3.3.
Tâches et processus du contrôle de gestion à la SOBEMAP.
3.3.1. Les
tâches.
Le SBCG est chargé selon le manuel de procédure
élaboré en 1995 de :
v Tenir la comptabilité analytique en procédant
à la ventilation des différentes factures qui lui sont
envoyées par le service comptabilité selon un
procédé bien défini par ledit manuel.
v Elaborer le budget par une centralisation des budgets des
différents services, les analyser pour produire le budget de l'exercice
suivant, effectuer le suivi et le contrôle budgétaire des
différents services et de l'ensemble de l'organisation.
On peut affirmer que les tâches qui sont assignées
au service par le biais de ce manuel répondaient à un besoin
puisque le service a été mis en place à la suite de
l'installation du progiciel comptable encore utilisé, la Gestion
Intégrale (GI).
Mais, les temps ont passé et ce manuel est devenu caduc,
puis le SBCG à l'instar de nombres de services voire de directions n'ont
pas procédé à l'actualisation du manuel même s'ils
se sont adaptés au changement de l'organisation et que les tâches
assignées à ces services n'ont pas vraiment été
redéfinies et pour exemple certains des comptes de ventilation
précisés par ce manuel ont évolué,
été corrigés, voire remplacés.
Cependant, les fonctions précédemment citées
sont toujours exécutées. En sus de ces fonctions, il y
a l'exécution de nouvelles tâches à savoir :
v Effectuer les études particulières
demandées par la direction Générale ;
v la gestion du patrimoine à travers la gestion des
stocks, des immobilisations.
3.3.2.
Processus
Tenue de la
comptabilité Analytique
Reconnue comme un outil efficace de gestion, la
comptabilité analytique facilite la gestion prévisionnelle et la
mesure des performances de toute structure en lui fournissant des
éléments de nature à éclairer ses prises de
décisions et à orienter ses actions.
Chargé d'assumer la fonction de la comptabilité
analytique, le responsable à ce poste reçoit de la
comptabilité générale les factures à ventiler, les
ventile selon les comptes de la comptabilité analytique qui eux sont
relatifs soit à chaque service ou direction, soit aux charges
d'exploitation ou aux charges administratives. Ceci en vue de permettre le
suivi et le contrôle budgétaire de chaque service et/ou directions
et enfin de l'organisation.
Une codification alphanumérique permet de faire ce travail
de ventilation (par exemple H 70 pour désigner les charges relatives
à la direction de l'Exploitation). La ventilation se fait sur une fiche
analytique jointe à la pièce comptable envoyée par le
service comptabilité.
La pièce envoyée par le service n'est qu'une copie
de la pièce originale, cette dernière est conservée au
service financier.
Les factures ainsi ventilées sont renvoyées au
service comptabilité pour être enregistrées dans le
logiciel comptable qui sert de tremplin pour la comptabilité analytique
et générale.
a. Elaboration des budgets ou méthode
budgétaire.
Le processus de l'élaboration du budget de la SOBEMAP
comprend les étapes suivantes :
· Fixation du cadre budgétaire
· Pré budget
· Budgets fonctionnels
· Arbitrage budgétaire
· Consolidation budgétaire
· Mensualisation
La fixation du cadre budgétaire
La campagne budgétaire est généralement
lancée par la direction générale, assistée par le
service chargé du budget, le SBCG. On procède à cette
étape à la définition du cadre et de l'esprit dans lequel
les différents budgets doivent être préparés et
élaborés c'est-à-dire soumettre et expliciter aux
principaux responsables, les objectifs tant quantitatifs que qualitatifs de la
période budgétaire. Ceci en fonction des facteurs internes et
externes à la structure.
C'est à ce niveau que s'établit le calendrier de la
procédure budgétaire, laquelle débute
généralement dans le mois de juillet de chaque année pour
terminer vers fin octobre.
Le pré budget
L'étape précédente achevée, le SBCG
établit un budget, le pré budget en prenant en
compte les différentes réalisations des années
antérieures et de l'année en cours. Ceci permet d'avoir une vue
globale sur ce que sera le budget définitif en partant essentiellement
du cadre budgétaire. Ce pré budget sera présenté
sous la forme d'un tableau complété par des commentaires.
Les budgets fonctionnels.
C'est ici que les différents responsables
opérationnels sont impliqués dans le processus budgétaire.
Chaque responsable propose son budget. Le SBCG peut apporter son aide lors du
chiffrage. A ce stade, les budgets sont globaux.
Dans le cadre de la SOBEMAP, il est prévu d'établir
les budgets suivants :
· le budget de fonctionnement ou
d'exploitation qui comprend les prévisions des
produits, des charges et du résultat obtenu à partir des tableaux
des soldes caractéristiques de gestion.
· le budget d'investissement : Les
demandes d'investissement sont présentées par chaque direction.
Le SBCG regroupe ces demandes, détermine les ressources maximales dont
dispose la structure sur fonds propre et sur financement de la Caisse
Française de Développement (CFD) pour ses investissements. La
commission budgétaire décidera des choix à effectuer et du
montant à y consacrer.
· le budget de trésorerie est obtenu
à partir des éléments de prévision des produits et
des charges de même que les décaissements à effectuer sur
les engagements pris vis-à-vis des fournisseurs de biens
d'équipements et de services.
La consolidation des budgets fonctionnels
Au terme des étapes précédentes, les budgets
fonctionnels sont centralisés et consolidés par le SBCG de
façon à obtenir un budget de synthèse qui est soumis
à la Direction Générale. Cette consolidation doit
s'accompagner d'une synthèse qui permet d'apprécier les grands
équilibres financiers (résultats, cash flow) et donc d'en valider
le réalisme.
L'arbitrage budgétaire
L'arbitrage, mené par la Direction Générale
peut conduire à la réactualisation, à la correction et
à l'ajustement de certains postes budgétaires. Le budget ainsi
élaboré par le SBCG est présenté à la
commission budgétaire qui est composée de :
ü la Directrice Générale,
ü tous les autres directeurs,
ü chef SBCG et de son adjoint,
ü chef division financière et son adjoint,
ü un représentant des travailleurs.
La commission étudie le budget avant sa
présentation au Conseil d' Administration.
La mensualisation
Après accord de la Direction Générale, les
directions opérationnelles procèdent à une mensualisation
des prévisions physiques.
La valorisation des budgets d'exploitation et la mensualisation
des autres budgets seront préparées par le SBCG en accord avec
les différentes directions concernées. La fin de la
mensualisation permet d'établir le budget de trésorerie de la
société et de préparer le dossier du budget pour
présentation au Conseil d'Administration. Le budget adopté par le
CA est transmis à la Direction de l'assistance aux PME pour avis du
MMFPMEEJF avant son approbation en Conseil des Ministres.
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