR.

Enfin, il est responsable de la production, à l'intention de la Direction Générale, des rapports de synthèse mensuelle, tels que préconisés dans le présent guide de procédures.

N.B : les principes de contrôle et de supervision du chef d'agence tels que décrits dans le guide y relatif restent totalement d'actualité en ce qui concerne l'ASR.

III.3.3 - La gestion des engagements transférés à l'ASR

Il est tout simplement repris de façon synthétique dans ce cadre, les formalités explicitées au paragraphe concernant la gestion des clients sensibles ci-dessus.

Imputation des créances en provenance des agences ou service crédit siège :

A l'ASR

Numéros de Comptes		Intitulés	Montants
Débit	Crédit		Débit	Crédit
335....	451....	Créances douteuses client ................... Cptes de liaison sièges et agences (Libellé : Transfert créance reçu clt......... agence......... de FCFA..........)	Montant créance	Montant créance

A l'agence de domiciliation initiale de la créance

Numéros de Comptes		Intitulés	Montants
Débit	Crédit		Débit	Crédit
451....	371/372	Cptes de liaison sièges et agences Compte Client............................. (Libellé : Transfert créance clt......... de FCFA..........à l'ASR)	Montant créance	Montant créance

N.B : le justificatif de cette écriture comptable étant le dossier physique reçu du Service Crédit et comportant la décision du Comité de Crédit

Le transfert des créances en souffrance à l'ASR autorise de fait l'ouverture de la phase précontentieuse, puis éventuellement, de la phase contentieuse.

III.3.4 - Les activités spécifiques liées au recouvrement des créances compromises

III.3.4.1 - La phase précontentieuse du recouvrement à l'ASR

Pendant cette phase, des voies et moyens plus coercitifs sont employés en vue de contraindre les débiteurs à honorer leurs engagements. On retrouvera principalement, les mises en demeure, les sommations de payer avant poursuites judiciaires...

Une réaction positive du client débiteur ouvrira la voie à des mesures de restructuration, alors que la phase contentieuse sera envisagée en cas d'échec.

*La restructuration des créances en souffrance : la restructuration des créances en souffrance intègre tous les moyens envisageables de recouvrement de la créance convenus avec le débiteur à l'instar de la rétention, de la compensation, de la transaction...

Tout pré accord convenu entre l'ASR et le débiteur devra faire l'objet d'un dossier de validation à l'intention de la Direction Générale avant mise en oeuvre effective. L'on pourra ainsi retrouver dans ces dossiers : des accords de moratoires, des accords de prolongation exceptionnelle d'échéances, etc...

Ces accords font impérativement l'objet de conventions de prêts dûment signées par les parties et éventuellement enregistrés.

Par ailleurs, ces accords de restructuration sont des décisions de crédit et impliquent par conséquent la mise à jour impérative des garanties initiales et éventuellement la matérialisation des garanties supplémentaires.

Il est précisé que le chef de l'ASR instruira ses collaborateurs sur le caractère primordial de l'étroitesse de la relation à établir avec les débiteurs, en ce sens qu'il leur revient d'aller au-devant de ces débiteurs pour les opérations de recouvrements lors des différentes échéances convenues en évitant autant que possible de se contenter de les attendre lors de leurs éventuels passages à nos guichets.

Les accords de restructuration impliquant l'intervention du Service Informatique (taux spécifiques accordés, remises d'agios...) feront l'objet d'une saisie formelle par l'ASR accompagnée de la décision de la Direction Générale. L'on peut distinguer comme cas de figures de restructurations :

? Les accords de moratoires

Ce sont des accords de remboursements échelonnés dérivant indifféremment de des découverts ou prêts amortissables initialement accordés par le Comité de Crédit, mais non honorés par les clients bénéficiaires.

Les conditions d'exécutions d'un moratoire sont spécifiées dans la convention signée entre les parties.

Leur mise en place comptable est semblable en tout point à celle des prêts amortissables.

En cas de non-respect d'un accord de moratoire, une phase graduelle, telle que prescrite dans le cadre de la gestion des clients sensibles est préconisée avant présentation d'un dossier de demande de déclassification en contentieux pour provision.

? Les accords exceptionnels de prolongation d'échéance

C'est une forme assez rare de restructuration issue d'un découvert initial pour lequel le débiteur sollicite un simple délai supplémentaire pour couvrir sa dette.

A défaut, introduction d'une demande de déclassificationen contentieux.

*La reclassification d'un débiteur en client ordinaire : un débiteur ne peut subir une reclassification en client ordinaire qu'au terme de sa période de restructuration.

Ainsi, dans le cas d'un débit consolidé en compte d'engagement avec libération du compte ordinaire, ce débiteur reste sous la responsabilité de l'ASR, malgré la « régularisation » de son compte, ce jusqu'au terme de sa restructuration.

