Section2 : Suggestions et esquisse du projet de manuel
de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin
2.2.1- Suggestions
Suite à toutes les connaissances acquises pendant le
présent travail, nous voudrions formuler quelques suggestions dans le
but de contribuer d'avantage à l'amélioration de la gestion des
dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin afin de faciliter
l'évaluation des pratiques professionnelles. Ces suggestions sont
formulées en se basant sur les points faibles ressortis par
l'étude des variables indépendantes. Elles sont les suivantes
:
A la Directrice de l'ONG Equilibre
Bénin
~ De motiver le personnel pour la gestion des dossiers des
patients ;
51
> D'élaborer les procédures établissant
les responsabilités de la structure pour la
gestion des dossiers des patients,
> D'élaborer les procédures établissant
les responsabilités des professionnels
dans la gestion des dossiers des patients,
> Organiser une formation continue pour le personnel sur la
gestion des dossiers
des patients
~ Informatiser cette unité d'autant plus que l' ONG
Equilibre Bénin a déjà
entrepris l'introduction de l'outil informatique dans les
différents services ;
~ Amorcer un dialogue sur le contenu du dossier des patients,
son tri, son organisation et son classement (les pièces jointes) pour
faciliter l'accès à l'information par les utilisateurs. Ce
dialogue devra aboutir à la standardisation des procédures de
classement du contenu et à l'attribution de la responsabilité de
vérification de cette tache au personnel du service avant d'adresser le
dossier pour archivage et après toute utilisation ou sortie du
dossier.
~ D'élaborer une instruction de travail
~ De recruter des agents qualifiés
~ De munir l'ONG Equilibre Bénin d'un cahier de
charges.
Au conseil d'Administration de l'ONG Equilibre
Bénin
Il ressort de notre étude que l'absence d'un archivage
adéquat facilitant l'accessibilité et garantissant la
conservation et la sécurité des dossiers des patients est l'un
des principaux facteurs explicatifs des dysfonctionnements relevés dans
la gestion des dossiers des patients. Nous suggérons donc que soit
amélioré cet archivage pour aboutir à un archivage
centralisé en :
> Dédiant un local unique et spécifique
(à aménager ou à construire) à cette
fonction avec une capacité de stockage qui puisse
être adaptée sur la base d'études
prévisionnelles;
> Définissant la politique d'archivage à suivre
par consensus. Ceci doit se
concrétiser à travers le plan directeur
immobilier et faire parti intégrante de la vision d'avenir de l'ONG.
L'unité d'archivage deviendra ainsi une unité principale d'appuis
aux unités de soins tout comme les autres unités
médico-technique ;
~ Redéployant un agent qualifié et compétent
vers cette unité et sa formation
obligatoire.
52
> Faisant recours à un personnel issu d'instituts
spécialisés dans la formation
d'archivistes ;
> Définissant des modalités de destruction des
dossiers des patients ;
> Définissant le délai de conservation des
dossiers des patients ;
> Définissant les modalités de transfert des
dossiers en cas de fermeture de la
structure.
> D'élaborer une réglementation interne sur la
gestion du dossier des patients.
> D'élaborer un plan d'évaluation des agents.
Aux professionnels de santé
> Organiser un classement interne de façon à
assurer le respect de la
confidentialité et l'accès rapide aux dossiers des
patients ;
> Créer et de mettre à jour une liste
récapitulative des dossiers des patients.
Ceci permettra l'identification rapide des patients et le retrait
systématique des dossiers en cas de besoin.
Au Ministère de la santé
> Elaborer un référentiel national
| 
