1.1.2.1.1. Le mécanisme de fonctionnement
Il convient de distinguer d'une part les organes de
décisions et d'autre part les structures opérationnelles.
Les organes de décisions
Ils sont chargés de la définition des
stratégies ainsi que des grandes orientations de la
société.
· Le Conseil d'Administration (CA)
Organe suprême de décision. Il a pour mission sur
proposition du directeur général d'examiner et d'approuver
après étude les rapports d'activités, le budget, les
états financiers, les perspectives de la SOBEMAP pour l'exercice suivant
et rend compte directement au MDCTTP/PR de la tenue des comptes de l'exercice
écoulé. Il est composé comme suit :
1. un représentant du MDCTTP/PR (Président du
Conseil d'Administration) ;
2. deux représentants du MF) ;
3. un représentant du SYNATRAMAP (syndicat de la
SOBEMAP) ;
4. un représentant des Consignataires ;
5. un représentant de l'APRAD ;
6. un représentant de MECEPDEAP.
· Le Comité de Direction (CODIR)
Chargé du contrôle et de la coordination de
l'ensemble des activités de la société, le CODIR assure la
mise en application, l'exécution et le suivi des décisions prises
par le conseil d'administration.
Les structures opérationnelles
Au nombre de neuf (09), les structures opérationnelles
sont les organes qui sont chargés de la réalisation de l'objet
social et des différentes activités connexes et secondaires.
Elles se décomposent pour la plupart en service. (Voir organigramme pour
détails). Ils sont :
· La Direction Générale
(DG)
Cette fonction est présentement assurée par une
directrice générale en la personne de Mme Claude OLORY-TOGBE, qui
est chargé de la gestion courante de la société et ses
stratégies.
Elle élabore et conduit la politique
générale de l'entreprise, ordonne ses activités, assure la
mise en application et le suivi des décisions issues du Conseil
d'Administration.
· La Direction des Affaires Administratives et
Sociales (DAAS)
Chargée du règlement des contentieux de travail,
des oeuvres sociales et de la gestion des fournitures de bureau.
· La Direction des Ressources Humaines
(DRH)
Elle s'occupe de la gestion du personnel (permanent, contractuel
et occasionnel) de la SOBEMAP.
· La Direction du Contrôle et de la
Qualité (DCQ)
Elle assure le contrôle des diverses opérations,
réalise les statistiques économiques et procède au
contrôle de la qualité.
· La Direction de l'Exploitation (DE)
Elle s'occupe d'une part des différentes prestations
liées à la manutention, à l'établissement des
documents nécessaires et à la facturation, et d'autre part
à la maintenance, la réparation des engins de manutention et des
équipements spéciaux. C'est la direction par excellence qui
s'occupe de l'exploitation et de la gestion du matériel de manutention.
Elle est assistée dans sa mission par trois sous
directions à savoir :
 la Sous Direction Trafic Conteneur (SDTC) qui s'occupe des
opérations de manutention des marchandises en conteneur. Elle comprend
deux services quais et un parc à conteneurs ;
 la Sous Direction Trafic Conventionnel (SDTC) qui assure l'essentiel des
opérations de manutention des marchandises en vrac ;
 la Sous Direction Matériel (SDM) qui assure l'entretien, la
réparation et la gestion de tout le parc automobile et des engins (du
matériel de manutention et de transport). Elle comprend trois services
que sont :
§ le Service Atelier Garage (SAG) qui s'occupe de la
réparation des engins ;
§ le Service Exploitation des Engins (SEE) qui s'occupe du
parc des engins pour leur exploitation ;
§ le Service Gestion de Stock (SGS) qui s'occupe du suivi du
matériel et de la gestion des pièces de rechange en magasin.
Il faut noter que le Service Sécurité, Affaires
Domaniales et Informatisation des Navires (SADIN) dépend aussi de la
direction de l'Exploitation et y est directement rattaché. Il assure la
sécurité des activités de manutention ainsi que la
collecte des informations sur le traitement des navires. Le SADIN comprend deux
sections que sont : la Section Sécurité et Affaires
Domaniales et la Section Informatisation des navires.
· La Direction des Etudes et du Contentieux
(DEC)
Elle a pour mission essentielle de veiller à l'application
et au respect des textes régissant le transport maritime et la
manutention portuaire. De même, elle représente l'entreprise aux
divers constats et expertises. La DEC a également pour
mission de pré - traiter les dossiers à caractère civil,
pénal et commercial touchant à la vie de l'entreprise.
· La Direction Commerciale (DC)
Cette direction est chargée de la facturation des
prestations fournies et des actions mercatiques stratégiques et
opérationnelles de la société. Elle est également
responsable de la dynamisation des activités commerciales et des
études économiques à travers la mise en place et le suivi
de la politique commerciale.
· La Direction de la Consignation et du Transit
(DCT)
Elle assure toutes les formalités d'usage pour
l'appareillage des navires et l'embarquement des marchandises .Elle
comprend le Service Transit et le Service Consignation. En outre, elle s'occupe
aussi bien pour la SOBEMAP que pour des tiers, de la déclaration en
douane et de l'enlèvement des marchandises
· La Direction Financière (DF)
Elle est chargée de l'organisation des fonctions
comptable, financière et du contrôle de gestion de la
société. Elle s'occupe aussi de l'élaboration, du
contrôle, du suivi et de l'exécution du budget de la
société. Elle a été le cadre de notre stage. Elle
est reconnue comme une fonction essentielle dans toute structure, la Direction
financière de la SOBEMAP s'organise comme suit :
Le Service Comptabilité
Il est animé par trois divisions à savoir :
ü la division « clients-fournisseurs »
qui s'occupe de l'enregistrement des factures clients et fournisseurs puis des
comptes de tiers,
ü la division « stock et
immobilisations » qui s'occupe de la gestion des immobilisations et
des comptes généraux,
ü la division « comptes personnel et
sociaux » qui gère les comptes
« personnel », les déclarations sociales et
fiscales.
Le Service Financier
Il gère les flux financiers de la société et
assure le suivi des comptes de transition (chèques remis à
l'encaissement, virement de fonds, règlement des fournisseurs,
etc......) Il comprend :
ü La « section paie » qui s'occupe du
paiement du personnel,
ü La « division gestion
financière » chargée des opérations bancaires et
du règlement des fournisseurs.
La Section « caisse
principale »
Elle est chargée des opérations d'encaissement et
de paiement en espèce des dépenses urgentes
matérialisées sur des « bons de caisse
provisoire » qui sont ensuite régularisées dans un
délai de 72 heures dès que la facture de la dépense est
obtenue.
Le Service Budget et Contrôle de gestion (SBCG).
Il s'occupe de l'élaboration, de l'exécution et du
suivi du budget annuel puis de la tenue de la comptabilité analytique.
Il relève aussi de son rôle d'analyser les résultats
analytiques, de préparer les rapports d'exploitation, de suivre les
applications informatiques et de faire des analyses comptables
spécifiques.
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