A l'issue du solde final du prêt restructuré, l'ASR peut, si le client le désire poursuivre ses activités comme par le passé, demander une reclassification en client ordinaire. Après avis de la Direction Générale, deux cas de figure peuvent se présenter :

- dans le cas d'un prêt restructuré avec libération et poursuite des activités dans le compteordinaire du débiteur, la reclassification se traduira simplement par le transfert du dossier physique au Service Crédit ou à l'agence rattachée de domiciliation du débiteur.

- dans les cas d'un prêt restructuré avec mise en code 1 (suspension des agios) du compte ordinaire, le Service Informatique devra être saisi par l'ASR pour la réactivation du compte. Une copie du rapport d'intervention doit être adressée au Contrôle d'Exploitation, les gestionnaires quant à eux sont informés par le dossier reçu de l'ASR.

III.3.4.2 - La phase contentieuse du recouvrement

La phase contentieuse du recouvrement est autorisée exclusivement par la Direction Générale après soumission du dossier du débiteur par l'ASR.

Il appartient également à la Direction Générale de prescrire les orientations dans la conduite contentieuse du dossier, de même qu'elle peut prescrire l'adjonction aux juristes internes, d'un conseil indépendant.

Les résultats de la mise en oeuvre des diligences juridiques dans la phase contentieuse doivent permettre à l'ASR de faire une évaluation permanente du degré du risque de perte définitive d'une créance en souffrance.

En fonction du niveau d'avancement des procédures juridiques en cours prescrites pour chaque dossier, un rapport mensuel synthétique sur la situation du portefeuille relevant de l'ASR est adressé à la Direction Générale.

Sur la base de ce rapport, la Direction Générale pourra prescrire des démarches nouvelles ou complémentaires à mettre en oeuvre. Elles peuvent être : de nouvelles voies de recours juridiques à envisager, la déclassification des créances des créances en souffrance en créances douteuses, la confirmation pure et simple d'une perte d'exploitation.

*Les voies de recours juridiques : sur présentation du dossier du dossier de situation d'un débiteur par l'ASR à la Direction Générale, cette dernière, si elle le juge nécessaire en fonction des possibilités espérées de recouvrement qui subsistent, prescrire de nouvelles diligences juridiques ou autres à mettre en oeuvre pour la poursuite du recouvrement contentieux.

*La déclassification des créances en souffrance : la déclassification d'une créance en souffrance relève de la responsabilité exclusive de la Direction Générale qui peut :soit agir d'autorité en instruisant la déclassification de la créance en souffrance en créance douteuse,soit en conclusion du rapport de situation présenté par l'ASR.

Dans l'attente de l'aboutissement éventuel des voies de recours juridiques intentées dans le cadre du recouvrement contentieux, ou par décision d'autorité, la Direction Générale peut instruire le déclenchement du processus de provisionnement des créances devenues douteuses³.

Ainsi, à la suite d'un rapport de synthèse de la situation de l'ensemble des créances en souffrance suivies par l'ASR adressé à la Direction Générale, une copie des décisions de provisionnement est transmise au Service Comptabilité, responsable de l'imputation des provisions à passer pour les débiteurs désignés.

*La perte pure et simple : le passage des créances en souffrance et douteuses en perte pure et simple relèvement exclusivement de la Direction Générale, faisant suite à un rapport de situation de l'ASR.

Cette décision peut être motivée par : la modicité de la créance, l'inutilité éventuelle d'un recours contentieux, une probabilité de perte jugée grande, l'impossibilité de pouvoir localiser les débiteurs, etc...

Les Dossiers physiques sont également transmis à la Comptabilité, accompagnés d'une copie de la décision.

*Les états de synthèses périodiques de l'ASR : l'ASR à l'obligation d'adresser tous les mois à la Direction Générale les états ci-après :

³ Nous avons pu constater que non seulement les créances jugées douteuses ne sont pas toujours déclassifiées à leur juste valeur, mais aussi que lesprovisions correspondantessont en général sous évaluées.

- Un état synthétique des situations individuelles des débiteurs de leur portefeuille spécifique

- Un état en grandes masses des différentes catégories des débiteurs relevant de l'ASR :

Les Débiteurs Restructurés : Débiteurs précontentieux pour lesquels la phase amiable s'est soldée par un accord de restructuration par voie de moratoire, de rééchelonnement dans l'optique du solde définitif de la dette.

Les Débiteurs Contentieux : Débiteurs précontentieux pour lesquels la phase amiable s'est avérée infructueuse et pour lesquels des voies de recours juridiques sont en cours ou envisagées.

Les Débiteurs Douteux : créances déclassifiées en vue d'un provisionnement.

Les Débiteurs Provisionnés : créances ayant fait l'objet d'une dotation de provisions partielle ou totale.

III.3.5 - Le contrôle de l'ASR

A l'instar du contrôle des engagements diligenté par le Contrôle d'Exploitation auprès des gestionnaires et chefs d'agences, l'ASR est également soumis à ces contrôles mensuels dont les rapports sont adressés à la Direction Générale.

Les décisions et recommandations qui en sont issues sont mises en oeuvres telles que décrites pour ce qui concerne les gestionnaires et chefs d'agences.