4.1.1.3. L'ossature du
manuel de procédure.
L'ossature c'est-à-dire la présentation du manuel
de procédure est généralement la suivante :
1. titre de la procédure
2. observations générales
3. but
4. structure responsable
5. la structure ou service intervenant
6. description
7. activités
Titre de la procédure :
Il s'agit là, de nommer l'action à exécuter, de
lui attribuer un titre. Par exemple, recrutement de personnel ou traitement de
courrier sont des titres d'une procédure. Ceci suppose auparavant que
les objectifs du service sont préalablement définis dans un
document écrit et valable, rédigé par l'autorité
apte à le faire.
Observations Générales : Il
s'agit ici d'expliquer et d'expliciter en quelques lignes en quoi consiste le
titre de la procédure précédemment cité et quel en
est le but.
But : Là, il s'agit de dire quelle
est la finalité de la procédure titrée
précédemment.
Structure responsable : Ici, on nomme le
service et /ou la direction qui est en charge du processus
c'est-à-dire qui s'occupe ou déclenche cette partie du
processus.
La structure ou service intervenant : dans
cette partie on liste simplement les différents services, directions qui
interviennent dans le processus du début jusqu'à la fin sans
omission aucune. Le listing se fait par ordre du circuit administratif.
Description : Toutes les tâches qui
seront exécutées à l'issu de ce processus sont clairement
listées, sans omission aucune et par ordre administratif.
Activités : Dans ce paragraphe du
manuel de procédure, on décrit tout le processus ligne par ligne,
le travail à exécuter à chaque niveau hiérarchique,
le service en charge de l'exécution, toutes les informations concernant
le processus en cours. Toute omission ou absence de lignes est supposée
absente du processus.
Autrement dit, c'est cette partie qui relate vraiment ce qui se
fait dans ce processus.
Mais après ces informations d'ordre général,
les différents acteurs peuvent ensemble choisir et décider de
mettre d'autres types d'informations qu'ils jugeraient indispensable et utiles
à tous autres utilisateurs du manuel.
Le manuel de procédure doit être un outil de
communication au sein du service, de l'entreprise, chaque direction, chacun des
membres du service doit avoir accès facile et sa diffusion doit
être large afin de garantir un même niveau d'information à
tous et à toutes. Il s'impose à tous ceux du service comme un
document de référence et d'appréciation du personnel et du
service.
La forme et la conception choisies doivent aussi faciliter tant
l'actualisation que l'adaptation à la structure en cas de modification
de la présentation.
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