L'assistance comptable d'une entreprise dans un centre de gestion agréé( CGA ): cas de l'entreprise Kouadio kan Julien ( Côte d'Ivoire)

Deuxième Partie :

LES TRAVAUX D'ASSISTANCE COMPTABLE

CHAPITRE I : LA NATURE DES TRAVAUX D'ASSISTANCE COMPTABLE

Les travaux d'assistance comptable peuvent porter soit sur le traitement comptable des opérations courantes, soit sur les travaux de clôture d'exercice.

Section I- Les Travaux d'Assistance portant sur la Tenue Courante de la Comptabilité

Selon Gninfoni R. Parfait^10(*), l'assistance comptable des opérations s'étend de la réception, la vérification et le classement des pièces comptables, à leur traitement comptable, jusqu'à l'édition des balances périodiques.

Paragraphe 1- Réception, Vérification et Classement des pièces Comptables

D'après toujours Gninfoni R. Parfait "une pièce comptable peut être définie comme un document justificatif permettant à la comptabilité l'enregistrement de l'opération". Les pièces comptables sont de nature diverse. On peut citer : les factures fournisseur, les pièces de caisse, les factures client... Elles constituent pour la société, un moyen de preuve sur le plan fiscal, comptable, administratif et commercial.

L'assistance commence par la réception des pièces comptables. Cette étape a pour but de collecter toutes les informations et documents qui sont nécessaires pour la tenue de la comptabilité à savoir : les pièces comptables (factures, reçus,...), et les modes de règlements (chèques, espèces,...)

Dès leur réception, les pièces comptables sont contrôlées pour vérifier leur validité. Il s'agit notamment de :

-vérifier la sommation des montants pour s'assurer de leur exactitude,

-vérifier l'authenticité du cachet et/ou de la signature,

-s'assurer de la conformité des pièces aux normes comptables et fiscales, etc.

Le petit Larousse définit le classement en ces termes :"classer c'est ranger, répartir par catégories ou dans un ordre donné".

A cet effet, on distingue plusieurs types de classement :

-le classement alphabétique : ce classement consiste à classer les mots directeurs qui les désignent en respectant la succession normale des lettres de l'alphabet ;

-le classement numérique : le classement numérique nous permet d'attribuer un numéro à chaque dossier, à chaque pièce où à chaque document et en classant dans le respect de la suite normale des nombres entiers ;

-le classement alpha numérique : c'est une combinaison du classement alphabétique et du classement numérique. Elle consiste d'abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis à l'intérieur de celles-ci leur attribuer un numéro selon leur ordre d'arrivée ;

-le classement chronologique : il est dérivé du classement et consiste à classer les documents dans l'ordre de la suite naturelle des dates (année, mois, jour). Le document le plus récent doit être toujours placé sur le dessus ;

De tous ces types de classement, c'est le dernier qui est utilisé pour le classement en assistance comptable. L'avantage de ce classement est qu'il est simple, le document les plus récent est immédiatement visible et il est extensible à l'infini.

Ainsi, lors de l'assistance, les pièces comptables sont regroupées par nature et par ordre chronologique en fonction de leur date d'arrivée de janvier à décembre et classées dans des classeurs. A chaque pièce est attribué un numéro d'ordre chronologique correspondant. Ce numéro sera un repère pour ressortir la pièce du classeur de classement. Les classeurs sont renouvelables à chaque exercice et la numérotation reprend à zéro. La numérotation se fait de façon manuelle sur les pièces comptables et correspondent au numéro saisie.

Plusieurs classeurs peuvent être ouvert à la fois, en fonction des opérations par nature. Pare exemple, on peut avoir les journaux suivants : caisse, banque, achats, salaires, opérations diverses...

Paragraphe 2- Le Traitement des pièces Comptables

Le traitement est l'enregistrement des opérations selon un système comptable donné ; il comprend l'imputation et la saisie des pièces comptables.

André Ersa^11(*) définit l'imputation d'une pièce comme le fait "d'enregistrer un flux commercial, économique, ou financier à l'intérieur de compte". Cela se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la pièce comptable. Elle est faite en conformité avec le plan comptable de la société et par nature de la charge. Généralement, le plan comptable est inspiré du plan SYSCOA et adapté aux activités de la société. Sur chaque pièce, on indique les numéros des comptes à débiter et ceux à créditer, ainsi que les montants correspondants.

Après l'imputation, la saisie informatique des pièces comptables s'impose. Cette opération consiste à enregistrer les imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux comptables crées à cet effet. Cette saisie se fait à l'aide d'un logiciel de comptabilité tel que SAGE SAARI.

C'est donc l'ensemble des journaux comptables (banque, caisse, achats, ventes...), organisées en plusieurs classeurs, qui doivent faire l'objet de saisie, en suivant les étapes suivantes :

-ouverture du fichier de l'entreprise crée auparavant dans le logiciel ;

-sélection de la rubrique "saisie des écritures" dans le module traitement ;

-ouverture de la fenêtre "journaux de saisie" et sélection du journal dans lequel la saisie doit être faite en tenant compte de la période de saisie.

Chaque écriture saisie n'est véritablement acceptée par le logiciel qu'après validation du chef de l'équipe ou de la personne désignée à cet effet.

Paragraphe 3- La Balance Périodique des Comptes

René Edi^12(*) définit la balance comme" l'instrument de synthèse de la comptabilité de l'entreprise avant l'établissement des états financiers. Il a pour caractéristique de donner une vue synoptique de tous les comptes de l'entreprise. C'est un instrument de contrôle qui permet de s'assurer que la comptabilité de l'entreprise a respecté le principe de la partie double, et un instrument de lecture pour l'entreprise".

Dans sa présentation courante, pour chacun des comptes (classés dans l'ordre du plan comptable), la balance fait apparaître :

- le numéro du compte ;

- l'intitulé du compte ;

- le total des débits ;

- le total des crédits ;

- le solde du compte, qui apparaît dans la colonne « Solde débiteur » ou « Solde créditeur » selon le cas.

Un solde est dit « débiteur » si le total des débits est supérieur au total des crédits, et « créditeur » dans le cas inverse.

La balance doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des débits doit être égal au total des crédits (ou le total des soldes débiteurs doit égaler le total des soldes créditeurs). Cet équilibre permet de vérifier que les opérations ont été correctement enregistrées (en respectant le principe de la partie double).

* ¹⁰ Gninfoni Roméo Parfait : Mémoire de fin d'étude, 2007, à l'Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion, de Ouagadougou pour l'obtention du DTS, option Comptabilité Gestion, thème<<Assistance Comptable dans les entreprises de construction :cas de BTM>>.

* ¹¹ Précis de comptabilité, librairie clairafrique, 1981.

* ¹² Droit de la comptabilité, édition 1996 SOCOGEC_abidjan