1.3 Audit et gestion des factures en rejet du
périmètre CSP P2I
1.3.1 Rôle de l'outil informatique
Le CSP et le service DEVL (comptabilité) du RESG ont
en commun un logiciel informatique : Expens-BIS. Cet outil,
interconnecté à la BIP est utilisé par le service
comptable du RESG pour l'enregistrement de l'ensemble des factures fournisseurs
reçues. Ainsi tous les Lundi, un croisement de données entre les
deux outils s'effectue automatiquement. Ce principe est le suivant : Apport par
la BIP des principales données du contrat et apports par Expens-Bis des
données liées aux factures fournisseurs reçues. Les
principales informations croisées sont le numéro du contrat, la
période de prestation, le montant, le nom de l'entreprise et celui de
l'intervenant.
Alors, si la facture reçue est conforme en tous points
au contrat afférent, la facture est validée et son paiement est
alors pris en charge par la comptabilité fournisseur du RESG. Dans le
cas contraire, la facture est rejetée, elle est alors qualifiée
de facture recyclée. Chaque Lundi, un listing des factures
recyclées de la semaine précédente est produit par la
comptabilité et transmise à l'équipe Support du CSP de
RESG/ACHAT en vue de la réalisation d'une enquête, d'un audit,
afin de déterminer les facteurs de rejet du paiement de la facture.
1.3.2 La réalisation de l'audit
Analyse, contrôle et validation des factures en attente
de règlement du périmètre Prestations Intellectuelles
Informatiques (P2I) sont réalisés en relation avec le service
comptabilité, les fournisseurs et les donneurs d'ordre. Plusieurs
facteurs peuvent être à l'origine du rejet d'une facture et donc
de son non paiement. Ainsi pour l'opérateur du service Support du CSP,
la mission consiste à déceler l'origine de l'incohérence
avant d'entreprendre les mesures correctives nécessaires. La
première phase de cet audit consiste donc pour l'opérateur
à analyser les principales données de la facture, à savoir
: le numéro de contrat afférent à la facture ; le nombre
de jours de prestations effectués ; le RCS de l'entreprise ; le montant
facturé. Ces données sont comparées aux données du
contrat présent dans la BIP.
A cette étape, l'incohérence peut être
découverte si au moins l'une des données présentes sur la
facture est différente de celle enregistrée dans la BIP. Alors,
l'équipe d'acheteurs est saisie afin qu'elle transmette de nouveau le
bordereau de transmission afférent au contrat dans le but de
déterminer la provenance de l'anomalie qui peut être dûe
à une erreur sur la facture de la part de la comptabilité client
du fournisseur ou simplement une erreur de saisie dans le logiciel BIP de la
part de l'opérationnel de l'équipe support du CSP en charge du
dossier. Dans le premier cas, la comptabilité client du fournisseur est
saisie pour qu'elle refacture sa prestation en tenant compte des
recommandations qui lui seront faites. Dans le second cas, l'anomalie est
rectifiée en interne.
Toutefois, il existe de nombreuses autres sources d'anomalies
qui peuvent être à l'origine du non paiement d'une facture par la
comptabilité fournisseur du RESG. Ce sont entre autres : la non saisie
des contrats dans la base d'information projet ; réception de factures
ne concernant pas les entités clientes du CSP ; modification de contrat
en cours d'exécution.
Ces actions correctives ne sont pas formalisées. Leurs
exécutions exigent donc une maîtrise du fonctionnement des
logiciels BIP, EXPENS-BIS et une bonne connaissance du service des achats ainsi
que des périmètres (entités) dévolus à
l'équipe support du CSP.
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